La empresa de petróleo y gas, Jee, adopta Microsoft 365 con la ayuda de Intelology para gestionar mejor los procesos de recursos humanos

Resumen

Consultoría independiente de ingeniería de tuberías, JEE proporciona ingeniería submarina y capacitación a la industria del petróleo y el gas. Buscando una manera de automatizar su programa de beneficios para empleados, Jee recurrió a Intelogy, su socio de confianza de Microsoft para un proyecto que pudiera implementarse y administrarse internamente rápidamente después de la implementación.

Desafío

Los procesos existentes de Jee para gestionar los beneficios de los empleados eran muy manuales e incluían la impresión de formularios, la escritura a mano de información clave y el enrutamiento de la documentación tanto en papel como por correo electrónico, a través de varios departamentos para su revisión y aprobación. La naturaleza manual de estos procesos impuso una carga significativa a los equipos de finanzas y recursos humanos, a menudo a costa de otras prioridades.
En el compromiso de consultoría inicial, Intelology verificó cómo funcionaban los procesos existentes en Jee y determinó que el nuevo sistema debía incluir los siguientes elementos:

• ser sencillo
• para automatizar el correo electrónico y el intercambio de notificaciones
• tener un control estricto sobre la seguridad de los datos
• ser de fácil acceso para cada empleado individual.

Específicamente, el enfoque del sistema de emisión de boletos fue la necesidad de capturar información de manera concisa sin dejar de ser simple y rápido para que los empleados generen un boleto. Además, Jee quería confiar en que el Formulario de solicitud de cambio de beneficios podría automatizarse sin afectar la privacidad y la confidencialidad de los datos.

Estrategia

El Microsoft Power Platform, junto con el Microsoft 365, se consideró la solución ideal para cumplir con los requisitos definidos. La solución aprovecha la facilidad y la velocidad del desarrollo de aplicaciones comerciales donde Intelology podría usar su experiencia en Microsoft 365 para integrar completamente las aplicaciones en la intranet de Jee's SharePoint, creando una experiencia perfecta para los usuarios.

Intelogy se centró en el uso de los siguientes componentes para habilitar una solución moderna y automatizada:

Aplicaciones de energía se utilizó para crear dos aplicaciones, una para el formulario de solicitud de cambio y otra para levantar un ticket. Ambas aplicaciones existen de forma aislada y tienen diferentes propósitos, pero con la intención de ahorrar tiempo a los empleados y brindar una experiencia de usuario fantástica e intuitiva. Los desafíos de seguridad de datos se gestionan mediante la creación de grupos de seguridad personalizados y la asignación de permisos a nivel de elemento en cada solicitud de cambio.

Power Automate proporcionó los medios para crear notificaciones y enviar correos electrónicos a las partes respectivas cada vez que se genera un ticket o se envía una solicitud de cambio. Además, los recordatorios mensuales de cualquier boleto pendiente aseguran que nunca se olvide ningún boleto o solicitud de cambio.

SharePoint proporciona toda la configuración de seguridad y almacenamiento de datos que sustenta la solución.

Resultados

Hoy, Jee disfruta de los beneficios de automatizar sus procesos en el lugar de trabajo modernizado que les brinda SharePoint. Con un portal al que se puede acceder desde cualquier ubicación en cualquier dispositivo, los empleados pueden generar tickets y cambiar solicitudes sobre la marcha, lo que aumenta aún más la eficiencia. La automatización de estos procesos empresariales clave mediante el uso de potentes aplicaciones empresariales con Power Apps para gestionar y organizar tareas sencillas y solicitudes de cambio fue una gran victoria para Jee.