El nuevo sistema de gestión de documentos de Save the Children permite la prestación de servicios vitales

Resumen

Save the Children es una organización internacional sin fines de lucro que brinda servicios que ayudan a transformar la vida de los niños, desde suministros para salvar vidas hasta apoyo emocional. La organización está financiada por socios donantes grandes y pequeños, benefactores individuales y gobiernos. Como resultado, Save the Children tiene muchos acuerdos y contratos, como servicios de TI y contratos de alquiler.

Save the Children necesitaba un sistema para asegurar, regir y facilitar la gestión de los acuerdos, incluidos, entre otros, los contratos. Los empleados necesitaban administrar los acuerdos a lo largo de su ciclo de vida completo, desde la creación hasta el archivo o la destrucción, y el proceso manual existente requería mucho tiempo, era opaco y difícil de rastrear.

Combinando Microsoft 365 y el Centro de Acuerdos de Circle T, Circle T proporcionó a Save the Children una solución que les proporcionó los límites de seguridad, la gestión de datos y la generación de informes necesarios para todos sus acuerdos. Los trabajadores de la información ahora pueden encontrar fácilmente contenido relevante buscando en el Centro de acuerdos o en el sitio de SharePoint.

Además, los trabajadores ahora pueden crear, coautor, firmar, descubrir y administrar contratos de manera más rápida y eficiente. También pueden garantizar que sus datos estén seguros, que se apliquen los informes, el flujo de trabajo y los controles, y confiar en la reducción del riesgo financiero.

Desafío

Save the Children estaba utilizando Microsoft 365 a nivel internacional, con intranets y sistemas de gestión del conocimiento en varios países. Estaban administrando acuerdos, incluidos contratos, utilizando una variedad de sistemas, herramientas y procesos manuales. Esto generó dificultades en la búsqueda y el mantenimiento de registros, lo que redujo la eficiencia y aumentó el riesgo financiero potencial.

Save the Children necesitaba una solución que pudiera supervisar el ciclo de vida completo, desde la creación de acuerdos hasta la coautoría segura con usuarios internos y externos, además de permitir un acceso seguro y fácil, búsquedas y generación de informes potentes.

Estrategia

Save the Children recurrió a Circle T en busca de ayuda, ya que había trabajado con ellos en el pasado para implementar soluciones como intranets, gestión de políticas y gestión de procedimientos.

Debido a que todo el contenido relacionado con el acuerdo debía unirse, Save the Children y Circle T concluyeron que Microsoft 365 era la solución lógica, que permitía al equipo ofrecer no solo una experiencia de usuario uniforme, sino también una experiencia de gestión y cumplimiento coherentes. Todos los documentos finales y la colaboración necesaria requerida para redactar el contenido ahora pueden controlarse de forma centralizada mediante un conjunto de reglas en el centro de seguridad y cumplimiento, que es un habilitador clave para el gobierno de datos y el descubrimiento legal.

Existían varios requisitos clave para la solución, cada uno de los cuales reforzaba a Microsoft 365 como la solución superior.

Para empezar, era vital que los usuarios pudieran encontrar el contenido del acuerdo de manera eficiente y rápida, con una indicación clara del estado o estado. Microsoft Search y el Centro de Acuerdos de Circle T fueron elegidos para satisfacer estas necesidades. Microsoft Search cumple, y el Centro de acuerdos de Circle T proporciona una interfaz de búsqueda inteligente y dedicada y la capacidad de leer y comprender los acuerdos en el contexto de su estado, propiedad y categorización. Además, los usuarios ahora pueden descubrir y acceder a acuerdos desde la barra de búsqueda inteligente de la intranet de Circle T.

Save the Children también necesitaba que los acuerdos estuvieran disponibles en cualquier lugar, en cualquier momento, desde cualquier dispositivo, incluidos aquellos que trabajan a nivel internacional y en el campo. SharePoint fue elegido para proporcionar una solución móvil y flexible adecuada para todos los entornos de trabajo. SharePoint aloja y publica todos los acuerdos en aplicaciones móviles, web y Microsoft 365, lo que garantiza que los usuarios ahora tengan acceso a los acuerdos cuando y donde los necesiten.

Por último, la solución necesitaba admitir de forma segura la coautoría de contenido con usuarios externos, incluido un proceso de revisión simplificado. Se eligió Microsoft 365 para mantener el contenido seguro y mejorar los procesos de colaboración. Microsoft 365 proporciona la funcionalidad ideal para proteger el contenido interno y proporcionar acceso seguro de invitados a usuarios externos.

Circle T se basó en esta base para agregar firmas electrónicas de contratos. Integraron una herramienta de firma digital de terceros, iniciada desde el flujo de trabajo del administrador del contrato. Esta combinación de tecnologías ha permitido a Save the Children ejecutar la firma de contratos en línea con todas las complejidades del proceso de firma gestionadas dentro de las mejores herramientas.

Con las soluciones combinadas proporcionadas por Circle T y Microsoft, los empleados de Save the Children ahora pueden asegurarse de que todos los acuerdos estén marcados de manera consistente y clara con un estado, propiedad y fechas procesables. Integraciones a Power Automate y BI de energía han permitido a Save the Children reducir el riesgo de acuerdos no conformes o vencidos.

Resultados

El Centro de Acuerdos Circle T y Microsoft 365 han reformado la forma en que Save the Children gestiona los acuerdos. La creación, la coautoría, la finalización, la firma, el descubrimiento, la retención y la renovación de acuerdos ahora son procesos rápidos y sencillos.

Los usuarios internos y externos pueden ser coautores de contenido en tiempo real, lo que reduce el tráfico de correo electrónico y la complejidad típicamente asociada con el trabajo en varias copias de un archivo y los riesgos de fusionarlos.

El proceso de firma optimizado ha eliminado los complejos flujos de trabajo manuales que antes se requerían en el proceso de firma, lo que reduce enormemente el tiempo de firma.

La capacidad de encontrar cualquier acuerdo ahora es inmediata y completa. Desde una ubicación, los usuarios ahora pueden encontrar acuerdos en todas las etapas de redacción y ejecución, y los usuarios obtienen resultados de búsqueda al instante. Los acuerdos firmados se almacenan con la versión de trabajo y los documentos relacionados para garantizar que todas las garantías relevantes se gestionen y presenten como un único "archivo".

El personal de Save the Children puede administrar el contenido con control de versiones, retención y descubrimiento legal completo enriquecido con Microsoft 365 Security and Compliance.

Por último, la gestión del ciclo de vida de los contratos, basada en metadatos, se mejora mediante la integración de soluciones Power Platform para informes y flujos de trabajo, lo que reduce el riesgo de contratos no conformes o vencidos.