Resumen
Este fideicomiso de inversión en bienes raíces (REIT, por sus siglas en inglés) desarrolla, reurbaniza, adquiere y administra apartamentos distintivos en algunas de las mejores ubicaciones de los Estados Unidos.
Para centralizar el almacenamiento de contenido y simplificar el descubrimiento electrónico, la organización buscaba migrar un gran volumen de contenido de IBM FileNet P8 a SharePoint.
Eligieron Olive + Goose, trabajando en asociación con Proventeq para descubrir, analizar, transformar y migrar su contenido a SharePoint.
El equipo de Olive + Goose y Proventeq no solo superó los desafíos que presentó el complejo proyecto de migración, sino que también aprovechó al máximo el potencial de administración de contenido y productividad del usuario de SharePoint.
Desafío
El equipo se encontró con una complejidad técnica al convertir correos electrónicos del formato de correo electrónico propietario de IBM (.CSN) al formato de Microsoft (.MSG). La plataforma de origen IBM FileNet y DB2 no pudo manejar la gran cantidad de solicitudes simultáneas y se necesitaba una solución. El trabajo de migración tuvo que dividirse entre varias colecciones de sitios y bibliotecas para mantenerse dentro de las recomendaciones de diseño técnico de SharePoint.
Los correos electrónicos de Lotus archivados, con archivos adjuntos, debían restaurarse en Exchange Online, y los correos electrónicos sin archivos adjuntos se restauraron en SharePoint. La organización requería una pista de auditoría completa de los correos electrónicos convertidos y migrados para garantizar que todos los correos electrónicos válidos se migraran correctamente.
Estrategia
Para cumplir con los desafíos específicos y los requisitos del proyecto de migrar el contenido comercial de la organización a SharePoint, Olive + Goose y Proventeq propusieron y ejecutaron una solución de migración estratégica de seis pasos utilizando las funciones avanzadas del producto Acelerador de migración de Proventeq. Esto incluía:
- Identificar posibles problemas que podrían haber afectado el proceso de migración a través de los informes detallados de descubrimiento y las comprobaciones previas a la migración proporcionadas por el Acelerador de migración.
- Dar forma a una estrategia de migración eficiente y diseñar la estructura de información de destino para que se ajuste a las recomendaciones de diseño técnico en línea de SharePoint.
- Dando a la organización la oportunidad de probar sus datos existentes en un entorno de destino similar a la producción a través de una migración piloto.
- Uso de funciones de migración incremental en Migration Accelerator para organizar la migración de producción para la organización por departamentos para minimizar el impacto comercial.
- Migración de alto rendimiento con más de 1 millón de elementos migrados por día durante todo el proyecto. Varias instancias de Migration Accelerator se estaban ejecutando en paralelo para facilitar este resultado.
Migrar de una plataforma de exhibición de documentos electrónicos heredada a SharePoint no fue una tarea fácil, pero Proventeq hizo que pareciera fácil.
Este proyecto nos está ahorrando alrededor de $100,000 en costos anuales de licencias, 20 TB de almacenamiento e innumerables horas realizando solicitudes de eDiscovery utilizando una plataforma de 8 años. Todo salió bien, a tiempo y cada reunión del proyecto fue significativa.
O+G y Proventeq son un equipo de profesionales que recomendaría en cualquier momento, para proyectos similares.
(Director de Operaciones de Seguridad TI, Fideicomiso de Inversión en Bienes Raíces)
Resultados
La organización ha podido realizar importantes ahorros en costos de infraestructura y licencias al desmantelar la plataforma de archivado y eDiscovery de IBM FileNet.
Al mover el contenido archivado de IBM FileNet, Proventeq y Olive + Goose pudieron ayudar a reducir el tiempo dedicado a buscar y trabajar con contenido al aprovechar la plataforma eDiscovery de Office 365, que brinda una experiencia de búsqueda mucho mejor en comparación con la contraparte heredada.
