Empresa de construcción familiar utiliza Microsoft 365 para desbloquear su potencial digital

Resumen

Rhomberg Bau GmbH, una empresa de construcción internacional de propiedad familiar de cuarta generación, especializada en construcción, recursos y tecnología ferroviaria, ha comenzado su viaje de digitalización. MondayCoffee, un Microsoft Gold Partner de confianza, está apoyando a Rhomberg Bau en este importante proyecto, ayudándolos a tomar la vía rápida siempre que sea posible para permitir que las partes interesadas de Rhomberg experimenten rápidamente los beneficios de la digitalización.

Para Rhomberg, MondayCoffee combinó Office 365, Dynamics CRM y Azure. Con Microsoft PowerApps, Power BI, Flow, listas de SharePoint, Dynamics CRM y Outlook, se automatizaron tres procesos clave de Rhomberg, lo que simplificó la colaboración, redujo el gasto de tiempo y aumentó la transparencia.

Desafío

Rhomberg Bau GmbH, está organizada en varias áreas de negocio, unidas bajo una estrategia común para mejorar la colaboración entre ellas. Como resultado, la empresa se trasladó a la nube, instaló un arrendatario de Microsoft Office 365 y reemplazó algunos sistemas heredados de TI con las herramientas estándar de Microsoft.

Para que la colaboración suceda, las personas necesitan cambiar sus hábitos. Junto a Rhomberg Bau, MondayCoffee trabajó en ese cambio cultural siguiendo unas reglas:

• Los archivos solo se almacenan una vez.
• Los proyectos se crean una sola vez en el sistema, incluso si varias áreas de negocio están trabajando en él. (En el pasado, cada área tenía su propia área de proyecto separada).
• Se debe aumentar la transparencia con respecto al progreso de los proyectos.
• Los procesos y estructuras deben estar estandarizados y visualizados de forma clara y sencilla en el sistema. Su aplicación se vuelve menos dependiente de la persona a cargo.

En esta colaboración con Rhomberg Bau, MondayCoffee aprovechó el potencial de unificar los sistemas de TI antiguos, que se han gestionado de manera diferente en cada área comercial, y hacerlos más eficientes a través de la automatización.

Estrategia

A través de talleres, MondayCoffee demostró el potencial de combinar los tres componentes principales de Office 365, Dynamics CRM y Azure. Junto con varias partes interesadas de Rhomberg Bau, MondayCoffee conceptualizó una arquitectura y un enfoque adecuados para lanzar una serie de aplicaciones comerciales dedicadas sobre su nueva plataforma de Microsoft con una ruta de desarrollo paso a paso. MondayCoffee ha lanzado las siguientes aplicaciones comerciales en pruebas piloto para Rhomberg:

Aplicación de defectos de construcción: Creado para simplificar el registro (incluida la carga de imágenes de teléfonos inteligentes), la clasificación y el seguimiento de los defectos de construcción.

En los proyectos de construcción, la clasificación y el seguimiento de los defectos de construcción son los principales impulsores de los sobrecostos y los plazos, por lo que es importante para la empresa un proceso simplificado de registro y seguimiento. Además, esta aplicación permite a la empresa calificar a sus proveedores en términos de calidad de construcción.

Aplicación de almacenamiento dinámico: Construido para crear dinámicamente estructuras de sitios de SharePoint para guardar documentos relacionados con el proyecto en un solo lugar, según los socios comerciales involucrados (según las entradas del proyecto de CRM). Para grandes proyectos de construcción, es clave que todas las partes involucradas almacenen y encuentren documentos importantes de manera intuitiva sin perderse en jerarquías de archivo complejas.

Documentación de construcción aplicación: Creado para mejorar la comunicación con las partes interesadas del cliente sobre el progreso de un proyecto. La aplicación permite que todas las partes carguen y envíen fácilmente imágenes y planos del sitio de construcción y publiquen noticias sobre el progreso.

Para desarrollar las aplicaciones, MondayCoffee utilizó las siguientes herramientas de Microsoft: PowerApps, Power BI, Flow, listas de SharePoint, Dynamics CRM y Outlook Online.

Actualmente, todas las aplicaciones están siendo utilizadas en una fase piloto por usuarios clave, quienes han sido capacitados en consecuencia. Se planea una implementación a gran escala para el comienzo del año calendario 2019, mientras que se espera que se presenten más aplicaciones y mejoras de manera continua.

Resultados

Con todas las aplicaciones desarrolladas y lanzadas con Rhomberg, además de la nueva plataforma, la automatización de tareas pequeñas ha mejorado y simplificado la colaboración entre equipos. Aparte del ahorro de tiempo, la organización ha ganado más transparencia y mayor calidad en los flujos de trabajo relevantes para el negocio.

Lograr que la organización experimentara el nuevo entorno laboral y se beneficiara directamente de él, significó dar pasos de gigante en la transformación digital y cultural del grupo. Los usuarios clave ya están solicitando activamente implementar las aplicaciones en otras áreas y desarrollar otras nuevas.