Millennium Services Group desarrolla resiliencia digital con Microsoft 365 y Circle T

Resumen

Millennium Services Group es una empresa que cotiza en ASX que brinda servicios especializados de limpieza y seguridad a grandes centros comerciales minoristas, propiedades comerciales y gubernamentales, transporte público y eventos a gran escala en Australia y Nueva Zelanda. Millennium creció a partir de la adquisición de empresas más pequeñas y su panorama de TI, un tapiz de sistemas heredados fragmentados, reflejó esta historia. Al trabajar con el socio estratégico Circle T, Millennium quería establecer una estrategia de TI más cohesiva en toda la organización para ofrecer capacidades de lugar de trabajo digitales modernas impulsadas por Microsoft 365. El inicio de la pandemia de COVID-19 reforzó la necesidad de Millennium de acelerar su adopción de procesos digitales. Ahora equipado con una plataforma de conocimiento empresarial y una postura de seguridad fortalecida, Millennium está viendo cómo su visión digital se convierte en una realidad digital.

Desafío

Formado en 2015, Millennium Services Group comenzó como un grupo de pequeñas empresas independientes. Los costos corporativos de TI eran altos debido a los múltiples centros de datos heredados en las instalaciones y los sistemas de tecnología duplicados y dispares en Australia y Nueva Zelanda.

Los 5.300 empleados de Millennium son móviles y están dispersos geográficamente, y la gran mayoría trabaja en las instalaciones del cliente. Menos del 10% de los empleados tenían acceso a los sistemas de TI de Millennium, lo que significaba que era difícil para los equipos colaborar y para el liderazgo compartir información rápidamente con todo el personal.

En ausencia de un sistema de administración de contenido centralizado, los empleados almacenaron documentos y directorios como archivos locales en las PC y los compartieron a través de archivos adjuntos de correo electrónico. Esto resultó en problemas de cumplimiento y control de versiones. Además, los datos sensibles o confidenciales almacenados en las computadoras portátiles expusieron a Millennium al riesgo de pérdida y robo de datos.

Millennium necesitaba una plataforma de trabajo digital empresarial moderna para unificar el contenido y la comunicación, permitir la colaboración de los empleados, cumplir con los requisitos de cumplimiento y proporcionar a su personal un acceso móvil seguro.

Estrategia

Los requisitos de Millennium en torno a la simplificación y la seguridad de TI se ajustaban claramente a las capacidades de Microsoft Enterprise 365 y los aceleradores de lugares de trabajo digitales modernos ofrecidos por Circle T. Millennium contrató a Circle T para implementar Microsoft 365 como parte de un proyecto de seis meses para ofrecer una intranet corporativa cohesiva, sólida capacidades de administración de contenido, una plataforma confiable de comunicación y colaboración, y acceso móvil seguro.

Inmediatamente antes de los bloqueos nacionales de Australia y Nueva Zelanda que ocurrieron con la crisis de COVID-19 en 2020, Millennium tomó la decisión ejecutiva de lanzar la solución Microsoft 365 semanas antes de lo previsto para movilizar los arreglos de trabajo desde el hogar. Además, tenía la intención de implementar Microsoft 365 en un orden sistemático, pero resolvió optar por un enfoque 'big bang' en toda la organización.

La decisión fue un riesgo calculado y valió la pena. El personal se conectó a Millennium en sus dispositivos BYO y Millennium hizo la transición al nuevo mundo del trabajo remoto. Además, los ejecutivos de Millennium aprovecharon las videoconferencias en Microsoft Teams y Yammer Enterprise para comunicarse con el personal y proporcionar mensajes críticos.

Encantados con el resultado de la intranet corporativa y la implementación de Microsoft 365, Millennium y Circle T se centraron en ampliar las capacidades del lugar de trabajo digital moderno, migrar Exchange, SharePoint en las instalaciones y datos compartidos de archivos a Microsoft 365 y proteger el patrimonio con la capacidad de Microsoft E5.

Los puntos destacados incluyen lo siguiente:

• El administrador de documentos controlados de Circle T en Microsoft 365 garantiza que las políticas corporativas de Millennium sean fácilmente accesibles, estén bien mantenidas y cumplan con los requisitos comerciales, legislativos y reglamentarios.
• La Intranet Inteligente de Circle T acelera el despliegue y el contenido de la Intranet corporativa de Millennium
• Microsoft 365 proporciona todo el conjunto de herramientas para el lugar de trabajo, desde videoconferencias, reuniones remotas, redes sociales empresariales, correo electrónico, almacenamiento y gestión de documentos hasta colaboración, automatización e intranet.
• El personal y los trabajadores basados en clientes están habilitados con tecnología segura de trabajo remoto, lo que garantiza que puedan acceder a información vital en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
• El paquete de seguridad y cumplimiento de Microsoft E5 fortalece la postura de seguridad de Millennium al proporcionar la mejor protección de datos y amenazas de seguridad de su clase.
• La gestión de la información y el gobierno de datos hacen cumplir y ejecutan las políticas, los estándares, los procedimientos y las instrucciones de trabajo de Millennium
• Microsoft Endpoint Manager (Intune) ejecuta las políticas de aprovisionamiento de dispositivos de Millennium y garantiza que los dispositivos de campo estén conectados de forma segura y configurados de forma coherente
• Microsoft defender ATP proporciona funcionalidades de seguridad de punto final en torno a la detección, protección y respuesta a amenazas.
• Power Automate mejora la productividad empresarial al integrar múltiples ofertas de SaaS de línea de negocios y automatizar procesos que antes requerían mucho tiempo, como los informes de auditoría

Resultados

Circle T ayudó a Millennium a hacer realidad su visión de un lugar de trabajo digital moderno y transformó la forma en que se comparten los conocimientos y las ideas dentro de la organización. La solución proporciona a Millennium resiliencia digital, lo que le permite responder a la crisis de COVID-19 salvaguardando sus operaciones. La plataforma le permite a Millennium continuar invirtiendo en prioridades estratégicas para desarrollar una resiliencia continua al expandir y fortalecer su plataforma digital y enfocarse en la automatización.

Resultados de un vistazo:

• Reducción 30% en los costos de TI por el desmantelamiento de múltiples centros de datos en las instalaciones, granjas de servidores de SharePoint obsoletas, correo electrónico y servidores de archivos
• Cultivar una cultura empresarial inclusiva a través de la conexión y el compromiso de los empleados
• Beneficios de productividad significativos para el personal de toda la organización con 100% de la empresa que ahora usa Microsoft Teams como su principal herramienta de colaboración, lo que permite un acceso vital a los datos y el contenido.