La Fundación de la Universidad Estatal de Iowa organiza una financiación que cambiará la vida de futuros innovadores mediante el uso de las soluciones de Adobe Sign y Microsoft

Resumen

Uno de los mayores objetivos de todas las universidades es crear un entorno que promueva el aprendizaje y el éxito de los estudiantes. Las escuelas logran esto proporcionando instalaciones de vanguardia, oportunidades de investigación innovadoras y asesores docentes de primer nivel. Las donaciones generosas son una de las claves para alcanzar estos objetivos y, al mismo tiempo, mantener las puertas abiertas para cualquier estudiante deseoso de aprender, sin importar sus antecedentes económicos.

La Fundación de la Universidad Estatal de Iowa (ISU) es una organización dedicada a recaudar fondos para apoyar a los estudiantes, profesores, edificios y programas de la Universidad Estatal de Iowa. Los obsequios hechos a ISU a través de la fundación han tenido un impacto significativo en la experiencia universitaria, desde becas y cátedras que ayudan a atraer y retener a profesores que están teniendo un impacto en sus campos hasta becas que ayudan a los estudiantes a concentrarse en sus estudios.

“La Fundación de la Universidad Estatal de Iowa es mucho más que una simple organización de recaudación de fondos para ISU”, dice Dave Thalacker, Ph.D., director sénior de operaciones de TI y seguridad de red. “También trabajamos con los donantes y la universidad para asegurarnos de que los generosos obsequios de los donantes se utilicen de una manera significativa para ellos. Una familia podría querer honrar la vida de un graduado de ISU y amante de los animales con una donación a la Facultad de Medicina Veterinaria. Trabajamos con la universidad para asegurarnos de que el obsequio se pueda usar para tener un impacto inmediato en los estudiantes, los maestros y la comunidad”.

La clave para desarrollar obsequios significativos y útiles es una comunicación clara. Esto incluye la comunicación con los donantes, la ISU y cualquier otra parte interesada, pero también con las partes involucradas en mantener el cumplimiento de estas donaciones monetarias. Como resultado, cada donación implica una gran cantidad de papeleo único y la aprobación firmada de numerosas partes interesadas.

Como parte de una iniciativa más grande de automatización y transformación digital, la fundación decidió que implementar una solución de firma electrónica podría ayudar a modernizar y agilizar este flujo de trabajo de cumplimiento de donantes. Adobe Sign, la solución de firma electrónica dentro de Adobe Document Cloud, se adaptó rápidamente a los flujos de trabajo y mejoró los tiempos de respuesta y el cumplimiento al tiempo que redujo el desperdicio.

“Adobe Sign es el eje de nuestro nuevo flujo de trabajo digital”, dice Thalacker. “Con sus sólidas integraciones con las herramientas y los procesos existentes de Microsoft, estamos maximizando las inversiones y viendo retornos muy rápidamente”.

Desafío

La mayoría de las donaciones considerables comienzan con visitas personales a un oficial de desarrollo de la fundación. El oficial de desarrollo colabora con los donantes sobre lo que es significativo para ellos y qué tipo de donación les gustaría hacer. Luego, el departamento de cumplimiento de donantes se hace cargo, redactando esos deseos en un acuerdo de donación de donantes. Según el tipo y el alcance de los deseos del donante, el acuerdo puede pasar por las oficinas de los decanos universitarios, directores de programas y profesores antes de recibir la aprobación del equipo directivo superior de la fundación. Finalmente, el acuerdo se envía al donante para su aprobación.

Antes de Adobe Sign, los acuerdos se imprimían en papel y se enviaban sistemáticamente por correo a cada parte interesada. Los acuerdos pueden retrasarse ya que se enrutan a través de los sistemas de correo universitarios internos, o pueden permanecer en un escritorio durante un tiempo ocupado. Como resultado, obtener la aprobación de todas las partes podría llevar semanas, con un tiempo de respuesta promedio de 81 días.

“Cada día que se retrasó un obsequio fue un día en que un estudiante no recibió los servicios necesarios o un laboratorio se quedó sin equipo crítico”, dice Thalacker. “En casos extremos, si el acuerdo con el donante se retrasa demasiado, un donante podría perder interés en donar a ISU. Esto fue particularmente importante en los casos en los que un donante desea generar un impacto inmediato o un obsequio transformacional. Necesitábamos agilizar el flujo de trabajo del acuerdo y aprovechar mejor estas oportunidades para fomentar las donaciones”.

Estrategia

Tanto los equipos internos como los propios donantes empezaron a pedir una mejor manera de procesar estos acuerdos. Con Adobe Sign, el equipo de cumplimiento de donantes ahora envía copias electrónicas de los acuerdos directamente a la bandeja de entrada de correo electrónico de las partes interesadas. Los firmantes pueden ver y firmar acuerdos en minutos, sin necesidad de descargar aplicaciones adicionales o configurar una cuenta especial. Los acuerdos digitales pueden incluso enviarse a múltiples firmantes simultáneamente, lo que reduce el impacto en los tiempos de respuesta si un firmante se retrasa en la firma del acuerdo. Cambiar a documentos electrónicos también ayudó al equipo a reducir costos y desperdicios asociados con la impresión. Desde que implementó Adobe Sign, el equipo redujo la impresión en 30%.

“Con Adobe Sign, estamos ahorrando más de 13 días en el tiempo de respuesta promedio”, dice Thalacker. “En lugar de dedicar su tiempo a rastrear y dar seguimiento a los acuerdos, los equipos pueden enfocar su tiempo en trabajar con más donantes y completar más acuerdos. Los donantes también aprecian la facilidad de las firmas electrónicas y estamos observando una tendencia ascendente constante en el uso de firmas electrónicas entre todos los donantes”.

Parte de la razón por la que Adobe Sign está teniendo un impacto tan grande en la base es su integración fundamental con las soluciones de Microsoft, incluidos Microsoft SharePoint, Microsoft Teams y Microsoft Flow. Al analizar las soluciones de firma electrónica, la compatibilidad con estas soluciones críticas de Microsoft para el negocio fue clave.

“Adobe Sign fue la única solución que encontramos que tenía una fuerte visión de integración en los flujos de trabajo existentes de Microsoft”, dice Thalacker. “Usamos herramientas familiares para hacer más y trabajar más rápido. Teníamos relaciones positivas tanto con Adobe como con Microsoft, por lo que sabíamos que su asociación era algo en lo que podíamos confiar”.

Microsoft SharePoint se utiliza mucho en toda la organización para organizar y compartir la información de los donantes. Antes de Adobe Sign, los administradores pasaban horas escribiendo cuidadosamente todos los detalles del obsequio en archivos de SharePoint y actualizando el estado del flujo de trabajo en cada etapa para realizar un seguimiento del estado del acuerdo.

Al integrarse con Adobe Sign, los acuerdos ahora se cargan automáticamente en SharePoint. Adobe Sign rastrea automáticamente el estado de cada acuerdo y el personal puede verificar rápidamente este estado directamente en el registro de SharePoint. La automatización no solo elimina gran parte del tiempo de administración, sino que reduce los errores de entrada manual.

Con las automatizaciones planificadas de Microsoft Flow, los acuerdos se extraerán automáticamente a las bibliotecas de documentos a las que se puede acceder mediante Microsoft Teams. Esto permite que el personal verifique rápidamente un acuerdo en el contexto del canal y el sitio del equipo correspondiente. Un oficial de desarrollo puede actualizar rápidamente a un donante sobre el estado de un acuerdo sin necesidad de enviar un correo electrónico al equipo de cumplimiento del donante para recibir actualizaciones constantes. Los gerentes pueden verificar el estado de todos los acuerdos activos para todo su equipo desde una sola pestaña. Microsoft Flow también permite que el personal configure alertas automáticas en diferentes puntos durante el flujo de trabajo, por ejemplo, si desean recibir una notificación después de que el equipo de administración sénior firme el acuerdo.

A través de la asociación entre Adobe y Microsoft, la implementación e integración de Adobe Sign también fue muy sencilla. Si bien la fundación inicialmente probó un enfoque lento y cauteloso para la implementación, descubrió que Adobe Sign también era adecuado para una implementación rápida sin la necesidad de largas discusiones y capacitación. Los equipos pueden trabajar con Adobe Sign a través de herramientas familiares de Microsoft, lo que reduce drásticamente la curva de aprendizaje. Adobe Sign también es muy flexible, lo que permite a Thalacker y su equipo realizar cambios y ajustar los flujos de trabajo rápidamente para adaptarse mejor a las necesidades de los equipos en función de los comentarios reales del equipo.

Comunicación entre equipos con PDF

Además de trabajar con Adobe Sign, la fundación utiliza otra solución de Adobe Document Cloud, Adobe Acrobat Pro DC, en muchos equipos y procesos. El equipo de comunicaciones utiliza Adobe Acrobat junto con la plataforma de gestión del trabajo Workfront para automatizar los flujos de trabajo para las pruebas y aprobaciones. El equipo primero usa aplicaciones de Adobe Creative Cloud como Adobe InDesign CC y Adobe Illustrator CC para crear contenido, incluidos informes, gráficos y anuncios impresos y web. Luego, el equipo envía el contenido en PDF a Workfront, donde se envía automáticamente a las partes interesadas para su revisión y aprobación.

“Nos gusta usar Adobe Acrobat y PDF para las revisiones porque nos brinda un formato universal al que cualquiera puede acceder fácilmente”, dice Ryan Peterson, director sénior de servicios creativos de la Fundación de la Universidad Estatal de Iowa. “Usando las herramientas de comentarios, las personas pueden agregar sus comentarios directamente en el PDF, lo que hace que sea mucho más fácil para los creadores recopilar y responder a los comentarios”.

Otros equipos utilizan Adobe Acrobat por su capacidad para anotar y redactar información en los registros. Cuando el departamento de contabilidad recibe datos de remesas o formularios de donantes en formato PDF seguro, utiliza Adobe Acrobat para redactar la información personal. Luego, el equipo de contabilidad agrega información al PDF que ayuda al equipo de registros a incorporar con precisión los datos en el sistema de imágenes interno y el sistema de gestión de relaciones con los clientes.

Resultados

Si bien la Fundación de la Universidad Estatal de Iowa comenzó a usar Adobe Sign en los flujos de trabajo de cumplimiento de donantes, el uso de Adobe Sign se extendió rápidamente a otros procesos, incluido el formulario de enrutamiento de propuestas, con formularios de compromiso que también estarán disponibles próximamente. Los formularios de enrutamiento de propuestas pueden involucrar a más de cinco firmantes, pero en las pruebas, Adobe Sign ha tenido mucho éxito incluso en estos flujos de trabajo complejos.

“No podíamos haber previsto que Adobe Sign iba a tener tanto éxito en nuestra organización”, dice Thalacker. “Hay una demanda reprimida de tecnología y, una vez que las personas se enteran, llaman a nuestras puertas para pedirnos que empecemos a usar Adobe Sign para optimizar sus procesos. Al integrar Adobe Sign en los flujos de trabajo existentes de Microsoft, estamos facilitando mucho el trabajo de las personas para que podamos procesar las donaciones rápidamente y comenzar a tener un impacto para las personas en la Universidad Estatal de Iowa mucho más rápido”.

Los resultados incluyen lo siguiente:

• Poner los fondos en manos de los destinatarios más rápido al acortar las aprobaciones en 13 días
• Reducción en la impresión que conduce a menores costos y menos desperdicio de papel
• Aprovechar la integración de Microsoft para reducir los errores y las tareas administrativas manuales
• Implementación sencilla con flujos de trabajo flexibles que se ejecutan a través de herramientas conocidas

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