Resumen
Un fabricante y proveedor de clase mundial de tecnologías y servicios submarinos que conectan la industria mundial de energía en alta mar (el "Fabricante") proporciona tecnologías innovadoras que permiten el control vital y el suministro de energía tanto para los sectores de petróleo y gas como de energía renovable. Los departamentos de ventas, diseño de ingeniería, planificación, fabricación y control de calidad de la empresa trabajan juntos en muchos proyectos. Sin embargo, los equipos dispersos por todo el mundo necesitaban acceso a los documentos del proyecto y a la información comercial crítica entregada a través de una sola fuente. Para permitir el acceso y la claridad en toda la empresa, el fabricante implementó una herramienta de metadatos y categorización automática que agilizaría los procesos de captura. Esto les permite utilizar mejor su inversión en SharePoint como repositorio principal, así como impulsar la adopción.
Desafío
Uno de los principales desafíos que enfrentó el fabricante fue un enorme volumen de facturas para procesar manualmente. El departamento de finanzas no estaba afrontando bien el aumento del volumen (15 000 facturas al año), lo que provocaba retrasos en los pagos. Además, algunas facturas se extraviaron, se perdieron o se duplicaron en el proceso de aprobación manual. Aunque estaban ejecutando una intranet de SharePoint, los departamentos remotos no colaboraban en un repositorio compartido. La plataforma de gestión de documentos original de la empresa se diseñó como una solución monolítica que se había vuelto demasiado frágil y compleja para cumplir con las expectativas comerciales actuales. Además, su uso de SharePoint era alarmantemente bajo, ya que no había un único punto de entrada para todas las aplicaciones empresariales.
Estrategia
El fabricante trabajó con el proveedor de soluciones de Ephesoft UK, IONIT, para implementar Ephesoft Transact Smart Capture para ayudar a agilizar la organización y clasificación de documentos dentro de su entorno de SharePoint. Con la solución, el fabricante puede incorporar documentos rápidamente a través de la clasificación, extracción y entrega automatizadas de los documentos (en formato impreso y electrónico) y los datos asociados directamente en el flujo de trabajo y el proceso de aprobación de SharePoint.
El producto Ephesoft los ayudó de inmediato, particularmente con el procesamiento de facturas. Por ejemplo, la mayoría de las facturas generadas por computadora del fabricante se capturan y extraen automáticamente mediante OCR, incluidos casi todos los elementos requeridos, 23 campos de datos. Como parte de la solución, las consultas de búsqueda automatizadas en la base de datos ayudan a extraer metadatos de las facturas y los documentos asociados. En casos excepcionales de documentos ilegibles, el software encuentra la ubicación de los campos clave y se los presenta a un operador para una entrada de datos asistida manual rápida y eficiente.
Es muy intuitivo y fácil de configurar, y dado que requiere menos capacitación, a nuestros clientes les encanta. Cuando es necesario, Ephesoft ofrece un equipo de soporte muy proactivo y útil.
Anshuman Nayak (Consultor líder de sistemas, IONIT)
Resultados
La solución de procesamiento de facturas del fabricante ayudó a permitir los pagos oportunos de los clientes y aseguró una economía atractiva. Desde que implementaron Ephesoft, pudieron administrar un aumento de 40% en las facturas, de 15 000 a 21 000 facturas, sin problemas. Pudieron optimizar el control de documentos de proyectos y la colaboración basada en proyectos al integrar el flujo de trabajo de los departamentos de ventas, diseño, planificación, fabricación y control de calidad. Con un sólido proceso de aprobación de documentos, el fabricante confía en que los documentos de la organización se manejen a través de una cadena de aprobación transparente antes de que se publiquen, actualicen o eliminen. Esto garantiza la disponibilidad de las versiones correctas de los documentos durante todo el ciclo de vida del proyecto con el respaldo de un registro de auditoría para todos los documentos clave.
Alrededor de 250 empleados están utilizando actualmente la solución. El fabricante pudo ver de inmediato las ventajas de la captura remota. Han logrado una distribución más barata, un acceso más rápido a los documentos, costos de envío reducidos y tiempos de procesamiento más cortos con menos registros perdidos, duplicados o extraviados.
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