Resumen
El cliente descubre, desarrolla, produce y vende petróleo y gas natural a los sectores industriales y de energía en África. La organización tenía un requisito urgente para desmantelar sus servidores de archivos y migrar todos sus documentos a SharePoint.
Intelogy analizó el entorno actual de la organización y propuso un plan de arquitectura de la información de alto nivel, una estrategia de migración y una estrategia de gestión de documentos apropiados en consonancia con sus requisitos, lo que permite mejorar su experiencia de usuario.
Desafío
El desafío principal para la organización era una fecha límite inminente y difícil, ya que su infraestructura de servidor de archivos actual estaba lista para ser desmantelada y su oficina trasladada a nuevas instalaciones en menos de un mes.
El segundo desafío fue la compleja estructura de carpetas utilizada en el recurso compartido de archivos de origen y un gran volumen de datos que contenía varias versiones de documentos y un gran volumen de datos archivables.
La combinación de una línea de tiempo ajustada y un entorno heredado complejo desafiaron a Intelology a diseñar y diseñar un nuevo entorno que siguiera siendo familiar y al mismo tiempo proporcionara una experiencia de usuario mejorada. Intelogy quería garantizar una adopción fluida por parte de los usuarios, minimizando la interrupción de los negocios habituales, al tiempo que brindaba una experiencia mejorada que promovía la colaboración y la comunicación.
Estrategia
La estrategia consistía en crear la nueva arquitectura de la información aprovechando los sitios centrales de SharePoint y una combinación de carpetas y metadatos administrados para garantizar el equilibrio adecuado entre flexibilidad y gobernanza. Los consultores de Intelogy trabajaron junto con las partes interesadas del cliente para proponer una solución que honrara a todas las divisiones dentro del negocio.
Para cumplir con la limitación de tiempo del cliente, Intelogy adoptó el enfoque pragmático de migrar todo el contenido a un sitio de SharePoint de "archivo", donde los usuarios podían encontrar documentos y moverlos a los sitios en vivo relevantes cuando fuera necesario. Esto promovió la propiedad de los datos y sirvió para "limpiar" los datos dentro del sitio en vivo.
Intelology también creó un sitio de inicio moderno en consonancia con los requisitos de marca de la organización para servir como un portal para contenido clave dentro del sitio.
Las tecnologías utilizadas para entregar este proyecto de migración incluyeron:
SharePoint – se utiliza para crear el portal de intranet para la distribución de contenido que proporciona un backend seguro al que se puede acceder globalmente a través de múltiples dispositivos al tiempo que garantiza que todos los datos se almacenen de forma segura.
OneDrive – utilizado para facilitar el requisito del cliente de trabajar de forma remota. Los clientes de sincronización OneDrive, implementados como parte de la implementación de los servicios de Office 365 para los usuarios, permiten la descarga y sincronización de archivos en el escritorio local.
Resultados
Con la entrega exitosa del proyecto de migración en el desafiante marco de tiempo por parte de Intelogy, el cliente tiene una nueva Intranet colaborativa que brinda a los empleados una experiencia más moderna personalizada para reflejar su marca comercial. La nueva arquitectura de la información permite al usuario final compartir contenido de manera fácil y segura con terceros. Los usuarios ahora pueden acceder a los datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que les permite almacenar archivos localmente utilizando el cliente OneDrive Sync cuando sea necesario y ver actualizaciones en tiempo real cuando colaboran con compañeros de trabajo internos y externos.
