La empresa de servicios de datos con sede en Alabama usa SharePoint Online y humor para romper los silos, promover la transparencia e impulsar sus valores.

Imaging Business Machines (ibml) fabrica escáneres, escáneres que se utilizan en el 80 por ciento de las salas de correo más importantes del mundo y pueden capturar datos con un 95 por ciento de precisión utilizando software impulsado por inteligencia artificial. Los sistemas de ibml pueden escanear, clasificar documentos por tipo, extraer hasta 30 campos, publicar datos extraídos en una base de datos SQL y decidir en qué bolsillo colocar un documento al final, todo a una velocidad de 750 páginas por minuto.

Con sede central e instalaciones de fabricación en Birmingham, Alabama, y oficinas regionales en Konstanz, Alemania, y Guildford, Reino Unido, ibml opera en 48 países y cuenta con 226 empleados, algunos de los cuales llevan allí casi dos décadas.

Ahora, después de 25 años en el negocio, el liderazgo y el modelo comercial de la empresa están cambiando.

Después de la transición de propiedad de la familia Murphy durante mucho tiempo a una empresa de inversión privada, Martin Birch se convirtió en presidente y director ejecutivo. Con la vista puesta en el crecimiento, la madurez operativa y la mejora, dos años más tarde, ibml incorporó a Don Monistere como director de operaciones para ayudar en este sentido y transformar a ibml en un proveedor de soluciones tecnológicas. Hasta la fecha, Birch y Monistere han sido una fuerza imparable y el increíble equipo de ibml está preparado para crecer. Como dice Monistere, “ibml ya era un proveedor de soluciones de alta tecnología. Los miembros clave de Liderazgo y gran parte de la gerencia aún no lo sabían”.

Golpear el tiempo de espera en los negocios como de costumbre

Al principio, Birch y Monistere discutieron la mejor manera de reenfocar a ibml en las ofertas "como servicio". Pero la experiencia de décadas que le da a la compañía su ventaja también actuaba como un peso que la detenía de este crecimiento.

“Martin había dicho que la empresa enfrentaba algunos desafíos basados en cómo siempre había hecho las cosas”, dice Monistere. “Muchos de esos problemas podrían resolverse alineando a todos y comprometiéndolos con lo que estamos tratando de lograr como un equipo que trabaja hacia una meta. Cuando tienes gente en silos, haciendo lo suyo, ese es un esfuerzo que se desperdicia”.

Cuando llegó Monistere, ibml tenía una intranet construida sobre lo que entonces era IBM Connections. Toda la información estaba allí: formularios de recursos humanos (HR), documentos de procesos y procedimientos, algunas noticias de la empresa, pero la experiencia del usuario era torpe y difícil de manejar. Como resultado, los empleados habían dejado de usar la intranet en gran medida.

ibml había adoptado Microsoft 365 pero en realidad no lo estaba utilizando en todo su potencial. Por ejemplo, cuando Monistere apareció en escena, las personas apenas comenzaban a explorar lo que Microsoft Teams tenía para ofrecer, pero había poco control o dirección sobre cómo o cuándo crear sitios de Teams o incluso si compartir documentos en Teams o directamente en SharePoint.

Entonces, ibml apretó los frenos, tomó un ritmo y desafió el status quo. Monistere y el equipo de Arquitectura Empresarial dirigido por George Henry presionaron el botón de tiempo de espera para repensar la mejor manera de fomentar las posibilidades de colaboración y comunicación interna de ibml. Después de muchas horas de trabajo con Arquitectura Empresarial, Marketing y Liderazgo Ejecutivo, surgió una nueva estrategia. Fue tiempo bien invertido.

Reenfocando la pila de tecnología de ibml

Monistere y Birch decidieron centrarse en cuatro herramientas estrechamente integradas:

• Una solución de gestión de relaciones con los clientes
• Una plataforma de contabilidad
• SharePoint
• Microsoft 365 para colaboración

El director de operaciones terminó de asignar el contenido de Connections y Lotus Notes a Microsoft 365 a finales de 2019. El proceso de migración de toda esa información a la nueva intranet moderna basada en SharePoint está en marcha. La nueva intranet basada en SharePoint será el centro de comunicaciones e intranet de ibml. De hecho, SharePoint se ha convertido en una parte importante de la planificación corporativa de ibml.

“Si alguien usa SharePoint mejor que nosotros, quiero verlo”, dice Monistere, “porque lo estamos convirtiendo en la piedra angular de lo que queremos lograr, desde sesiones de planificación estratégica hasta reuniones de liderazgo ejecutivo. Si puede acceder a nuestra página de inicio de intranet, puede ver todo lo que todos están haciendo. Integra a toda la plantilla para que podamos derribar esos muros entre los equipos”.

La intranet inteligente fomenta la comunicación y aumenta la transparencia

Monistere diseñó y construyó la intranet de ibml usando un solo sitio de comunicaciones, con conectividad de hipervínculo a una red de sitios de Teams y control para los líderes y gerentes de equipo sobre cómo configurarlos y usarlos. La página de inicio de este sitio de comunicaciones es la ventanilla única de ibml para:

• Reloj en.
• El calendario de la empresa.
• Noticias y relojes mundiales para las oficinas estadounidenses, británicas y alemanas de ibml.
• Una sección de "Felicitaciones", donde los trabajadores pueden aprender acerca de los héroes del mes de la compañía y celebrar los eventos y logros de sus colegas.
• Quick Links, toda una página de enlaces a todo lo que necesitan.
• Boletos de ayuda.
• Biblioteca de documentos, que presenta todas las ventajas clásicas de SharePoint, como el control de versiones y el registro y desprotección de archivos, y documentos en una plantilla uniforme y familiar.
• Get Social, el centro de redes sociales similar a Facebook de la compañía, construido sobre Yammer, donde las personas comparten fotos familiares, noticias deportivas e historias.
• Departamentos, que proporciona accesos directos a todas las unidades de negocio de ibml. Por ejemplo, el sitio de recursos humanos brinda acceso a la nómina, formularios de recursos humanos, información sobre beneficios, el manual del empleado e incluso un buzón de sugerencias. Desde el sitio de marketing, los empleados pueden acceder a los estándares de marca y al material de marketing de ibml.
• El Plan Estratégico Anual, que incluye el propio plan y también revisiones trimestrales sobre liderazgo ejecutivo. Como prueba de la dedicación de ibml a la transparencia, estas reseñas están abiertas para que todos las vean. Pocas empresas tendrían el coraje de publicar tal información sobre liderazgo, pero ibml aprovecha la oportunidad. Birch y Monistere quieren que los empleados vean cómo se comportan los líderes, se adhieren (o no) a los valores de la empresa y trabajan hacia la estrategia corporativa. Monistere describe esta dedicación a la transparencia como “muy poco común, muy popular”.

La comunicación y la transparencia son imperativas en ibml. Para asegurarlos, el liderazgo y varios equipos multifuncionales ahora crean y mantienen líneas de comunicación en múltiples niveles, todos los cuales residen en la nueva intranet. Por ejemplo, Birch escribe "The Monthly" y Monistere escribe "The Weekly", que es un gran atractivo para los empleados de ibml. Esta columna de revisión de la semana táctica siempre incluye la misión, la visión y los valores de la empresa, resaltados con los colores de la empresa y destacados en la mayoría de las páginas. Como dice Monistere, "Si no nos adherimos a nuestros valores, no somos quienes decimos que somos". Su objetivo es enfatizar los valores centrales de la empresa de manera tan amplia que cualquier empleado, si se le pregunta, podría recitarlos instantáneamente.

En todos estos sitios se encuentra la dedicación de ibml a la comunicación abierta y el énfasis en la misión, la visión y los objetivos de la empresa. “Cualquiera que sea el mensaje, si no estás cansado de decirlo, no lo estás diciendo lo suficiente”, dice Monistere.

Impulsar la estrategia corporativa a través de Microsoft Planner

La intranet basada en SharePoint de ibml está estrechamente integrada con otras aplicaciones Microsoft 365, incluidas Microsoft Word, Excel y Planner. De hecho, hay una página del Planificador para cada estrategia que el equipo de liderazgo ejecutivo ha publicado en la intranet de la empresa. “Estamos usando esta herramienta agresivamente para comunicarnos con todos los que están trabajando y enfocados en lo que estamos tratando de lograr”, dice Monistere. “Nuestro equipo de arquitectura empresarial y específicamente nuestro vicepresidente de EA mencionado anteriormente, George Henry, se ha convertido en el “creador de equipos” de facto en SharePoint para garantizar que estamos utilizando el conjunto de herramientas de la manera más integrada y de acuerdo con las mejores prácticas”.

Por ejemplo, si las personas desean leer más sobre la estrategia corporativa de la empresa para un año determinado, pueden hacerlo en la intranet y luego seguir un enlace a Planner para ver qué tareas e hitos ha logrado la empresa para alcanzar sus objetivos del año fiscal. Las tareas fluyen de esos planes estratégicos de nivel superior a Microsoft To Do para los colaboradores individuales, quienes luego pueden actuar en consecuencia. De esta manera, la lista de tareas pendientes de cada persona está vinculada de alguna manera al nivel más alto de la estrategia corporativa.

Para ayudar a los empleados a acostumbrarse al sitio y usarlo de manera eficaz, Monistere envió correos electrónicos a toda la empresa con enlaces a las páginas de la intranet a medida que se activaban. A partir de ahí, cada entrega de su columna de intranet “The Weekly” incluía un video de la biblioteca de videos de Microsoft, como por ejemplo, cómo usar Teams. Ahora la gente exige

“El Semanario”; esperamos nuevas entradas en la página de Kudos; y envíe chistes de papá, historias divertidas y los éxitos de sus hijos a la intranet moderna de ibml de manera proactiva.

El humor: la clave del éxito

La intranet moderna de ibml refleja la personalidad y la energía de "Birch\Monistere". Es informativo y funcional, pero también ofrece mucha diversión y humor en las páginas de la intranet, lo que mantiene a las personas comprometidas con el contenido importante del sitio.

Por ejemplo, en la parte inferior de la página de inicio hay una pequeña sección llamada "Chistes de papá de Brint Hardy", que presenta todos los clásicos dignos de gemidos que amamos. Hardy, ingeniero de soluciones desde hace mucho tiempo en ibml, es responsable de clásicos como “¿Por qué papá nunca confió en las escaleras? Siempre estaban tramando algo”.

Otra sección muy popular es "G-Russelisms", que aparece en la página de intranet Get Social. El CFO de ibml es famoso por “country-ismos” tales como “Una mofeta es una mofeta. No es un gato con una raya pintada en la espalda”. Los G-Russelisms son poderosas herramientas de liderazgo que atraen a los empleados a la discusión y la intranet. A la gente le encantan dichos como "Nos estamos enterrando vivos para demostrar que podemos usar una pala". De hecho, los esperan, tanto que cuando alguien escucha uno, se asegura de que Monistere lo agregue a la sección.

Con gemas como estas que esperar, ¿quién no querría revisar la intranet todos los días?

Las métricas revelan una amplia aceptación

Monistere utiliza un sencillo cuestionario Net Promotor Score (NPS) creado en Microsoft Forms para medir el éxito de la intranet moderna de ibml. El formulario consta de dos preguntas:

• ¿Cómo vamos?
• ¿Qué tan probable es que nos recomiende a un amigo o colega?

Los resultados han superado las expectativas del COO. Dice Monistere: “Nuestro objetivo era un aumento de cinco puntos en la puntuación NPS interna. Logramos un aumento de 11 puntos en nuestro primer año”.

Monistere admite que entre la plantilla había cierto escepticismo sobre toda la información que aparecía en la intranet. “Al principio, toda la información que brindábamos se consideraba un poco arriesgada”, dice Monistere. “La gente se preguntaba: '¿Quién es este tal Don y por qué está escribiendo todas estas cosas que no creo que quiera saber?' Entonces, la gente desarrolló sed por lo que publicábamos. Empezaron a pedir más información. Ahora, confían en que publicaremos lo que creamos que necesitan saber. Es una de las razones por las que lo hemos hecho tan bien este año”.

Una intranet moderna se convierte en la cara de una empresa

Hasta la fecha, Monistere ha creado toda la infraestructura de SharePoint en ibml y ha escrito la mayor parte del contenido, aunque está en proceso de capacitar al personal del departamento de marketing para que contribuya más. Además, han surgido campeones de SharePoint que están haciendo las cosas como lo hace Monistere. “De repente, aparecen páginas y listas de Planner con mi nombre asignado a cosas que no creé”, se ríe.

“Ahora que tenemos suficiente contenido para que las personas utilicen activamente la intranet y se sientan cómodos con el conjunto de herramientas, ibml hará de la intranet la página de inicio de la empresa. Todo se dirigirá desde esa página de inicio de SharePoint”, dice Monistere.

La intranet moderna de ibml, basada en SharePoint, se ha convertido en una parte importante de cómo la empresa se comunica, organiza reuniones, organiza flujos de trabajo y desarrolla y mantiene su cultura. Cada empleado de ibml puede ver lo que han hecho y están haciendo sus colegas y los líderes de la empresa para alcanzar las metas y objetivos de la empresa. Quizás lo más importante es que la intranet moderna de ibml ha ayudado a eliminar los silos mientras la empresa crece y escala. Los equipos multifuncionales se comunican y colaboran en tiempo real, y Microsoft 365 ha permitido eso