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ConocimientoLago
KnowledgeLake es una plataforma de automatización inteligente que ayuda a las organizaciones ocupadas a automatizar sus procesos de documentos más importantes. Permitimos que las organizaciones capturen, clasifiquen, etiqueten, administren y aseguren contenido en Microsoft Azure, Teams y SharePoint. La automatización de procesos robóticos (RPA) de KnowledgeLake permite a las organizaciones automatizar tareas manuales e integrar sistemas comerciales dispares.
Aprende másResumen
El PRO Club en Bellevue, Washington, es un club y salón de salud y bienestar galardonado. Fundado por el renombrado cirujano cardiovascular, el Dr. Mark Dedemenico, el destino con estilo de centro turístico está a la vanguardia de los avances en salud y longevidad. La instalación de 272,000 pies cuadrados alberga una variedad de canchas deportivas específicas, piscinas y salas de ejercicios de última generación, restaurantes y un spa médico.
Como uno de los principales clubes de salud de los Estados Unidos, PRO Club necesitaba un enfoque diferente para la gestión de documentos que les permitiera seguir el ritmo de las innovaciones en tecnología empresarial, especialmente con Microsoft SharePoint. PRO Club utilizó KnowledgeLake para migrar de SharePoint local a Office 365 en la nube.
Desafío
PRO Club migró recientemente de SharePoint local a Office 365 y SharePoint Online para aprovechar varios beneficios basados en la nube, como ahorro de costos, escalabilidad y servicio. Como resultado, necesitaba herramientas de gestión de documentos para el escaneo y la captura de datos que complementaran la mudanza y permitieran la eficiencia de los procesos y las innovaciones en toda la empresa.
“El sistema tenía que ser fácil de usar, pero sobre todo, trabajar con nuestro repositorio de documentos de SharePoint Online”, dijo Aaron Withington, técnico sénior de ITS en PRO Club.
Esto hizo imperativo encontrar una herramienta complementaria que permitiera a los usuarios buscar e interactuar con SharePoint fácilmente. Afortunadamente, según Withington, PRO Club no tuvo que ir muy lejos. “Nos dimos cuenta de KnowledgeLake por primera vez en 2007 cuando buscábamos un reemplazo para nuestro antiguo sistema de administración de documentos Docuware”, explica. “Investigamos varios sistemas de administración de documentos y nos gustó lo que KnowledgeLake tenía para ofrecer en términos de tipos de documentos personalizables y flujos de trabajo de indexación”.
A pesar de que hay muchas otras opciones disponibles, Withington explica que elegir una solución para toda la empresa fue fácil. “Somos clientes felices de KnowledgeLake, y los precios de los sistemas comparables eran al menos tanto o más que la solución de KnowledgeLake, por lo que decidimos expandir nuestro uso de KnowledgeLake en lugar de adoptar otra solución”.
Estrategia
PRO Club utilizó KnowledgeLake para migrar de SharePoint local a Office 365 en la nube. El esfuerzo abarcó alrededor de 250.000 documentos y tomó alrededor de 60 días de principio a fin. Pero además de la migración, PRO Club está utilizando la plataforma KnowledgeLake como un recurso centralizado y organizado lógicamente para toda la organización. Los departamentos, incluidos Cuentas por pagar, Eventos de membresía, Seguridad y Nómina, tienen archivos indexados, clasificados y almacenados electrónicamente en SharePoint Online a través de KnowledgeLake. Esto simplificó drásticamente las operaciones y ayudó a extender el uso de SharePoint, convirtiéndolo en una plataforma valiosa para futuras eficiencias e innovación de procesos.
“La solución KnowledgeLake funciona a la perfección con SharePoint Online”, dice Withington. “Tiene una aplicación de búsqueda de SharePoint que es totalmente personalizable y fácil de usar. Y esperamos con ansias la próxima versión que permitirá buscar y recuperar desde la misma interfaz de usuario que se usa actualmente para escanear e indexar”.
KnowledgeLake funciona a la perfección con SharePoint Online. Tiene una aplicación de búsqueda de SharePoint que nos permite personalizar la funcionalidad de búsqueda de las bibliotecas de documentos de forma rápida y sencilla, utilizando cualquier campo de datos que elijamos.
Aaron Withington (Técnico sénior de ITS, PRO Club)
Resultados
La plataforma KnowledgeLake está ayudando a PRO Club al hacer que sea mucho más fácil y rápido para los empleados ingerir e indexar documentos con metadatos. El uso empresarial en varios departamentos aumenta la captura y el intercambio de información mediante SharePoint y mejora la eficiencia en toda la empresa. La interfaz familiar y fácil de aprender funciona a la perfección con SharePoint, lo que brinda un nuevo valor y retorno de la inversión.
Capacitación fácil para escanear, indexar y recuperar documentos. Una vez que está configurado, el sistema es muy fácil de usar para incorporar documentos, correo electrónico y otros registros en SharePoint. La interfaz es sencilla e intuitiva. Esto minimiza la capacitación para una tarea que a menudo es realizada por trabajadores temporales.
Perfecta integración con Office 365. Después de migrar a Office 365 y SharePoint, PRO Club descubrió que la aplicación de búsqueda de KnowledgeLake para Office 365 ayuda a los usuarios a personalizar la funcionalidad de búsqueda de las bibliotecas de documentos de forma rápida y sencilla. Los usuarios pueden indexar y buscar en cualquier campo de datos que elijan y guardar búsquedas para facilitar el acceso.
Seguro en la nube. Con la seguridad incluida en KnowledgeLake y la configuración de seguridad de Azure AD/SharePoint, PRO Club pudo crear flujos de trabajo y bibliotecas de documentos a los que solo pueden acceder los usuarios aprobados.
