Northumbrian Water utiliza SharePoint Syntex y Microsoft Viva Topics para la entrega de conocimientos

Resumen

El agua es un recurso esencial para la vida y según Agua Reino Unido, la persona promedio en el Reino Unido usa casi 142 litros de agua por día. Para poner esto en perspectiva, eso es aproximadamente 3,5 veces la cantidad de líquido en el cuerpo humano promedio. Pero el agua de la que dependemos no aparece mágicamente en nuestro vaso ni fluye a través de nuestros cabezales de ducha: se entrega a través de tuberías y vías fluviales cuidadosamente planificadas, mantenidas y monitoreadas. Requiere una gran cantidad de pensamiento humano, planificación e infraestructura. El suministro de agua limpia requiere el cuidado y el trabajo duro de empresas como Northumbrian Water.

Sirviendo a más de 4,4 millones de personas en el Reino Unido, Agua de Northumbria proporciona servicios de agua y alcantarillado en los condados del norte de Inglaterra de Northumberland, Tyne and Wear y Durham, y partes de North Yorkshire. Dedicada a brindar servicios de agua confiables y resilientes que son vitales para la salud pública, al tiempo que brinda una experiencia de cliente inigualable, Northumbrian Water se ha convertido en líder en su espacio, aprovechando la nueva innovación y tecnología para cumplir sus promesas.

Desafío

Al igual que otras industrias de servicios, el saneamiento, la purificación y la distribución de agua a menudo dependen de procesos tradicionales obsoletos, que incluyen documentación y mapeo en papel, registro manual de datos y más. Pero a lo largo de los años, Northumbrian Water ha comenzado a adoptar un enfoque diferente, buscando utilizar la tecnología y la innovación para simplificar los procesos y administrar el conocimiento de la organización, asegurando en última instancia que ofrecen el mejor producto y la mejor experiencia para el cliente.

Para atender a la gran población de la región, Northumbrian Water administra miles de kilómetros de redes de agua y alcantarillado, asegurándose de que se mantengan adecuadamente. Hacerlo requiere documentación detallada de cada activo en la red, lo que da como resultado lo que ahora asciende a alrededor de 20 millones de documentos. ¿Cómo se clasifica uno a través de este archivo masivo para encontrar un documento específico? ¿Y hay alguna forma en que los trabajadores puedan conectarse rápidamente con otros expertos en un activo, ubicación o proceso determinado? ¿Cómo pueden acceder al conocimiento intrínseco almacenado en la mente de la fuerza laboral de más edad o de aquellos con experiencia local?

Deseosa de derribar las barreras que impiden que la organización encuentre y utilice rápidamente el conocimiento organizacional clave, Northumbrian Water contrató al socio Gold de Microsoft, ClearPeople, para ayudar a resolver sus necesidades de captura y descubrimiento de conocimiento mediante la implementación y el aprovechamiento de las últimas tecnologías Microsoft 365.

Estrategia

Para comenzar el viaje de transformación del conocimiento, Northumbrian Water migró los 20 millones de documentos, alojados en varios sistemas, a Microsoft SharePoint, para que estuvieran accesibles en un repositorio central. Northumbrian Water estima que durante el próximo año esta cantidad de documentos probablemente se duplicará con creces, hasta 50 millones de documentos.

Después de la migración, ClearPeople trabajó con Microsoft para proporcionar a Northumbrian un Knowledge Discovery Workshop, un taller financiado por Microsoft en el que los socios evalúan las fuentes de contenido, los tipos de contenido y los recorridos y escenarios de los usuarios para desarrollar un piloto de soluciones de Microsoft Knowledge and Content Services en combinación con sus propias soluciones. Como parte de este piloto, ClearPeople implementó su solución Microsoft 365, Atlas, que combina herramientas Microsoft 365 como Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft Viva Topics y SharePoint Syntex en una plataforma consolidada para una experiencia perfecta.

Aprovechando Microsoft Viva Topics y SharePoint Syntex, Northumbrian Water descubrió rápidamente el poder y la posibilidad de las últimas soluciones de conocimiento de Microsoft. “Nuestro contenido que había estado en todos los ámbitos en archivos compartidos y otros sistemas heredados ahora está en un solo lugar. Y ahora podemos empezar a hacer cosas que han sido muy difíciles de hacer en el pasado. Estoy muy emocionado porque, por primera vez, tenemos una idea de todo el contenido que tenemos y podemos comenzar a construir sobre ese contenido y hacer algunas cosas muy interesantes con él”. dice el consultor de colaboración y productividad del agua de Northumbrian, Craig Stanley.

Con Microsoft Viva Topics, los empleados de Northumbrian Water ahora pueden identificar activos, proyectos de construcción e incluso procesos para el trabajo que realizan, sin salir de las aplicaciones en las que están trabajando ni ejecutar una consulta de búsqueda masiva. Si un trabajador sabe que es necesario reemplazar una bomba, puede pasar el cursor sobre la palabra resaltada en SharePoint y ver la tarjeta del tema relacionado, que muestra a los expertos en esa bomba en particular, lee una descripción y accede a los documentos más relevantes. Con Viva Topics, los empleados de Northumbrian obtienen rápidamente información actualizada sobre el tema que necesitan para realizar su trabajo de manera rápida y eficiente.

Potencialmente aún más revolucionario es el uso de SharePoint Syntex por parte de Northumbrian Water, la última incorporación a Microsoft Content Services. SharePoint Syntex utiliza inteligencia artificial avanzada y enseñanza automática para ampliar la experiencia humana, automatizar el procesamiento de contenido y transformar el contenido en conocimiento. Usando modelos de IA sin código, los usuarios pueden capturar experiencia para clasificar y extraer información y aplicar metadatos automáticamente, haciendo que el contenido sea más fácil de compartir y descubrir.

Resultados

Usando el poder de la IA, Northumbrian Water está enseñando a SharePoint Syntex cómo reconocer dibujos específicos, incluidos mapas de infraestructura, para que puedan capturar información clave de los dibujos, registrarla y facilitar que los expertos de toda la organización la encuentren.

Un ejemplo en el que Northumbrian Water puede ver que SharePoint Syntex se vuelve increíblemente valioso para la organización es en la captura del conocimiento que posee una fuerza laboral que envejece, como mapas dibujados a mano, aplicándole un modelo de IA que reconoce varios componentes clave y captura y registra automáticamente esos componentes. para poner el conocimiento a disposición de los nuevos expertos a medida que se incorporan.

Craig Stanley compartió el siguiente ejemplo:

“Tuvimos un miembro del equipo experimentado que trabajaba en un área rural que usaba una camioneta muy vieja para el transporte. La furgoneta debía ser reemplazada, pero él no nos dejó reemplazarla. Eventualmente, el equipo de equipo supo por qué. Mientras conducía a diferentes áreas, dibujaba en el techo donde estaban las tuberías y ciertos activos”.

Con estas tecnologías, Northumbrian Water está abordando los desafíos de la transición del conocimiento de una fuerza laboral que envejece, haciendo que el conocimiento sea más detectable y acortando el proceso de consulta. Stanley afirma, “Con SharePoint Syntex y Microsoft Viva Topics, hemos encontrado una manera ahora, a escala, de reunir toda nuestra información y personas, e identificar ese tipo de expertos dentro de nuestro negocio y también identificar y administrar la información en temas más manejables”. Al hacerlo, Northumbrian Water podrá aprovechar su legado como líder innovador en servicios de agua y alcantarillado, al tiempo que va más allá de los procesos obsoletos y heredados. Al ahorrar tiempo a través de experiencias de búsqueda mejoradas, eliminar una variedad de tareas manuales, automatizar el descubrimiento de documentos y mejorar los métodos de colaboración con SharePoint Syntex y Microsoft Viva Topics, Northumbrian Water estima que podrán ahorrar £ 50 millones en los próximos 36 meses.

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