Quest ayuda a NHS Arden y GEM a migrar sin problemas a Office 365

Resumen

NHS (Servicio Nacional de Salud) Arden y GEM (AGEM) Unidad de apoyo a la puesta en marcha (CSU) proporciona una gama de servicios a NHS Inglaterra (NHSE) y es una de las CSU más grandes del país. Actúan como un socio valioso y confiable para los comisionados, las autoridades locales y los proveedores para enfrentar los desafíos que enfrentan en la construcción de servicios integrados, de alta calidad y rentables que conducen a mejores resultados de salud para todos.

El pequeño equipo de TI de AGEM tenía recursos limitados para migrar de SharePoint 2010 a Office 365 para ayudar a cumplir su objetivo de priorizar la nube para ellos y sus clientes, incluidos 60 grupos de comisionamiento clínico (CCG), NHSE, fideicomisos de proveedores y autoridades locales.

Recurrieron a Quest y Metalogix para que los ayudaran con la migración de una posición heredada dispar a una solución integrada e inteligente basada en Office 365.

Desafío

Con un equipo de TI de tres personas, AGEM es responsable de administrar 1500 usuarios en una amplia geografía. Como parte de su alcance, buscan economías de escala en todos los ámbitos.

En 2013, AGEM trazó un plan para ellos y sus clientes antes de la política de prioridad de la nube del gobierno del Reino Unido. Comenzaron su viaje frente a un , lo que resultó tanto en la duplicación como en el esfuerzo desperdiciado. Sabían que no tenían tiempo que perder si querían reducir la cantidad de silos del sistema y mejorar la capacidad del equipo para brindar soporte a los usuarios finales.

El equipo de TI quería migrar SharePoint 2007 y SharePoint 2010 para aprovechar su flexibilidad y escalabilidad. Eligieron Office 365 como plataforma porque el conjunto de herramientas les ofrece una "navaja suiza". Proporciona una solución escalable, flexible y robusta con características y funcionalidades que se desarrollan continuamente. Además, a AGEM le gustó que un usuario tenga una experiencia familiar que fluye a través de las herramientas, lo que ayuda en la adopción del usuario final.

Con los recursos limitados de su equipo, comenzaron manualmente el proceso de pasar de una posición heredada dispar a una solución integrada e inteligente. Sin embargo, este proceso presentaba un riesgo significativo de error humano ya que los miembros del equipo movían contenido manualmente entre sistemas. También consumía la mayor parte de la carga de trabajo diaria del equipo y evitaba que el equipo se concentrara en sus otras tareas principales.

Una de las primeras tareas de AGEM fue encontrar una solución que pudiera eliminar los procesos manuales y también demostrar que podían migrar de manera precisa y sin problemas su granja local de SharePoint heredada, incluidas las cuentas de administración financiera. Era importante que pudieran demostrar, a través de cualquier auditoría futura, que la información no se alteró de ninguna manera y que estaba segura.

“Antes de nuestro compromiso con Metalogix [parte de Quest], estábamos atrapados en procesos manuales y lidiando con las deficiencias de la opción lista para usar para realizar el trabajo”, dijo Chris Reynolds, director de innovación y desarrollo de productos. . “Esto significaba que no podíamos restaurar granularmente un documento o una biblioteca fácilmente y con la confianza de que se haría correctamente”.

Estrategia

“Cuando comenzamos a analizar Metalogix, nos sorprendió la facilidad con la que podíamos realizar la migración”, dijo Reynolds. Metalogix se involucró activamente con AGEM y dedicó el tiempo a escuchar lo que estaban tratando de lograr y cómo querían llegar allí. Metalogix tomó ese conocimiento y luego presentó su solución, Essentials para Office 365, y le mostró a AGEM una hoja de ruta hacia el éxito.

“Metalogix nos mostró cómo podían ayudarnos a alcanzar nuestro objetivo en lugar de simplemente tratar de vendernos licencias y no darnos un plan como algunos de sus competidores”, reconoció Reynolds. “Y luego, cambió todo nuestro enfoque”.

AGEM comenzó a mover pequeñas cantidades de datos al principio para asegurarse de que cumplían con todo el NHS al mover contenido financiero confidencial de los datos locales a la nube. Estaban encantados de poder mantener el control de versiones y de poder ver el contenido en las instalaciones y en la nube. Eso los hizo sentir cómodos sabiendo que estaban listos en cualquier momento para cualquier tipo de auditoría.

Además, AGEM pudo aprovechar la automatización de la herramienta, brindándoles la capacidad táctica de concentrarse en otras partes del negocio. Con Metalogix, pudieron lograr mucho más y redujeron sus niveles de estrés porque ya no enfrentaron procesos manuales ni tuvieron que preocuparse por errores humanos.

Metalogix también brindó a AGEM capacitación y soporte a través de la Academia Metalogix para ayudarlos a ponerse en marcha más rápidamente. Por ejemplo, tenían caracteres especiales que usaban, incluido un símbolo de candado que no se mostraba correctamente en la interfaz de Metalogix. El equipo de soporte solucionó esto en la próxima actualización semanal.

“Pudimos ver un retorno de nuestra inversión de inmediato al reducir significativamente las horas de mano de obra necesarias para la migración y ya no nos preocupamos por los riesgos relacionados con los errores de los usuarios”, dijo Reynolds.

Ahora que AGEM está usando Office 365, están usando SharePoint de manera proactiva y están desarrollando los servicios que usan. La adopción de Microsoft Teams está integrando la experiencia del usuario en todo el conjunto de herramientas y ha creado un cambio radical en su método de trabajo. Les permite trabajar de forma eficaz como equipos multidisciplinares con los clientes y su cadena de suministro, reduciendo los retrasos y mejorando el servicio prestado.

También usan nodos de Power BI dedicados para proporcionar información basada en datos que integran múltiples fuentes de datos desesperadas. Este trabajo ha cubierto las rutas de los pacientes, la fuerza laboral, las finanzas y la gestión de incidentes. Ha ayudado a AGEM a dar a conocer las incógnitas y sacar a la luz información clave crítica.

Además, con Microsoft Forms y Power Automate, utilizan árboles de decisión y alertas para brindar a sus usuarios finales la información que necesitan en el momento adecuado.

“Queremos que todos nos miren en busca de mejores prácticas. Con el apoyo y la ayuda continuos de Metalogix, sabemos que podremos envolver todo esto en un servicio para ayudar a nuestros clientes y otras unidades comerciales del NHS”, dijo Reynolds.

Resultados

“Si no tuviera Metalogix, no podría hacer lo que he podido hacer. Los datos financieros que movimos todavía estarían en un servidor que apenas funcionaba. Si hubiera tenido que mover esa cantidad de datos con la cantidad de carpetas y subestructuras, dos de nosotros tendríamos trabajo para un mes”.

“La herramienta adecuada se amortiza en semanas. No necesita que la gente se siente y gire la manija para asegurarse de que funciona. Metalogix tiene una flexibilidad increíble para evolucionar con el espacio en constante cambio y sabemos que Metalogix puede cumplir una y otra vez y siempre podemos ver la auditoría. Tenemos confianza y fe”, dijo Reynolds.

A medida que continúan su viaje hacia la nube, AGEM mira hacia el futuro y está invirtiendo en un equipo de Office 365 orientado al cliente para implementar soluciones para los clientes para que puedan comenzar a trabajar rápidamente.

Quieren aprovechar su experiencia con Metalogix y envolverla como un servicio para sus clientes. Ahora pueden racionalizar los datos, encontrar la basura, que son, y mover solo lo que se necesita. El equipo de AGEM Office 365 se ha vuelto más ágil y capaz de responder a las cosas de una manera más eficiente y efectiva, lo que les permite concentrarse en su función principal.

“Ahora estamos buscando muchas otras formas en que podemos utilizar las soluciones Metalogix. Estamos corriendo la voz y queremos que otras personas obtengan el mismo retorno de la inversión que tenemos”, dijo Reynolds. “Realmente creo en Essentials para Office 365. Funcionó bien y sigue funcionando bien”.

Al utilizar el conjunto de herramientas Microsoft 365, AGEM puede colaborar y brindar servicios de manera efectiva en una geografía dispersa.

El uso de especialistas técnicos de Teams se puede aprovechar cuando se necesitan en el punto de mejor retorno.

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