El grupo comercial de 100 años aprovecha SharePoint, Power BI y Flow para modernizar los procesos internos

Resumen

Jewelers of America, una asociación de miembros con sede en la ciudad de Nueva York de 100 años de antigüedad, aprovechó las aplicaciones de Office 365, incluidas SharePoint, Power BI y Flow, para facilitar una transformación digital organizacional. La organización poseía numerosos procesos manuales, así como múltiples líneas de bases de datos de aplicaciones comerciales que, en su opinión, podían integrarse de manera más eficaz de lo que eran actualmente. Jewelers of America recurrió a Longi Engineering para implementar soluciones Microsoft 365 para modernizar estos procesos.

Desafío

Al basarse en una gran cantidad de procesos manuales y obsoletos, Jewelers of America necesitaba modernizar sus procesos comerciales y las bases de datos de aplicaciones comerciales. Sus procesos comerciales que necesitaban ser actualizados incluían la capacidad de colaborar con más de 2000 miembros de organizaciones de joyería ubicados en todo el mundo. La organización también necesitaba poder proporcionar a los ejecutivos y miembros de la junta visualizaciones que representaran el crecimiento de su membresía, así como su viabilidad financiera. Con procesos modernizados, la organización buscó:

– Obtenga información estadística y gráfica sobre su base de datos de miembros de SQL Server

– Proporcione a los ejecutivos y miembros de la junta una vista gráfica de estos datos

– Comparar las finanzas del año fiscal con años fiscales anteriores, así como analizar el presupuesto por departamento

– Gestione de forma eficaz los procesos manuales, como las solicitudes de tiempo libre y la aprobación del tiempo de compensación

Estrategia

Al elegir una solución, se consideraron productos alternativos de inteligencia comercial; sin embargo, la capacidad de integración y el valor general de Power BI lo convirtieron rápidamente en el favorito entre los tomadores de decisiones. Una vez que se determinó que Power BI podía integrarse en la base de datos de membresía empresarial, el sistema de contabilidad de Dynamics GP y también generar paneles/visualizaciones actualizadas en tiempo real en SharePoint, se tomó la decisión de aprovechar Power BI.

El departamento de membresía dedicó una gran cantidad de horas de trabajo ejecutando consultas en la base de datos y actualizando hojas de cálculo de Excel con estadísticas relacionadas con la membresía. Estos datos alojados en SQL Server eran un excelente candidato para la integración de Power BI. Una vez que se estableció una conexión de puerta de enlace de Power BI a través del servidor de aplicaciones comerciales, los datos de membresía se leyeron sin problemas y se construyeron numerosas visualizaciones para permitir la comparación de los datos de membresía entre años fiscales.

El departamento de CFO y Contabilidad había estado buscando durante mucho tiempo una forma de determinar si sus gastos estaban en línea con los montos de su presupuesto en el transcurso del año fiscal. La integración de Power BI permitió la creación de un tablero donde podían ver fácilmente las cuentas por cobrar, por pagar y los saldos de efectivo en tiempo real.

Además de la funcionalidad de inteligencia comercial, había varios flujos de trabajo que la organización buscaba automatizar y optimizar. Dos de estos flujos de trabajo fueron el proceso de solicitud de tiempo libre y el proceso de solicitud de compensación. Estos procesos requerían que los empleados completaran un formulario, lo imprimieran, lo firmaran y se lo llevaran a su gerente para que lo firmara. Al hacerlo, llevarían el formulario a la persona responsable de rastrear/administrar el tiempo libre.

Estos procesos manuales se prestaron bien para la automatización de procesos a través de formularios/listas de SharePoint y Flow. El formulario de SharePoint se implementó para permitir que los empleados ingresen el tiempo libre solicitado. Una vez enviada, se inició un flujo que determinó automáticamente el administrador del solicitante y envió un correo electrónico al administrador para aprobar o rechazar la solicitud desde Outlook, sin tener que iniciar sesión en SharePoint. Una vez aprobado por el administrador, el solicitante y la persona responsable del mantenimiento de los datos fueron notificados por correo electrónico. Todo el tiempo libre se actualizó automáticamente en una lista de SharePoint como resultado de las interacciones.

Resultados

SharePoint, Power BI y Flow han formado un sólido núcleo de aplicaciones comerciales que Jewelers of America está buscando desarrollar para ayudarlos a continuar brindando un excelente servicio a su base global de miembros.