Orion Registrar agiliza los procesos comerciales y el acceso a documentos con SharePoint y K2

Resumen

Orion Registrar Inc. brinda servicios de auditoría y certificación para empresas dentro de una variedad de industrias. Son expertos en varios estándares de la industria, que incluyen aeroespacial, médico, telecomunicaciones, salud y seguridad, gestión ambiental, reciclaje, sostenibilidad, gestión de energía y gestión de servicios de TI.

Mediante el uso de la capa de abstracción de datos SmartObject de K2, la nueva solución de Orion Registrar integra sus complejos datos de clientes de línea de negocio almacenados en una base de datos SQL relacional personalizada. La solución emplea un servidor K2 blackpearl para acceder a los datos que se pueden ver en SharePoint Online a través de formularios inteligentes K2 integrados. Como resultado, Orion tiene una solución todo en uno para la gestión de documentos y procesos comerciales.

Desafío

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…Estas son algunas de las numerosas normas de sistema que las empresas deben recibir certificación para llevar sus soluciones al mercado. Como organismo de certificación, Orion Registrar es un proveedor líder internacionalmente acreditado de servicios de auditoría y es una de las empresas que satisface estas necesidades. Paul Burck, presidente de Orion Registrar, explica: “Las empresas requieren que se reconozca que cuentan con un sistema de gestión completamente validado y Orion proporciona auditores técnicos y administración de proyectos para esto. Tenemos que facilitar todos los controles y equilibrios, de modo que cuando decimos que una empresa cumple con un determinado estándar, de hecho lo cumple”.

Originalmente, la empresa gestionaba el proceso de certificación de principio a fin utilizando una base de datos de Microsoft Access, así como un sistema CRM personalizado para la gestión de documentos. Sin embargo, se hizo bastante evidente que si la empresa iba a mantener su trayectoria de crecimiento, iban a tocar el techo en cuanto a cómo podrían continuar brindando un servicio de alta calidad. Después de investigar un poco, llegaron a la conclusión de que necesitaban encontrar una solución de gestión de procesos comerciales de bajo código que fuera flexible, escalable, fácil de actualizar y que pudiera ser compatible en los años venideros. La clave del nuevo sistema sería la visibilidad para sus clientes del proceso de auditoría y certificación, lo que facilitaría una mejor comunicación al permitir que los usuarios trabajen con sus documentos y datos en un solo lugar.

Para lograr su visión de una solución escalable habilitada para el flujo de trabajo, Orion recurrió a la empresa líder de consultoría empresarial y tecnológica Catalyte para brindar recomendaciones tecnológicas, así como para desarrollar y mantener el sistema. “Nuestro objetivo era desarrollar una solución todo en uno”, dijo Clark Pope, director de Catalyte. “El sistema necesitaría incorporar nuevos clientes, redactar contratos, facilitar las firmas a través de DocuSign y archivarlos en una biblioteca de SharePoint Online. ”

Además de recomendar K2 como el corazón del sistema, Catalyte recomendó que gran parte de la infraestructura esté basada en la nube usando Microsoft SharePoint y Exchange Online. Burck continuó diciendo: "La propuesta de aprovechar los servicios basados en la nube como parte de nuestra solución BPM general tenía mucho sentido para nosotros, ya que queríamos minimizar nuestra huella en las instalaciones para aliviar nuestros gastos generales administrativos". Para fines de 2019, Orion planea ser 100% en la nube.

Estrategia

El resultado final del proyecto Orion Registrar/Catalyte es una aplicación de flujo de trabajo de certificación integral que la empresa ha llamado Hunter, que proporciona no solo procesos internos para administrar la auditoría, sino también un portal externo donde los clientes y auditores pueden obtener una -Visualización del tiempo en cuanto a su estado y problemas con su certificación pendiente. “Es un sistema extraordinariamente completo que incluye una infraestructura en la nube, un sistema de gestión de contenido, un entorno de trabajo colaborativo, una amplia gestión de documentos e integración de aplicaciones empresariales”, afirma Pope.

Mediante el uso de la capa de abstracción de datos SmartObject de K2, la solución integra los datos de clientes LOB (línea de negocio) complejos de Orion Registrar almacenados en una base de datos SQL relacional personalizada. La solución emplea un servidor K2 para acceder a los datos que se pueden ver en SharePoint a través de K2 SmartForms integrados.

El flujo de trabajo integral de Hunter es el siguiente:

• La iniciación comienza cuando un cliente solicita una auditoría o si su certificación debe renovarse según lo determine el banco de trabajo del programador que realiza un seguimiento de la necesidad de una recertificación anual.
• Los planificadores hablan con el cliente sobre su disponibilidad y relacionan sus necesidades con los auditores potenciales según el tipo de certificación. Parte de Hunter es un calendario que los auditores deben mantener actualizado para que los programadores puedan coincidir con la disponibilidad del cliente y del auditor.
• Una vez que se selecciona un auditor apropiado en función de la experiencia y la disponibilidad, DocuSign se utiliza para administrar el proceso de papeleo de firmar las fechas de inicio y finalización acordadas del proyecto para que se pueda establecer un contrato válido.
• Luego se inicia la preparación del auditor a través de un flujo de trabajo que abre la documentación apropiada almacenada en SharePoint para el proyecto del cliente, proporcionando todos los detalles necesarios.
• Cuando se completa la auditoría, se carga un informe para que todas las partes lo revisen.
• Si durante la auditoría se descubre una no conformidad, hay un flujo de trabajo distinto que realiza un seguimiento e informa los problemas específicos al cliente. A medida que se abordan los problemas, el auditor puede marcar los problemas de cumplimiento a medida que se resuelven.

Una vez iniciada la auditoría se notifica facturación para cobrar al cliente. Una vez que todo el papeleo está listo, los revisores de Orion revisan el papeleo, los problemas de incumplimiento y deciden si una empresa debe ser certificada. Si deciden que la empresa debe ser certificada (y una vez que el cliente haya pagado su factura), entonces va a un subprograma para producir el certificado y ponerlo a disposición del cliente para sus registros.

Resultados

Orion Registrar ha visto ahorros significativos de tiempo y costos con la implementación de su sistema de cumplimiento de certificación basado en K2. Un objetivo principal era reducir el tiempo dedicado a un conjunto determinado de tareas de auditoría de tres horas a 1,5 horas. De hecho, la cantidad gastada en esas tareas ahora es solo una hora. Además, K2 ayudó a Orion a reducir la administración y los gastos generales asociados con los procesos antiguos, lo que resultó en un ahorro de costos de recursos del 25 por ciento. También han podido reducir significativamente sus costos de envío ahora que todos los documentos son digitales.

En última instancia, Paul Burck ve esto como el comienzo de un cambio fundamental en la forma en que funcionan como empresa. “Uno de nuestros objetivos ha sido cambiar a Orion de una empresa impulsada por las emociones a una empresa basada en datos. Si no tuviéramos los flujos de trabajo y si no tuviéramos SQL Server y K2, seguiríamos estando impulsados por las emociones”. Para darse cuenta de esto, Orion planea implementar Microsoft Power BI. A lo largo de los años, la empresa ha acumulado inmensas cantidades de datos en torno a sus consultores de auditoría y clientes, y al aprovechar el análisis profundo podrá realizar pronósticos más inteligentes y monitorear el trabajo para mejorar aún más la satisfacción del cliente.

Hoy, con K2 en el centro de su aplicación Hunter, Orion tiene una solución de flujo de trabajo predecible, confiable y escalable, y con su socio Catalyte, tienen los recursos para hacer crecer el sistema a medida que la empresa pasa al siguiente nivel.

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