Las soluciones de captura inteligente amplían la funcionalidad de SharePoint y ofrecen valor empresarial a la empresa de logística

Resumen

Como empresa de logística que trabaja para mejorar las necesidades de gestión de la cadena de suministro y el transporte de sus clientes, MIQ tenía una situación de procesamiento de documentos complicada que necesitaba gestionar mejor. Operando en y entre 80 países, se recibieron diariamente cientos de facturas de flete. Estaban buscando una manera de automatizar la entrada de datos de facturas de flete e implementar el almacenamiento de documentos para agilizar sus procesos de pago. Además, MIQ estaba buscando una solución que pudieran implementar ellos mismos y administrar internamente.

Desafío

Hubo una cantidad limitada de similitudes de contenido en las facturas recibidas de varios operadores, con alrededor de 90% de ellos diferentes entre sí. Esto llevó a que se gastara una gran cantidad de esfuerzo manual para hacer coincidir las facturas con los envíos e ingresar los datos de las facturas. Estas tareas manuales eran ineficientes y propensas a errores. El proceso consistió en imprimir facturas enviadas por correo electrónico, escribir a mano información clave en cada una, enrutarlas a través de varios departamentos y luego clasificarlas y colocarlas en archivadores. Esto no solo consumía mucho tiempo para los empleados, sino que más tarde hizo que encontrar la documentación original fuera muy difícil. Además, estas tareas aumentaron el tiempo de respuesta de las cuentas por cobrar, lo que generó un impacto negativo en el flujo de efectivo.

Un compromiso de consultoría inicial de una semana determinó no solo cómo funcionaban actualmente los procesos existentes en MIQ, sino también qué tipo de eficiencias esperaban. Zia, un socio de Ephesoft, determinó que MIQ necesitaba un sistema que fuera muy simple de operar para los usuarios finales. MIQ necesitaba la capacidad de escanear facturas, aplicar etiquetas de metadatos que se transferirían a SharePoint y notificar a los departamentos correspondientes que los documentos estaban listos para su revisión.

Estrategia

La compañía farmacéutica determinó que Ephesoft Smart Capture era la solución ideal, debido a su capacidad para clasificar, separar, ordenar y extraer automáticamente datos de documentos en papel, fax y electrónicos. Los empleados de MIQ viajaron a Boulder, Colorado, para una capacitación de una semana sobre soluciones para garantizar una implementación exitosa y guiar a los líderes en el uso. MIQ, Ephesoft y Zia colaboraron para crear el enfoque ideal para manejar sus necesidades de ECM con la extensibilidad de SharePoint de Ephesoft.

Ephesoft trabajó con su socio Zia para desarrollar un enfoque de gestión de documentos que eliminaría el procesamiento manual de archivos. Se decidió una implementación en dos partes para dos segmentos diferentes del negocio. Durante un período de tres meses, la primera fase del proyecto involucró la creación de un sistema con funciones sólidas que aún fueran fáciles de usar, incluidas las capacidades de captura de Ephesoft. La segunda fase se puso en marcha durante otro período de tres meses. MIQ ahora tenía el tipo de solución de procesamiento de documentos que había estado buscando, utilizando las soluciones de captura de Ephesoft para optimizar los procesos comerciales.

Resultados

Después de implementar Ephesoft Smart Capture en su sistema de gestión de documentos, MIQ ha obtenido buenos resultados. Los documentos se escanean, los correos electrónicos se cargan directamente en Ephesoft y las notas se registran allí para facilitar el acceso a los departamentos correspondientes. Desde la implementación de la automatización, ha habido una disminución en los errores de ingreso de datos y lo que se ha procesado y recibido ahora es transparente. Los metadatos se etiquetan en Ephesoft y se envían a SharePoint a través de una sólida integración, lo que simplifica la búsqueda y reduce los tiempos de recuperación de documentos. Debido a que el sistema ahora se mueve más rápido, a los transportistas se les paga antes, lo que mejora el flujo de efectivo.

“Hemos podido reducir el riesgo de pérdida de documentos, la cantidad de tiempo dedicado a la recuperación y el archivo de documentos, la cantidad de errores de ingreso de datos y el tiempo que nos lleva pagar a nuestros transportistas”, dijo Amy Franklin, Analista Senior de Negocios en MIQ Logistics. La solución ha funcionado tan bien para MIQ que ahora están planeando una tercera fase para mejorar aún más sus procesos.

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