Cliente
panpac
Liderazgo de la información
Information Leadership son los principales expertos en gestión de la información y el conocimiento de Nueva Zelanda. Como Microsoft Gold Partners, su especialidad son los diseños de nivel empresarial que equilibran ser fáciles y flexibles de usar, al tiempo que brindan confianza y control de que la información es segura, completa y localizable.
Aprende másResumen
Pan Pac es una empresa de productos madereros/forestales totalmente integrada en Nueva Zelanda con operaciones de tala, pulpa, madera y un aserradero. Es el propietario forestal y comprador de troncos más grande de Hawkes Bay, y emplea a más de 800 personas para trabajar dentro de las áreas operativas de la empresa.
Bajo el nuevo liderazgo de TI, Pan Pac decidió pasar de SharePoint local existente y otros recursos compartidos de archivos a soluciones modernas de Office 365. El caso comercial dependía de tres mejoras comerciales clave:
- Reunir a la diversa organización a través de una intranet
- Proporcionar procesos y documentación de cumplimiento de salud y seguridad para cumplir con las regulaciones gubernamentales para 'Instalaciones de riesgo mayor'
- Administrar y publicar documentos controlados en todas las actividades comerciales
Information Leadership entregó espacios de trabajo de SharePoint "pragmáticos, prácticos y utilizables", utilizando su metodología y aplicaciones basadas en Azure. Con la base de diseño resistente creada, Pan Pac ahora está en una buena posición para continuar con su transformación digital con Office 365.
Desafío
Debido a la complejidad de las operaciones de Pan Pac, tiene requisitos de control de documentos muy estrictos para mantener la integridad del contenido durante las revisiones. Anteriormente, esto requería procesos manuales que pasaban por muchas etapas y personas. En cualquier momento, el personal no estaría seguro de la ubicación, el estado y la propiedad de un documento. Esto condujo a la duplicación de documentos y a la lucha por encontrar el documento o la guía correctos.
La nueva legislación de Regulaciones de 'Instalaciones de Riesgos Mayores' requería que Pan Pac creara una base de conocimiento central para la identificación de peligros, control, procedimientos de emergencia y políticas. Esto requeriría actualizaciones constantes para monitorear los procesos, el uso de sustancias peligrosas y el riesgo en todo el negocio.
Estrategia
La plataforma Office 365 SharePoint reemplazó las diversas soluciones de almacenamiento utilizadas anteriormente por Pan Pac. Esto incluía una implementación de SharePoint 2013 e información almacenada en recursos compartidos de archivos.
Reunir toda la información dentro de una intranet de Office 365 le daría a todo el personal acceso a una única fuente de información verificada y una búsqueda excelente, refinada por metadatos. Con una amplia gama de información y actividades, Information Leadership aprovechó su experiencia en gestión de información para construir una taxonomía. Esto incluía metadatos para describir, archivar y encontrar contenido, así como para implementar procesos comerciales.
Los diseños también incluyeron el uso de aplicaciones iWorkplace basadas en Azure que permiten que los metadatos se clasifiquen automáticamente. Esta innovación significó que, en muchos casos, el personal no necesitaba ingresar metadatos. Otra aplicación de iWorkplace (Smart Case Files) simplifica la gestión de contenido y la seguridad para la creación, aprobación, publicación y archivo de documentación.
Lo que fue realmente invaluable fue obtener una solución que fuera pragmática, práctica y utilizable. No hay nada peor que pensar en algo que solo habla de la boca para afuera: Information Leadership creó un sistema que realmente podríamos implementar.
Los comentarios de los usuarios son abrumadoramente positivos. Lo que dice la gente es que sabemos dónde están los documentos, sabemos quién los está mirando, sabemos cuál es su estado. Esta transparencia es fundamental para nuestro negocio.
Jason Simons (gerente de TI, Pan Pac)
Resultados
Pan Pac ha recibido comentarios abrumadoramente positivos de su personal. Las soluciones incluyen una intranet moderna, espacios de trabajo de documentos controlados y un portal de publicación, así como la gestión de sus necesidades reglamentarias de 'Instalaciones de riesgo mayor'.
El personal informa que ahora pueden archivar, buscar y utilizar los documentos que necesitan. Además de una nueva transparencia, se reduce el riesgo de accidentes tecnológicos y de información. Todos pueden cargar, compartir, buscar y editar con confianza y control.
Pan Pac ahora puede identificar y responder mejor a las ineficiencias. Por ejemplo, descubrieron que las personas clave de la organización deben firmar un gran volumen de documentos. Estos cuellos de botella pueden abordarse y obtener mejores y más rápidos resultados.
Pan Pac ahora está preparado para aprovechar la base de diseño para una mayor transformación digital con Office 365.
