Resumen
Como una de las empresas de productos básicos más grandes del mundo, el crecimiento y la evolución de una empresa minera internacional líder provienen de fusiones, adquisiciones y desinversiones estratégicas, que abarcan plataformas de colaboración y administración de contenido dispares. Con sede en Estados Unidos y más de 30 000 usuarios en todo el mundo, la empresa acumuló más de 400 TB de datos a lo largo de los años. La empresa necesitaba soluciones de gestión de migración de contenido y protección de la información para migrar documentos y datos de versiones heredadas de SharePoint y recursos compartidos de archivos a la última versión de SharePoint y Office 365.
Desafío
La actividad de fusión y adquisición más reciente fue compleja e implicó la transferencia de una cantidad significativa de contenido junto con cientos de empleados. Posteriormente, el departamento de TI necesitaba comprender rápidamente adónde iban los empleados y qué permisos tenían. La empresa necesitaba revisar, modificar y migrar a cientos de empleados a través de dos instancias globales de SharePoint.
Después de que otras empresas y herramientas no cumplieran con las expectativas, la empresa determinó que necesitaba socios que no solo tuvieran experiencia con migraciones grandes y complejas, sino que también pudieran administrar de forma segura el contenido confidencial e informar y manejar rápida y fácilmente los cambios en los permisos de los usuarios.
Estrategia
Para ayudar con estos desafíos, la empresa decidió asociarse con Avanade y Quest-Metalogix. La experiencia de Avanade con las migraciones a gran escala y las plataformas de SharePoint junto con las herramientas Metalogix ControlPoint y Content Matrix de Quest fueron esenciales para el éxito. ControlPoint cumplió con todos los criterios necesarios para identificar y administrar los permisos de los empleados que se transfieren. Se eligió Content Matrix por su capacidad para migrar contenido tanto de recursos compartidos de archivos como de SharePoint local. Consultores experimentados se unieron al esfuerzo y cumplieron con todos los requisitos dentro de los plazos del proyecto.
Los consultores de Avanade familiarizados con el negocio de la empresa, así como con los productos Quest-Metalogix, ayudaron a la empresa a lograr resultados inmediatos. Metalogix y Avanade trabajaron con la empresa para darse cuenta del valor de comprar frente a construir en una situación en la que el tiempo era esencial. Además de completar los objetivos de transición de desinversión, Avanade también capacitó a los empleados de la empresa en el conjunto de productos Metalogix Content Matrix, para que la empresa pueda seguir obteniendo valor de su compra a lo largo del tiempo.
Luego de la exitosa experiencia de migración con Quest-Metalogix, la empresa recurrió a Metalogix ControlPoint para administrar una estrategia integral de seguridad y gobierno. Comprender y modificar rápidamente los permisos de los usuarios era fundamental para las necesidades comerciales de la empresa, y "el proyecto no podría haberse completado sin ControlPoint", dijo el Gerente de Programas de la empresa. “Otras soluciones no funcionan; ControlPoint es la mejor herramienta disponible”. Anteriormente, la empresa se enfrentaba al reto de responder rápidamente a las solicitudes de auditoría de acceso. El gerente del programa de la empresa declaró: “Informar sobre los permisos de los empleados tomó varias semanas y recursos humanos. Con ControlPoint, el informe solo le toma cinco minutos a una persona para abordarlo. Los usuarios comerciales clave con sitios y contenido confidenciales están encantados de poder ver rápidamente los permisos para cualquier sitio o empleado”.
[Metalogix] es uno de mis empleados favoritos. Es extremadamente fiable e incansablemente hace exactamente lo que le pides. Nuestros ahorros en costos, tiempo y recursos fueron monumentales.
(Gerente de programa de la empresa, )
Resultados
La empresa encontró socios de confianza en Avanade y Metalogix para la gestión de la migración de contenido y la protección de la información. Durante un período de 15 meses, la empresa migró millones de documentos y más de 20 TB de datos de versiones heredadas de SharePoint y recursos compartidos de archivos a la versión más reciente de SharePoint y Office 365. Teniendo en cuenta los importantes ahorros en costes, tiempo y personal, el director de programas de la empresa dijo: "Vimos el retorno de la inversión en menos de un año después de la compra e implementación de Metalogix Content Matrix y ControlPoint". Los cálculos actuales estiman que la Compañía está ahorrando entre $700,000 y $1,250,000 por año mediante el uso de Content Matrix. Además, al poder realizar migraciones delta fuera del horario de oficina utilizando Content Matrix, no hay interrupción del usuario y se evita la falibilidad humana. El gerente del programa de la empresa declaró: “Content Matrix es uno de mis empleados favoritos. Es extremadamente fiable e incansablemente hace exactamente lo que le pides. Nuestros ahorros en costos, tiempo y recursos fueron monumentales”.
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