Resumen
Ovivo es líder mundial en tecnología de tratamiento de agua con más de 35 años de experiencia en gestión de agua municipal, procesamiento de aguas residuales industriales y filtración y enfriamiento de agua para dispositivos electrónicos. El negocio de tratamiento de agua de Ovivo se basa en la ejecución de proyectos globales a gran escala, algunos que abarcan más de 5 años, e involucran equipos distribuidos en América del Norte, Europa e internacionalmente que trabajan con socios y contratistas como equipos distribuidos.
Durante el ciclo de vida de cada proyecto, se producen miles de documentos y muchos más correos electrónicos que contienen información crítica para las decisiones del proyecto, la facturación y la defensa de los contratos. Históricamente, este conocimiento enviado por correo electrónico se guardaba solo en unidades personales individuales, con muchos empleados y contratistas yendo y viniendo durante la vida útil de un proyecto. Con tantas partes móviles y tanto en juego, Ovivo reconoció la necesidad de hacer que la información crítica del proyecto en el correo electrónico sea fácil de guardar, buscar y compartir entre equipos de proyectos en evolución. En 2017, el vicepresidente de proyectos principales entrante de Ovivo recomendó a Colligo como la mejor solución para la adopción de SharePoint.
Desafío
El único departamento que usaba SharePoint para la administración de correo electrónico antes de implementar Colligo era el equipo legal de Ovivo. Para el resto de la empresa, usar SharePoint para guardar correos electrónicos relacionados con proyectos se consideraba demasiado lento. Los equipos utilizaron una combinación de carpetas públicas en Outlook y carpetas en la unidad C de la empresa para almacenar correos electrónicos archivados.
Ovivo reconoció la importancia de idear una solución que fuera simple para los empleados y, por muchas razones, era urgente dejar de guardar los correos electrónicos aleatoriamente en carpetas locales.
Los proyectos de Ovivo comúnmente duran 5 años o más. Durante ese período, los equipos de proyecto a menudo se expanden y cambian. Con cada miembro que se va, Ovivo debe explorar los correos electrónicos del proyecto en silos en los discos locales de las personas, dedicando horas a buscar conocimientos críticos del proyecto, sabiendo que existe el riesgo de que se pasen por alto elementos valiosos.
Con muchos equipos y proyectos usando carpetas tradicionales, los correos electrónicos y los archivos adjuntos se volvieron cada vez más difíciles de encontrar. A medida que pasaba el tiempo y se acumulaban miles de correos electrónicos, la búsqueda de carpetas compartidas se hacía cada vez más difícil.
Al mantener los correos electrónicos en archivos PST, sin ningún método de clasificación significativo en todo el equipo, la búsqueda de detalles del proyecto consumía mucho tiempo y, a menudo, no se podían encontrar datos críticos, lo que inhibía la planificación, la estimación y la facturación. No se capturaron metadatos adicionales para facilitar una búsqueda futura.
En el caso de una demanda o arbitraje, Ovivo necesitaría copiar los archivos PST archivados de un empleado heredado en una unidad externa, conectar la unidad a la cuenta de Outlook de un usuario existente, dejar que los archivos se indexen durante varios días y luego consultar desde una sola computadora para guardar correos electrónicos en carpetas asociadas con cada tema de reclamo. Este proceso podría costar cientos de miles de dólares en honorarios de contratistas y horas de trabajo de los empleados.
Estrategia
Ovivo confía en SharePoint para la gestión de registros y conocimientos, pero necesitaba optimizar el acceso para simplificar la captura de la información completa del proyecto. Los empleados estaban acostumbrados a trabajar desde Outlook y necesitaban una forma de continuar trabajando productivamente desde su bandeja de entrada. En 2017, el vicepresidente de proyectos importantes de Ovivo recomendó a Colligo Email Manager como la mejor solución para la adopción de SharePoint. Lo había usado antes en un papel anterior.
Cada departamento crea bibliotecas simples en línea y fuera de línea en SharePoint estructuradas para almacenar información crítica de manera lógica y consistente, y Colligo lo hace fácil desde Outlook. Los campeones de los empleados luego comparten cómo funciona con otros, lo que lleva a los equipos de proyecto a utilizar más SharePoint.
Al integrar el acceso a carpetas de SharePoint directamente en Outlook mediante Colligo Email Manager, los empleados de Ovivo pueden guardar correos electrónicos y archivos adjuntos directamente en SharePoint desde sus bandejas de entrada de Outlook. Con solo un par de clics, los empleados guardan un correo electrónico relacionado con el proyecto y un archivo adjunto en la biblioteca correspondiente en SharePoint. Colligo almacena automáticamente campos clave como asunto, remitente y fecha como metadatos.
Cualquier miembro de un equipo de proyecto puede buscar, encontrar y compartir rápidamente vínculos seguros a valiosos correos electrónicos y archivos adjuntos a medida que se capturan y etiquetan con metadatos útiles. El ahorro de tiempo y el acceso completo a la información conducen a una gestión de proyectos rentable y garantiza que todos trabajen con información completa y actualizada.
Incluso los empleados de Ovivo que trabajan en ubicaciones con poco ancho de banda usan Colligo Email Manager para guardar y clasificar correos electrónicos en bibliotecas de SharePoint sin conexión. La plataforma completa de Colligo significa que los empleados de Ovivo pueden acceder a SharePoint desde Outlook localmente, en dispositivos móviles y en Office 365.
Resultados
Colligo Email Manager se ha utilizado durante más de un año en la mayoría de los proyectos más grandes de Ovivo para guardar correos electrónicos, archivos adjuntos y documentos en SharePoint. Todavía faltan algunos años para lograr una transición completa a SharePoint en toda la empresa, pero Ovivo ya ha visto un impacto valioso que incluye recuperar cientos de miles en costos en un proyecto retrasado, ahorrar miles en descubrimiento legal y cambiar el comportamiento del equipo hacia la captura y proteger el conocimiento del proyecto.
Recuperaciones completas de costos del proyecto. Ovivo estaba experimentando retrasos significativos con un proyecto $200,000,000 en Sudáfrica. El negocio estaba operando sobre una base de costo incrementado, comprobando todos los costos relacionados con el proyecto. Con Colligo haciendo que sea más rápido y sencillo guardar en SharePoint, los equipos documentaron y defendieron con precisión los costos del proyecto y, como resultado, Ovivo pudo obtener un reembolso cercano a $1,000,0000 por costos de mantenimiento. Están usando los mismos correos electrónicos y documentos guardados en SharePoint a través de Colligo para fundamentar un reclamo adicional de $1,500,000.
Descubrimiento legal económico y oportuno. En un caso de arbitraje legal en Ontario, antes de la era de SharePoint, Ovivo gastó $300,000 en consultores además de los meses de tiempo de los empleados para recuperar documentos manualmente. En comparación, Ovivo ha utilizado Colligo desde entonces en dos importantes arbitrajes de construcción, para migrar los buzones de correo completos de antiguos administradores a bibliotecas separadas. Las bibliotecas de correo electrónico en SharePoint se conectaron a una lista de temas de reclamación con una búsqueda inversa. La búsqueda se puede realizar muy fácilmente en SharePoint, utilizando el visor incorporado para identificar los documentos relevantes y asociarlos con los temas correctos. La capacidad de anotar, comentar y etiquetar archivos permitió la creación de listas de documentos de fácil búsqueda. Varias personas podían trabajar en estos proyectos a la vez y podían dar acceso a SharePoint a consultores externos.
Captura completa del conocimiento del proyecto. El vicepresidente de TI de Ovivo cree que Colligo ha sido la clave para lograr la adopción de SharePoint por parte de los empleados. Colligo ha ayudado a los empleados a romper viejos hábitos y hacer que guardar correos electrónicos en SharePoint desde sus bandejas de entrada sea algo natural, creando así un conocimiento completo y duradero del proyecto multimillonario para Ovivo.
