Cliente
Innovación Noruega
Resumen
Innovation Norway es el instrumento más importante del gobierno noruego para la innovación y el desarrollo de las empresas y la industria noruegas. Apoyan a las empresas en el desarrollo de su ventaja competitiva y para mejorar la innovación. También son el representante comercial oficial del gobierno noruego en el extranjero con 700 empleados en más de 30 países.
Las empresas noruegas tienen acceso a un amplio sistema de apoyo empresarial, así como a medios financieros a través de Innovation Norway. La organización proporciona competencia, servicios de asesoramiento, promoción y servicios de red. La comercialización de Noruega como destino turístico también se considera una de las tareas importantes de la organización.
Al combinar el conocimiento de la industria local y las redes internacionales con las ideas comerciales y la motivación de los emprendedores, se crea la base para nuevos negocios exitosos.
Desafío
Innovation Norway partió con la visión de una nueva plataforma para compartir basada en Office 365, para mejorar la colaboración interna y con partes externas, y buscó el apoyo de Puzzlepart.
El primer paso fue establecer una solución de autoaprovisionamiento controlado de Office 365 Groups para ayudar en la colaboración de proyectos. La solución comenzó usando Azure y PowerShell, pero pasó a Microsoft Flow y Azure Functions con llamadas a Microsoft Graph y el uso de las plantillas y el motor de aprovisionamiento PnP de SharePoint.
Estrategia
Plataforma de colaboración
Uno de los objetivos más importantes de la solución era proporcionar una forma sencilla de archivar documentos de SharePoint en una solución de archivado externa de acuerdo con las leyes y normativas noruegas. Esta solución de archivado se crea con el uso de SharePoint Framework, respaldado por un servicio Azure para enviar los datos al centro de datos que aloja la solución de archivado, donde un usuario final puede iniciar el proceso de archivado directamente desde una biblioteca de documentos. Las salas de proyectos también cuentan con gobernanza si un proyecto permite miembros externos o no. Se agregaron soluciones adicionales de SharePoint Framework para proporcionar metadatos de proyectos y soluciones de gobierno.
Paralelamente a permitir la colaboración en proyectos, Puzzlepart creó material de capacitación y realizó numerosos cursos y seminarios web internamente para el usuario final. El material se centra en el uso eficaz de las diferentes herramientas proporcionadas por las herramientas de Office 365, además de cómo funcionan las soluciones personalizadas. Parte del material de capacitación es un curso de autoevaluación de 13 pasos, donde se realiza un seguimiento del progreso de cada empleado, lo que brinda visibilidad en Power BI sobre la adopción de la empresa. Hoy, más del 70% de los empleados han comenzado o completado este curso.
Después del lanzamiento inicial de la colaboración del proyecto, Innovation Norway también creó un equipo de propósito general para la colaboración. Tanto la nueva plantilla como la plantilla del proyecto habilitan automáticamente Microsoft Teams, lo que brinda a los usuarios la opción de cómo desean colaborar en el grupo de Office 365 subyacente.
intranet
Además, se ha creado y puesto en marcha una nueva Intranet, construida utilizando sitios de comunicación y páginas modernas que migran contenido manualmente desde la antigua solución local de SharePoint. Se agregó un mega menú personalizado con soporte para anuncios de servicio utilizando SharePoint Framework para mejorar la navegación de colaboración e intranet.
Red de embajadores
Una función de Puzzlepart es establecer una red de embajadores para las empresas que implementan Office 365. Los embajadores son empleados que asumen la responsabilidad de comunicar a sus colegas y otras personas de la organización los beneficios que la nueva solución puede proporcionar a la organización. Los embajadores crean dedicación y entusiasmo que conducen a una mejor adopción de nuevas formas de trabajar, impactan en sus propios equipos o en su propio departamento de manera positiva, contribuyendo a que se apliquen nuevas formas de trabajo en todos los grupos de trabajo y dispositivos. Además, encuentran soluciones a los desafíos y brindan retroalimentación al equipo del proyecto. Aprender herramientas digitales con y por compañeros de trabajo es más fácil y eficiente. Por lo tanto, los embajadores son colaboradores clave cuando una empresa va a adoptar Office 365.
En Innovation Norway, los embajadores tienen una función de coordinador (y por lo tanto, se les llama Coordinadores). Estos usuarios no son necesariamente superusuarios, pero cumplen la importante función de transmitir actualizaciones a los usuarios locales e informar al grupo de trabajo de Office 365 sobre cualquier problema, inquietud, mejora o caso interesante que sea útil comunicar a la organización.
Durante las etapas iniciales de implementación de Office 365 y, en particular, SharePoint, los coordinadores ayudaron con la organización de los sitios de sus Divisiones. Por lo general, también proporcionaron información al equipo del proyecto sobre cualquier modificación técnica o funcional que sería beneficiosa para el sitio de su división.
Durante el período de implementación, los coordinadores recibieron cursos adicionales en el aula (o en línea). Además, tenían su propio grupo Yammer para plantear cualquier inquietud, compartir experiencias o discutir temas relevantes que también serían recogidos por el grupo del proyecto. El grupo de proyecto y los coordinadores se reunían una vez al mes en reuniones de una hora.
Después de un período posterior al lanzamiento con menos actividad, el grupo coordinador se revivió y ahora se reúne cada dos semanas. Estos seminarios web están organizados por Puzzlepart y dos empleados de Innovation Norway. El propósito de los seminarios web es continuar con el proceso de aprendizaje y adopción.
En Innovation Norway, Puzzlepart se reúne con los embajadores cada dos semanas y realiza seminarios web para continuar con el proceso de aprendizaje y adopción.
