Distribuidora de electricidad aumenta la productividad con SharePoint, PowerApps y Microsoft Flow

Resumen

Peace River Electric Cooperative, una cooperativa de distribución de electricidad con sede en Florida, necesitaba someterse a una transformación digital en toda la organización. La organización buscaba optimizar sus operaciones mientras mejoraba la eficiencia de los procesos en todos sus departamentos. Para ello, la distribuidora de electricidad recurrió a Longi Engineering para implementar las soluciones Microsoft 365. 

Desafío

Con el objetivo principal de permitir que sus departamentos trabajen de manera eficiente a través de la automatización de procesos manuales, Peace River Electric Cooperative deseaba implementar flujos de trabajo y aprovechar las aplicaciones móviles integradas con sus datos organizacionales. En su búsqueda de soluciones modernas, la organización buscó hacer lo siguiente:  

• Automatice el proceso de incorporación de empleados 
• Cree una aplicación móvil para usar en el campo para las inspecciones de camiones 
• Automatice formularios de ingeniería para estimaciones de costos y reubicación de equipos 
• Implementar un proceso de flujo de trabajo electrónico para la aprobación de gastos de viaje 

Pero encontrar la solución correcta fue un desafío. El departamento de TI y los ejecutivos examinaron múltiples soluciones potenciales, muchas de las cuales estaban diseñadas únicamente para cooperativas de electricidad, pero ninguna poseía una característica lo suficientemente rica con la facilidad de uso que buscaban.  

Al estar familiarizada con Office 365 y SharePoint, la empresa decidió determinar si se podía aprovechar una solución adecuada, centrada en estas tecnologías. Después de algunas investigaciones y conversaciones iniciales, determinaron que Flow y PowerApps, cuando se integraban con su intranet en línea de SharePoint, proporcionarían la funcionalidad que estaban buscando.

Estrategia

Peace River Electric Cooperative contrató a Longi Engineering, un socio confiable de Microsoft, para reunirse con las partes interesadas clave de cada departamento para finalizar los requisitos de la aplicación. Luego de estas reuniones, Longi Ingeniería implementó varias aplicaciones para automatizar sus procesos. A continuación se muestran dos ejemplos.  

Una de las primeras aplicaciones implementadas fue la automatización del proceso de incorporación de empleados. Anteriormente, el proceso de incorporación de empleados era uno en el que el supervisor de un nuevo empleado y el departamento de TI se comunicaban a través de numerosos correos electrónicos para garantizar que un empleado existiera en múltiples sistemas, tuviera los permisos adecuados y el acceso a los datos que necesitaba para realizar sus funciones laborales. Este proceso a menudo continuaba incluso después de que el empleado había comenzado a trabajar.  

Para permitir un proceso más ágil, Longi implementó un formulario de incorporación de empleados. Con este formulario, el supervisor de un empleado puede designar todos los sistemas a los que necesitan acceso y enviar un formulario que activa un Flujo que luego enruta el formulario a TI. Luego, TI puede proporcionar acceso a todos los sistemas designados. Con la participación de TI en este proceso, se documenta en el formulario una marca de tiempo de cuándo y quién lo realiza. Esto permite que el gerente del nuevo empleado vea, en tiempo real, exactamente dónde se encuentra el proceso de incorporación en cualquier momento.  

Otra aplicación implementada por Longi Engineering ayuda a rastrear las inspecciones de camiones. Dado que los empleados de campo trabajan en líneas de transmisión de alto voltaje peligrosas como parte de sus funciones laborales, es vital que inspeccionen periódicamente los camiones que llevan a los lugares de trabajo y que documenten con precisión las inspecciones. Anteriormente, esto se hacía a través de un proceso manual en papel. Al aprovechar PowerApp integrado con una lista de SharePoint, los empleados de campo ahora registran todos los datos de inspección de camiones, como si los botiquines de primeros auxilios y los desfibriladores externos automáticos (DEA) funcionan, en PowerApp además de la fecha y hora de la inspección.

Resultados

Estas son solo dos de las formas en que Peace River Electric Cooperative pudo iniciar una transformación digital con la ayuda de Flow y PowerApps.  

Flow también se usó junto con SharePoint Forms para implementar formularios de costo y reubicación para los departamentos de ingeniería, así como un flujo de trabajo electrónico para la aprobación de gastos de viaje. Estas aplicaciones, junto con SharePoint, se han convertido en sistemas de misión crítica altamente valorados que se utilizan en toda la empresa.