Compañía global de distribución de acero impulsa la digitalización de una de las industrias más tradicionales

El acero es una industria conservadora de la vieja escuela, de la que Klöckner & Co ha formado parte durante más de 110 años. Klöckner es uno de los mayores distribuidores independientes de productos de acero y metal del mundo, con una red de distribución y servicio de 160 ubicaciones en 13 países que llega a más de 100.000 clientes. Pero a pesar de su larga historia, Klöckner es una empresa progresista.

Al trabajar en una industria caracterizada por una competencia intensa, un exceso de capacidad global y la volatilidad provocada por fuertes fluctuaciones en los precios del mercado, Klöckner sabía que no quería que los disruptores tomaran por sorpresa a la empresa: quería ser el disruptor.

Simplemente aumentar la eficiencia e implementar medidas de ahorro de costos no sería suficiente. Sin embargo, la digitalización le ofreció a Klöckner la oportunidad de ser pionero en su industria. A través de la digitalización, la empresa colaboraría con sus clientes. Mejoraría la eficiencia a través de la automatización.

Esa transformación digital comenzaría con un cambio de cultura dentro de Klöckner. El CEO de Klöckner, Gisbert Rühl, dice: “Queremos que nuestros empleados comprendan nuestra estrategia de digitalización y contribuyan a alcanzar los ambiciosos objetivos de nuestra empresa.

Comunicación sin jerarquías

Para promover el cambio cultural que quería Rühl, impulsó un nuevo enfoque radical de la comunicación dentro de la empresa. “La gerencia y los comunicadores necesitan construir puentes entre los problemas y las soluciones para superar el miedo a los cambios que trae la digitalización. La clave de esto es una comunicación sin jerarquías”, dice Rühl.

Entonces, Klöckner aumentó su intranet existente con Yammer, llevando a la empresa al siguiente nivel: comunicación abierta y sin jerarquías. La implementación de Yammer fue un gran éxito y la empresa pudo impulsar la adopción al 70 por ciento. Un pequeño equipo con sede en Viena en el trabajo, un socio de Microsoft, apoyó a Klöckner en esta transformación. Martina Grom, directora ejecutiva de atwork, dice: “Klöckner ha derribado los silos de comunicación verticales existentes en favor de una forma de diálogo sin filtro y cada vez más horizontal. La empresa involucra a toda la fuerza laboral y su poder creativo”.

Rühl ahora maneja toda la comunicación corporativa a través de Yammer. Él dice: “Con Yammer, chateo con mis empleados todos los días. Lo hago todas las mañanas durante media hora”. Rühl no envía correos electrónicos especiales del director ejecutivo ni comunicaciones a través de los equipos de gestión. “Todas mis comunicaciones pasan por Yammer a todos los empleados”, dice, y los invita a contactarlo directamente usando el hashtag #AskYourCEO.

Con Rühl impulsando la comunicación abierta entre los empleados, el cambio a una intranet consolidada estaba retrasado. La intranet estática original todavía estaba en uso para el almacenamiento de documentos. Según Marc Grewe, gerente sénior de relaciones con inversores, comunicaciones internas y sustentabilidad en Klöckner, "Había una brecha entre la cultura digital dinámica y de alta frecuencia, evidenciada por la fuerte adopción de Yammer, y las disciplinas más tradicionales que se basan en contenido estático".

Para cerrar esta brecha, Grewe y Grom extrajeron información de un intento anterior de construir un espacio de trabajo digital, reuniendo un equipo de proyecto ágil que constaba de solo cuatro personas y el equipo en el trabajo. El equipo creó un proceso de toma de decisiones simple, basado en encuestas de empleados, que eventualmente se convertiría en el marco para la nueva intranet inteligente de Klöckner: #DigiDesk. Marc dice: “No definimos ninguna regla para #DigiDesk. Dejamos que nuestros empleados den forma a sus propias experiencias. Lo único que queríamos era recibir comentarios”.

Los sitios de comunicación cambian el juego

Con base en el análisis del equipo del proyecto de las respuestas de los empleados y los requisitos corporativos, identificó los siguientes objetivos para la intranet inteligente de Klöckner:

• Proporcione una primera experiencia móvil que permita a los trabajadores sin escritorio participar en la intranet.
• Permita que cada país y oficina regional de la familia multinacional de Klöckner configure su propia experiencia de intranet, aumentando la aceptación y la popularidad locales.
• Oriente las noticias, la información y las comunicaciones Yammer a nivel regional para reducir la sobrecarga de información y permitir que las personas obtengan una visión global cuando sea necesario.
• Adopte un enfoque siempre verde para mantener los costos bajos, reducir el mantenimiento y garantizar que se puedan aprovechar las nuevas capacidades a medida que estén disponibles.

El equipo del proyecto eligió construir una intranet inteligente basada en Microsoft 365. "Marcó todas las casillas para Klöckner", dice Grewe. Por ejemplo, “Los sitios de comunicación en SharePoint Online cambiaron las reglas del juego. Rápidamente pudimos crear páginas receptivas que se vean muy bien en la aplicación móvil de SharePoint sin gastar dinero en desarrolladores para personalizar la funcionalidad, los elementos de navegación y las plantillas”.

Klöckner utilizará Microsoft 365 para garantizar que su nueva intranet, herramientas y servicios estén siempre actualizados, con un mínimo esfuerzo de TI. Como dice Grewe, “un servicio perenne garantiza que las nuevas características, mejoras y mejoras se adopten automáticamente. Nos desafía a estar siempre actualizados”.

Intranet inteligente de Klöckner: #DigiDesk

Al asociarse con atwork, Klöckner creó sitios de comunicación individuales para cada país que tiene una oficina, planta o almacén de Klöckner. Cada sitio de comunicación combina las comunicaciones y la gestión de contenido en un entorno que el equipo del proyecto combina según sea necesario para diferentes grupos o países. Por ejemplo, los equipos pueden compartir documentos importantes y anunciarlos con artículos de noticias para que sean más visibles y más leídos. Además, los empleados utilizan el diseño de página simple y la navegación intuitiva para acceder a páginas importantes de áreas como recursos humanos y cumplimiento.

De manera similar, Klöckner incluye solo comunidades Yammer relevantes para un país en particular en cada #DigiDesk o sitio de comunicación del país. Cada sitio incluye contenido editorial específico de solo esas comunidades. Esto aborda lo que alguna vez fue la retroalimentación más común de los empleados: quieren ver solo el contenido que es importante para ellos.

“Todo lo que le importa a un empleado está en un solo lugar”, dice Grom.

Klöckner también creó un sitio central para toda la empresa, llamado #DigiDesk Global, y conectó cada sitio de comunicación a él. Grewe dice: "Si bien creamos sitios de comunicación individuales que brindan a los empleados puntos de vista locales, conectamos cada uno a un sitio central que les brinda acceso a todo el universo de Klöckner". Los empleados pueden compartir fácilmente las mejores prácticas, archivos y noticias a nivel mundial.

Como afirma Grewe, “Aprendimos rápidamente que #DigiDesk no era solo una manifestación de modernización funcional y de diseño. Cuanto más personal y específico del país sea el contenido, más interés despertará”. Grom continúa diciendo: "Con el modelo de sitio central, cada instalación u oficina de un país podría mantener su individualismo, lo cual es esencial en una organización multinacional".

Una increíble diversidad caracteriza al sólido equipo global de Klöckner. La empresa emplea a personas de unos 70 países, incluidos profesionales digitales, personal de oficina y trabajadores de almacenes de todo el mundo. Hasta ahora, el equipo ha implementado sitios regionales #DigiDesk para Alemania, Austria, el Reino Unido, Suiza y Francia. En total, cada uno de los cerca de 5500 empleados en todo el mundo ahora tiene acceso a un #DigiDesk único adaptado a sus necesidades e intereses. Se están preparando más implementaciones. Hasta entonces, los 8500 empleados pueden ver el contenido en los sitios centrales y de comunicación existentes.

Primera experiencia móvil para trabajadores sin escritorio

Esa diversidad se extiende incluso a los dispositivos. Para involucrar a todos en la digitalización, Grewe y Grom sabían que los trabajadores de primera línea, de logística y otros trabajadores sin escritorio necesitarían acceso a la intranet de Klöckner.

Eso requiere una primera experiencia móvil.

Para crear esa experiencia, utilizan las aplicaciones móviles gratuitas Yammer y SharePoint para teléfonos inteligentes y tabletas. “De manera predeterminada, todos los empleados tienen una licencia Microsoft 365 y pueden acceder a todo el contenido y las herramientas a través de aplicaciones móviles en sus teléfonos inteligentes y tabletas personales”, dice Grewe. Los empleados usan las aplicaciones móviles Yammer y SharePoint para acceder rápidamente a #DigiDesk y mantenerse al tanto de las conversaciones y los documentos relevantes, y mantenerse en contacto con sus colegas.

La solución horizontal paga dividendos

Desde el principio, el equipo se había opuesto a una solución de arriba hacia abajo para el reinicio de la intranet de Klöckner.

“Nuestra idea básica siempre ha sido crear una intranet para todos, una que se base en los comentarios de todos y esté en constante desarrollo”, dice Grewe. “Muchas soluciones de intranet fallan porque las personas sienten que el contenido está controlado centralmente y que la solución se les impone”.

En su lugar, el equipo del proyecto creó el marco pero dejó el diseño (el uso de elementos web y contenido seleccionado) a los grupos de proyecto específicos de cada país. El enfoque fortalecedor de Klöckner para la intranet inteligente está dando sus frutos: la respuesta entre sus empleados ha sido sobresaliente. Grewe dice: “#DigiDesk ha sido bien recibido y los equipos de proyectos regionales sienten que ellos mismos han implementado la intranet”.

Klöckner se benefició más del lanzamiento de lo esperado. Por ejemplo, el equipo de cada país aprovechó la oportunidad para descartar contenido obsoleto. Además, la empresa utiliza la intranet inteligente para iluminar otras aplicaciones y funciones de Microsoft 365, y eso está aumentando aún más la adopción. Ahora, cuando un empleado abre un navegador, aparece su sitio de comunicación único con todo lo que necesita para trabajar ese día, y el iniciador de aplicaciones hace que las herramientas sean más fáciles de encontrar sin la molestia de la instalación.

Klöckner se distingue

Debido a que los empleados tienen una experiencia personalizada con contenido que les interesa, incluso en dispositivos móviles, la respuesta a #DigiDesk ha sido abrumadoramente positiva. Como dijo un empleado: “Encuentro #DigiDesk interesante, informativo y fácil de navegar. Es bueno tener todo en un solo lugar. ¡Estoy impresionado!"

Las visitas a la página de la intranet inteligente de la empresa solo amplifican ese sentimiento:

• Intranet antigua: 80.000 visitas al año
• #DigiDesk: 2,4 millones de visitas al año

“Otras empresas que habían oído hablar de lo que Klöckner estaba haciendo con su intranet querían escuchar la 'historia de Klöckner': cómo una empresa anticuada pudo adoptar la digitalización”, dice Grewe. “Querían aprender de nosotros cómo podrían comenzar su viaje al lugar de trabajo moderno”. Para ayudar a otras empresas a seguir su camino, Grewe y Grom compartieron la historia de Klöckner en una sesión en la conferencia de SharePoint en Las Vegas.

Rühl agrega: “Vemos los éxitos que ya hemos logrado en términos de transformación digital, así como el creciente interés en el tema entre clientes, proveedores y competidores, como una confirmación de que estamos en el camino correcto”.

Sin embargo, Klöckner no está satisfecho. Todavía está explorando las oportunidades que ofrece su intranet inteligente. Los esfuerzos futuros incluirán la incorporación de sitios de inicio de SharePoint para alentar a los usuarios a conectarse en red y colaborar entre sí aún más. Además, Klöckner ha lanzado recientemente rutas de aprendizaje Microsoft 365 en todo el mundo. Klöckner confía en que aumentará aún más la adopción y la satisfacción de los empleados con las aplicaciones y los servicios Microsoft 365 mediante el uso de vías de aprendizaje, y ayudará a la empresa a aprovechar aún más su inversión en TI.

La adopción y promoción de la digitalización por parte de Klöckner ha diferenciado a la empresa de sus competidores en su industria. Como señala Rühl, "Nos destacamos de la competencia con soluciones digitales, como tiendas en línea y portales de contratos, porque nuestras soluciones facilitan que los clientes trabajen con nosotros". Por supuesto, la intranet inteligente de Klöckner es la piedra angular de esa misión y la clave de la empresa para hacer negocios más rápidos y ágiles a través de la comunicación y la colaboración. El futuro del acero es digital y Klöckner está abriendo camino.

Para obtener más información sobre la estrategia de Klöckner, visite www.kloeckner.com/en/group/strategy.html.