Saltando hacia adelante una década en menos de un año con Microsoft 365 y liderazgo en información

Resumen

El Consejo del Distrito de Tasmania (TDC) acababa de embarcarse en un proyecto para volverse digital cuando llegó el bloqueo de COVID-19. Con solo una fracción de su gente equipada para trabajar desde casa, TDC pisó el acelerador. Con la ayuda del socio tecnológico Information Leadership, no solo pudieron mantener las operaciones esenciales del Concejo durante el cierre y mantener a los residentes del Distrito seguros y apoyados, sino que avanzaron un par de décadas en el trato. El consejo del distrito de Tasman recientemente digitalizado está trabajando de manera más productiva, administrando los recursos de manera más efectiva y colaborando más fácilmente que nunca, y eso también es una gran noticia para los residentes.

Nueva Zelanda puede ser un país pequeño, pero hay más de 75 consejos distritales en todo el país, sin incluir todos los consejos municipales y regionales que supervisan nuestra vida cotidiana. Cada uno juega un papel igualmente importante en la supervisión de las personas, los recursos y la infraestructura de su área (principalmente rural). Los consejos de distrito son grandes y complicados, con mucho personal, grandes cargas de trabajo, estrictos requisitos reglamentarios y una gran responsabilidad. Ya sea que el consejo del distrito de Far North dé vida a un proyecto de aguas residuales o el consejo del distrito de Queenstown Lakes que delibera sobre un nuevo desarrollo de viviendas, los consejos de distrito juegan un papel importante para ayudar a que todo el país crezca.

Entonces, ¿qué sucede cuando un consejo de distrito lucha por ofrecer los mejores resultados para sus residentes porque su tecnología se ha vuelto obsoleta y obsoleta?

El Consejo del Distrito de Tasman (TDC) realiza las funciones tanto de un consejo regional como de un consejo municipal, lo que significa que trabaja en una amplia gama de actividades, desde la concesión de licencias para perros hasta los sistemas de alcantarillado. Cada una de estas áreas de trabajo hace uso de grandes conjuntos de datos y se rige por muchas regulaciones diferentes.

Pero tan recientemente como en 2019, algunos de los procesos clave de TDC, incluidos los consentimientos de recursos, todavía se basaban en papel, lo que dificultaba el seguimiento de la actividad y los datos. Incluso aquellos flujos de trabajo que eran digitales se ejecutaban en un sistema de intranet obsoleto. Esto fue lento e improductivo para el Consejo y sus trabajadores, y significó que no pudo presentar sus datos a las partes interesadas de una manera útil que les permitiera tomar decisiones rápidas pero informadas.

“En algunos aspectos, podríamos habernos descrito como 15 o 20 años por detrás de las organizaciones modernas”, dice Steve Manners, CIO de TDC.

Desafío

TDC contactó a Information Leadership para obtener ayuda para reemplazar su infraestructura obsoleta y transformar sus operaciones. Como organización con una valiosa experiencia en la creación de soluciones digitales para organizaciones gubernamentales y del sector público, Information Leadership fue la elección natural.

Sin embargo, el proyecto acababa de comenzar cuando el país se encontró en un bloqueo de Nivel 4. Esto podría haber presentado un gran obstáculo. Solo uno de cada cinco empleados de TDC estaba equipado para trabajar desde casa, por lo que incluso los negocios como de costumbre eran difíciles, y mucho menos una transición de sistemas importante. En lugar de suspender el proyecto, TDC se dio cuenta de que necesitaba avanzar aún más rápido para ayudar a sus residentes durante el confinamiento.

“Había una gran tentación de decir, 'el momento no es el adecuado', y eso habría sido una gran pérdida de impulso para nosotros”, dice Janine Dowding, Directora Ejecutiva de TDC. “Decidimos que realmente necesitábamos dar el paso y ponernos botas y todo, así que en realidad aumentamos nuestra inversión”.

Estrategia

Information Leadership desarrolló cuatro soluciones clave para agilizar el proceso, basadas en diferentes aspectos de la pila Microsoft 365. El primero fue consolidar la información de una manera que garantizara el cumplimiento mientras aumentaba la productividad y brindaba a los trabajadores más formas de colaborar. La intranet existente de TDC se migró a un nuevo entorno moderno en M365, conocido cariñosamente como DORIS (Sistema de Información y Registros de Oficina Digital). Esta fue una tarea realmente enorme que requirió mover más de 750,000 documentos.

Una vez que los documentos estuvieron en su nuevo hogar en DORIS, el personal pudo encontrar todos los documentos que necesitaban rápidamente y en un solo lugar. Por ejemplo, una búsqueda de propiedad digital en el nuevo sistema puede ubicar todo el contenido relacionado con una sola propiedad, desde permisos de construcción hasta problemas de control de animales, en una sola vista, y dado que los sistemas antiguos se cerraron, el personal accede a un promedio de 4.500 documentos al día, en lugar de revisar registros en papel.

“El personal a menudo se sorprende de lo útiles que son los resultados”, dice Peter Darlington, Gerente de SI. “Como por arte de magia, el documento que quieren está al principio de la cola”.

La segunda solución central fue el despliegue rápido de Microsoft Teams, que se implementó al comienzo del confinamiento. Information Leadership creó un marco claro para organizar toda la información en Teams para que el personal pudiera encontrar toda la información fácilmente, así como las personas con las que necesitaban tratar. Teams ahora es una parte clave de la forma en que el personal de TDC se comunica; incluso llevan a cabo reuniones públicas de más de 300 personas en Teams, donde todo el personal recibe actualizaciones en vivo del equipo de liderazgo y puede responder en tiempo real. Reunir a todos en un solo lugar nunca había sido posible antes de que se introdujera Teams.

Poniendo a todos al día, rápido

La tercera parte de la solución fue la gestión de cambios, asegurando que el proyecto no fuera solo un cambio de los sistemas informáticos, sino también de la forma en que el personal de TDC trabajará y se comportará en el futuro. El liderazgo de la información apoyó la capacitación para garantizar que el personal estuviera al día y que cualquier inquietud se abordara rápidamente. Más de 300 empleados asistieron a un evento de la Expo, que generó una amplia aceptación. Se utilizaron mentores como parte del seguimiento rápido de la implementación de Teams durante el confinamiento, y se entregaron sesiones de capacitación en video a través de Microsoft Stream al personal de 360. Esta tecnología todavía se usa para la capacitación del personal en la actualidad, como la guía de pronunciación te reo durante la Semana del idioma maorí. Brindar capacitación en línea no solo ahorró dinero al Consejo, ya que el contenido permanece disponible en Teams para su uso en cualquier momento, sino que sigue siendo un recurso útil para que el personal pueda consultarlo.

Empoderar a los residentes y trabajadores

El aspecto final de la solución de Information Leadership hizo uso de Power Platform de Microsoft para capacitar a los analistas de negocios de TDC para resolver problemas y permitirles compartir información importante con los residentes en un formato visual fácilmente digerible. Un área clave donde esto ha sido útil es la gestión del agua. La región de Tasmania depende en gran medida del riego, por lo que una buena gestión de los recursos hídricos es una parte importante del papel de TDC. Se desarrolló un sistema que utiliza Power BI, que muestra en tiempo real los niveles de agua y la información de restricción de agua en el sitio web de TDC. “Poder alimentar fácilmente esa información de manera gráfica y organizada para que nuestros contribuyentes la vean y la entiendan fue realmente valioso”, dice Steve.

Power Automate se ha utilizado para agilizar y gestionar el proceso de registro de contratistas externos. “Anteriormente, el equipo de Servicios de Información (IS) andaba molestando a la gente, preguntándoles si habían firmado este y aquel papel”, dice Steve. El nuevo sistema significa que los contratistas pueden ingresar a un sitio web y generar automáticamente un formulario que se dirige a la persona adecuada para firmar su solicitud.

Resultados

Este proyecto ha permitido ganancias masivas en productividad y eficiencia, así como una reducción significativa del riesgo organizacional.

También es un gran ejemplo de la capacidad de Information Leadership para moverse rápidamente, lo que les valió el segundo lugar para el premio FastTrack Project Award en los premios ALGIM (Association of Local Government Information Management) Awards en 2020.

La transición garantizará que los sistemas de TDC permanezcan actualizados en el futuro, pase lo que pase, dice Steve. “Al eliminar un par de décadas de sistemas locales heredados, hemos avanzado una década en el tiempo y seguiremos estando al día debido a la forma en que se diseñó el entorno Microsoft 365. Es fantástico."

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