Shoosmiths crea un flujo de trabajo cohesivo con SharePoint y K2

Resumen

Nombrada firma de abogados del año en el Reino Unido en 2015, Shoosmiths es una práctica legal con 11 oficinas corporativas, 153 socios y 736 asesores legales. Durante más de 15 años, su proceso de automatización del flujo de trabajo se ha dividido en nada menos que 13 tecnologías y soluciones independientes. La empresa necesitaba una única plataforma de flujo de trabajo a la que pudieran trasladar todos sus flujos de trabajo existentes y utilizarlos para el desarrollo de flujos de trabajo futuros.

Desafío

Shoosmiths reconoció hace mucho tiempo la importancia del flujo de trabajo en el contexto de la gestión de casos legales y había estado utilizando la automatización del flujo de trabajo durante más de 15 años. Durante este período, implementó no menos de 13 tecnologías y soluciones de flujo de trabajo independientes. Como dice Shane Scott, director de IS en Shoosmiths, este entorno fragmentado era "muy ineficiente, inhibido para el servicio al cliente y difícil de mantener y administrar".

La empresa implementó Microsoft SharePoint para centralizar la gestión de documentos en sus 11 oficinas, implementó SAP como su solución de gestión de prácticas y sistemas financieros y actualmente está ampliando la huella de SAP mediante la implementación de SAP HR.

“Los beneficios de tener una única plataforma de flujo de trabajo integrada con SAP y SharePoint fue un argumento convincente”, dice Scott. “Por lo tanto, comenzamos a buscar una nueva plataforma de flujo de trabajo y modelado de negocios, a la que pudiéramos trasladar todos nuestros flujos de trabajo existentes y usarlos como base para el desarrollo futuro de flujos de trabajo dentro de la empresa”.

Estrategia

Shoosmiths seleccionó a K2 después de realizar un análisis técnico exhaustivo de las capacidades de K2 blackpearl. Como parte del programa, la firma aprovechó la oportunidad para mapear y optimizar los procesos comerciales antes de desarrollar los nuevos flujos de trabajo en K2. Todos los nuevos procesos de K2 están estrechamente integrados con Microsoft SharePoint, SAP Financial, aplicaciones de recursos humanos y un portal de autoservicio para empleados, y también incluyen automatización de correo electrónico y SMS.

Shoosmiths ahora tiene flujos de trabajo de procesos basados en K2 en cuatro áreas clave de su negocio, con planes para extender esto a otras funciones de recursos humanos, transmisión en inglés, gestión de casos de negligencia clínica y transmisión de terrenos.

Resultados

El uso de K2 ha contribuido a un importante ahorro de tiempo en todas las áreas de negocio de Shoosmiths. Esto se ha logrado a través de una combinación de optimización de procesos, automatización de documentos y procesos (usando K2) e integración. Solo dentro de las nuevas funciones de traspaso, la empresa estima que está ahorrando hasta 60 minutos por manejador de casos por día. Esto equivale a aproximadamente 800 horas por semana ahorradas en la función.

Además, las estrechas integraciones entre el software permiten automatizar procesos que antes eran manuales, como contratos, estados de finalización y publicaciones financieras. Esto nuevamente reduce el tiempo para completar las tareas y permite que Shoosmiths brinde un servicio mejor y más receptivo a sus clientes.

Al reemplazar las tecnologías de flujo de trabajo heredadas con una única plataforma basada en K2 blackpearl, la empresa podrá reducir significativamente sus gastos operativos anuales. Según Scott, "Shoosmiths espera reducir los costos de licencia y mantenimiento de software en unas 160 000 libras esterlinas al año".

Dado el éxito de los nuevos flujos de trabajo, Shoosmiths ahora sigue adelante con los planes para implementar aún más procesos automatizados.

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