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Repstor, Microsoft Gold Partner y clasificada entre las 15 principales empresas de Deloitte Fast 50 en Irlanda, ofrece soluciones integradas de Microsoft Office 365/Outlook que transforman la forma en que los trabajadores de la información administran y comparten contenido dondequiera que estén. En esta era digital, cuando los equipos están más dispersos que nunca, Repstor resuelve el creciente problema del gobierno de la gestión de la información, sin exigir que los usuarios cambien su forma instintiva de trabajar. Mejor aún, Repstor les ayuda a hacer un uso completo y compatible de las ayudas de colaboración como SharePoint y Microsoft Teams.
Resumen
National Grid plc es una multinacional británica de servicios públicos de electricidad y gas con sede en Londres. Es una de las empresas de servicios públicos propiedad de inversores más grandes del mundo y desempeña un papel vital en la conexión de millones de personas con la energía que utilizan, de manera segura, confiable y eficiente.
National Grid tiene un gran departamento legal interno en el Reino Unido. Una reorganización del negocio impulsó a la función legal a mejorar y coordinar la forma en que manejaba los asuntos legales.
Después de una revisión exhaustiva del mercado, National Grid eligió ES/Unity, con tecnología de Repstor, una solución de administración del ciclo de vida de la materia basada en Office 365 para brindar consistencia a la forma en que sus empleados almacenan y acceden a documentos y correos electrónicos relacionados con la materia.
Desafío
National Grid tiene un gran departamento legal interno en el Reino Unido. Está formado por seis equipos que dan servicio a más de 17 entidades empresariales y 24 áreas de negocio. Una reorganización del negocio y un impulso para proporcionar más con menos en National Grid como un todo, impulsó a la función legal a mejorar y coordinar la forma en que gestionaba los asuntos legales.
Los equipos líderes de National Grid están dispersos geográficamente y muchas personas trabajan desde casa al menos un día a la semana. Pero mientras los documentos legales y los rastros de correos electrónicos estuvieran distribuidos en Microsoft SharePoint, las unidades compartidas y las carpetas personales individuales dentro de los archivos de correos electrónicos, la colaboración efectiva no era realmente posible.
En lugar de invertir en un sistema de administración de documentos legales dedicado, National Grid quería hacer un uso más completo del software estándar que los usuarios ya tenían. Después de realizar un análisis detallado, se decidieron por un sistema dedicado y optaron por estandarizar la gestión de documentos en SharePoint.
Estrategia
Después de una revisión exhaustiva del mercado, National Grid eligió ES/Unity, con tecnología de Repstor, una solución de gestión del ciclo de vida de la materia basada en Office 365 que aprovecha los entornos Microsoft Office/Outlook y SharePoint existentes de una empresa. Brinda consistencia a la forma en que las personas almacenan y acceden a documentos y correos electrónicos relacionados con asuntos, sin requerir que los usuarios cambien su forma natural de trabajar.
Diseñado para complementar Office 365, el software permite a los empleados diseñar y crear fácilmente espacios de trabajo en SharePoint, y también mostrarlos a través de la integración nativa con Microsoft Outlook. Esto permite a los abogados trabajar con sus asuntos utilizando una experiencia familiar de usuario de Outlook para el archivo de correo electrónico, la gestión de documentos y la colaboración, y la gestión del ciclo de vida del asunto.
Anteriormente, había muchas formas heredadas diferentes de hacer las cosas, y varios sistemas y enfoques de administración de documentos diferentes en uso, y queríamos pasar a un enfoque estandarizado para mejorar la productividad, la simplicidad y la eficiencia.
Mo Ajaz (Director de Excelencia Operacional Legal, National Grid plc)
Resultados
Una encuesta de seguimiento a los usuarios, después de la puesta en marcha, el 87 por ciento de los miembros del equipo legal dijeron que su experiencia con Repstor y la nueva forma de trabajar fue "excelente". El 13 por ciento restante también estaba feliz y describió la nueva configuración como "buena".
Lea el estudio de caso completo