Cliente
Estado de Hawái
Adobe
Los procesos manuales no tienen cabida en el mercado competitivo acelerado de hoy. Adobe Sign agrega potentes capacidades de firma electrónica al sitio completo del software Office 365 para automatizar los flujos de trabajo de aprobación directamente desde las herramientas que sus equipos usan todos los días. Adobe Sign se integra a la perfección con procesos de varios pasos en SharePoint y Flow, así como con flujos de trabajo independientes en Outlook, Word, PowerPoint y Teams. Envíe documentos para su firma, realice un seguimiento de su estado y recopile datos.
Aprende másResumen
Al reducir la cantidad de papel que emite el gobierno mediante la adopción de procesos digitales, como la compatibilidad con documentos electrónicos y firmas mediante Adobe Sign junto con SharePoint Workflows, el estado de Hawái redujo costos y brindó servicios a los ciudadanos de la manera más eficiente posible.
Desafío
Mejor conocido por volcanes activos, playas, surf y caminatas, Hawái es un paraíso para los amantes del aire libre. Oportunamente, el estado de Hawái está adoptando una iniciativa sin papel que, entre otras cosas, reducirá los impactos negativos en el medio ambiente. Con una población repartida en varias islas, Hawái también ofrece distintos desafíos para el gobierno estatal, ya que trabaja para llegar a los 1,4 millones de ciudadanos de manera rápida y eficiente.
Pero lo que es igual de importante, la adopción de procesos digitales, incluidos los documentos electrónicos de respaldo, ayuda al gobierno a comunicarse de manera efectiva y brindar servicios a los ciudadanos de manera más efectiva.
Estrategia
El estado de Aloha adoptó Adobe Sign, una solución de Adobe Document Cloud, para sus necesidades de firma electrónica y ha reducido las idas y venidas que normalmente acompañan a los procesos de revisión y aprobación de documentos. Por ejemplo, el tiempo para completar el papeleo asociado solo con las nuevas contrataciones se ha reducido en un 80 por ciento. Los flujos de trabajo se han simplificado para una mayor supervisión y eficiencia.
Por ejemplo, el Departamento de Salud de Hawái utilizará Adobe Sign para administrar los formularios de vacunación firmados para 180 000 estudiantes en las escuelas K-12. Los padres y tutores pueden firmar los formularios electrónicamente, lo que facilita y agiliza el cumplimiento de este proceso anual. Además, los empleados estatales están utilizando aplicaciones de Adobe Creative Cloud como Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC y Dreamweaver CC para crear y entregar comunicaciones de alta calidad a los ciudadanos de manera rentable.
Al utilizar Adobe Sign como parte de los servicios eSign de Hawái, eliminamos gran parte del tiempo que antes invertíamos en preparar y enrutar documentos. Ser capaz de integrar Adobe Sign dentro de los entornos de SharePoint existentes y los flujos de trabajo del departamento brinda a los empleados estatales más opciones para una solución integrada para enviar y rastrear documentos.
Todd Nacapuy (Director de Información, Estado de Hawái)
Resultados
Se han firmado electrónicamente más de 64.000 documentos en el primer año, y la expectativa de crecimiento es alta. Hasta 25 000 empleados interactuarán con un documento usando Adobe Sign, ya sea como una persona que inicia un documento para su firma o como firmante, y también se espera que ese número aumente, potencialmente en decenas de miles.
Otros resultados incluyen lo siguiente:
- 80% menos tiempo para procesar nuevas contrataciones
- Aprobaciones firmadas devueltas en horas, no en semanas
- Permite a los empleados firmar en cualquier lugar con dispositivos móviles
Nacapuy agrega: “Las soluciones de Adobe ofrecen una base sólida que nos permite trabajar de manera más inteligente y resolver problemas de nuevas maneras. A través de nuestra sólida asociación con Adobe, estamos transformando la forma en que trabaja el gobierno para brindar a los ciudadanos servicios más rápidos y efectivos”.
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