Loacker digitaliza procesos basados en documentos con d.velop y Microsoft 365

Resumen

Durante los últimos 90 años, Loacker pasó de ser un pequeño pastelero regional a una marca mundialmente conocida con productos que deleitan a personas en más de 100 países. Con más de 1000 empleados que producen más de 957 millones de dulces al año, la empresa se enfoca en ofrecer bondad natural pura y saludable a sus consumidores.

Loacker trabajó con d.velop para crear un sistema de gestión de documentos (DMS) integrado con SAP y basado en Office 365 y SharePoint. Con la ayuda de soluciones y adaptadores d.velop, el sistema permite a los usuarios mostrar archivos y procesos digitales. Esto ahorra costos, aumenta la transparencia y reduce significativamente el tiempo de procesamiento.

El sistema cumple no solo con los requisitos legales, sino también con la filosofía de la empresa de “Compartir y trabajar juntos”.

Desafío

Con la información proveniente de diferentes canales, como SAP ERP, correos electrónicos y documentos en papel, Loacker no podía administrarla de forma centralizada. Además, la empresa almacenaba información en diferentes sistemas, por lo que los empleados tenían que dedicar mucho tiempo para obtener una visión general completa.

Los procesos importantes seguían siendo analógicos e implicaban mucho esfuerzo manual. Como resultado, la empresa quería digitalizar estos procesos, incluidos los procesos de cuentas por pagar (como el procesamiento de facturas) que debían cumplir con los requisitos legales especiales en Italia.

Ya existía un DMS propietario, pero no se usaba mucho. Loacker quería establecer un DMS adecuado en su empresa de crecimiento dinámico y orientación internacional. Necesitaban el DMS para integrarse perfectamente en el ERP líder de SAP. También querían incluir la digitalización completa, legalmente compatible y transparente de todos los documentos en forma de archivos de clientes, archivos de proveedores, archivos de pedidos, documentos técnicos, etc. Sobre esta base, Loacker quería diseñar procesos comerciales digitales integrales, proporcionar documentos para clientes y optimizar la colaboración interna.

De acuerdo con las ideas de Loacker, el nuevo DMS debería promover aún más la idea interna de "Compartir y trabajar juntos". Además, el tema de la presentación conforme a los requisitos de los respectivos países fue de importancia en el proyecto.

Estrategia

Para digitalizar la administración interna de Loacker y completar con éxito el proyecto, d.velop y la empresa elaboraron una estrategia antes del inicio del proyecto.

Office 365 y especialmente SharePoint se utilizan estratégicamente para la comunicación en Loacker. Por lo tanto, decidieron construir la intranet y la gestión de documentos de Loacker en esta plataforma.

Estos servicios debían ponerse a disposición de los usuarios como un sistema central y moderno para permitir el procesamiento conjunto de documentos y procesos comerciales digitales consistentes.

El proyecto comenzó con la migración del sistema ECM existente a SharePoint/O365; posteriormente, el equipo llevó a cabo la integración de SharePoint/O365 en SAP ERP para mostrar los archivos respectivos en el contexto de un proceso SAP.

Los documentos salientes de SAP se almacenan automáticamente en SharePoint con los metadatos correspondientes. Los documentos en papel entrantes, como las facturas, se escanean y también se almacenan en SharePoint. Los correos electrónicos se pueden archivar rápidamente arrastrando y soltando usando la barra lateral de d.velop.

Con d.velop para Microsoft 365, la información en SharePoint se consolida en contexto. Por ejemplo, el sistema genera un archivo de cliente, un archivo de proveedor o un archivo de material y permite el acceso a toda la información relevante del cliente.

Gracias a la estrecha integración con SAP, los usuarios pueden navegar desde SAP a los documentos o archivos correspondientes en SharePoint en cualquier momento.

Además, el equipo realizó el proceso de Cuentas por Pagar. Permite que las facturas se almacenen y encuentren de forma centralizada en SharePoint. El componente de flujo de trabajo gestiona el proceso de revisión y aprobación y garantiza que los metadatos asociados se puedan intercambiar sin problemas con el sistema SAP.

Por último, pero no menos importante, el equipo estableció Office 365, SharePoint y d.velop para Microsoft 365 como una plataforma para el archivado a prueba de auditorías.

Resultados

Luego de la implementación exitosa del proyecto, el equipo determinó que no solo habían optimizado los procesos comerciales, sino que también se había producido una reducción significativa en las soluciones aisladas. Otra ventaja es que Loacker logró un uso holístico y en toda la empresa de Office 365 estratégicamente ubicado. Los usuarios clave y los empleados se benefician directamente del proyecto. Tienen acceso a cientos de miles de documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que se traduce en una capacidad inmediata para proporcionar información y una reducción significativa en los tiempos de búsqueda de documentos de proveedores y clientes.

La verificación y aprobación digital de las facturas entrantes con la solución de d.velop integrada en profundidad en SAP permite la presentación legalmente conforme a las reglamentaciones de los respectivos países y características especiales en el área de facturas digitales (FatturaB2B). Además, el proceso constantemente digital garantiza una recepción transparente de las facturas hasta el pago y reduce considerablemente los tiempos de procesamiento en la verificación de facturas.

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