El proyecto Lower Thames Crossing (LTC) construye puentes entre equipos con una intranet basada en Microsoft 365

Highways England mantiene y construye las carreteras que transportan 35% del tráfico total de Inglaterra por volumen y conectan las principales ciudades del país. Un esquema actual de Highways England es el Lower Thames Crossing (LTC), un proyecto de infraestructura de transporte con un presupuesto de entre 5.300 y 6.800 millones de libras.

(US$6.63 mil millones y US$8.5 mil millones) diseñado para beneficiar el área del Bajo Támesis al este de Londres. Cuando esté terminado, 23,3 kilómetros (14,5 millas) de nuevas carreteras, 50 nuevos puentes y viaductos, y dos túneles de 4,3 kilómetros (2,5 millas) debajo del río Támesis, que serán los terceros túneles más anchos del mundo, enrutarán vehículos pesados de los puertos ingleses del sureste directamente a Londres desde el este.

Esta empresa masiva comenzó en 2017 como una empresa conjunta entre tres empresas individuales y 200 empleados. Cuando comience la fase de construcción, la fuerza laboral aumentará a 14,000 personas. Para cuando finalice el proyecto en 2027, todas estas personas se habrán ido. Dada esta situación extraordinaria, Colin Shedden, arquitecto de TI y gerente de operaciones de un equipo de LTC de cinco personas para Highways England, tuvo que encontrar una manera de comunicarse, colaborar y preservar el conocimiento institucional frente a una tasa de rotación de 40%.

Para hacer eso, recurrió a Microsoft 365.

Empezando desde cero…

Antes de Microsoft 365, LTC no tenía una intranet. De hecho, no había una plataforma común de ningún tipo. El esquema de LTC se construyó efectivamente para un propósito, y las personas involucradas en el proyecto trajeron su tecnología de sus organizaciones matrices. El equipo de tecnología de LTC constaba de solo cinco personas cuya tarea principal era mantener las luces encendidas. “No había presupuesto para tecnología”, señala Shedden. “La gente viene con sus propias computadoras portátiles, todo es BYOD. Todos usan el calendario y el correo electrónico de su empresa matriz”. Una intranet común que pudiera usar todo el equipo del proyecto ayudaría a mantener a todos en sintonía.

…con desafíos únicos

Sin embargo, LTC es único en el sentido de que las personas rotan constantemente dentro y fuera del proyecto de sus empresas matrices y organizaciones asociadas en función de su experiencia y la fase en la que se encuentra el proyecto. Esta cultura completamente orientada a las tareas hace que hacer que las personas se pongan al día sea un desafío. El otro desafío fue preservar el conocimiento cuando las personas rotaban fuera del proyecto. Una intranet común fue una parte de la solución para LTC; la otra parte era Microsoft Teams.

“Algunos de nuestros empleados trabajan para empresas miembros; otros rotan hacia adentro, realizan su tarea establecida y luego rotan hacia afuera. No hay mucho tiempo para aclimatarse. Tienes que ponerte al día, obtener los recursos que necesitas y ponerte a trabajar casi al instante”, dice Shedden. Todos estos equipos están produciendo y actualizando artefactos específicos del proyecto, desde declaraciones de impacto ambiental y análisis de suelo hasta inventarios arqueológicos y planos de construcción. El personal debe poder cambiar estos materiales en tiempo real, y los materiales deben ser accesibles en todo el proyecto LTC, incluso cuando las personas que los crearon hace tiempo que se retiraron del proyecto.

Requisitos de alta presión

La colaboración y la comunicación fueron vitales para el éxito de LTC. Por ejemplo, la fase inicial del proyecto LTC culminó con la orden de consentimiento de desarrollo (DCO). Este documento de permiso de planificación de 150 000 páginas requirió la colaboración de casi 30 personas para coordinar varios gobiernos de condados y organizaciones no gubernamentales, así como para determinar los sitios para las principales tuberías de gas de alta presión y cables eléctricos de alto voltaje. Sin correo electrónico o intranet específicos de LTC y personal proveniente de muchas organizaciones diferentes fuera de Highways England, la pérdida de productividad, la pérdida de documentos y la superposición se avecinaban.

El esquema LTC es un esfuerzo de alta presión y alto perfil, con plazos acordados mucho antes del inicio del proyecto. Cualquier incumplimiento de una fecha límite puede costar miles, o incluso millones, de libras.

Shedden sabía que la intranet tendría que ser liviana, ágil y capaz de soportar una alta rotación:

“Cuando comenzó el proyecto en 2017, había unas 200 personas. En 2020, hay 750 personas. Cuando comience la construcción, los números aumentarán a 3000 o 4000 empleados de oficina trabajando en aproximadamente 20 complejos y otros 10 000 trabajadores de la construcción”.

Para ayudar a construir este centro centralizado de comunicación y herramientas, Shedden recurrió a Suzy Dean y Wes Hackett de Addin365 para analizar los requisitos de LTC. “LTC necesita mantener el conocimiento institucional en todos los equipos a pesar de la alta rotación. El personal debe publicar actualizaciones rápidamente que sean visibles en todo el proyecto, y LTC debe evitar la pérdida de productividad”, dice Hackett.

SharePoint ayuda a LTC a adaptarse

Shedden y su equipo ya usaban Microsoft 365 internamente, por lo que crear una intranet inteligente basada en SharePoint y aprovechar las funciones de colaboración en Teams fueron opciones fáciles. “Con las tecnologías Microsoft 365, pudimos crear una intranet ágil y migrar fácilmente el contenido que ya habíamos creado”, dice Shedden.

Al requerir que todos los miembros del equipo usen Teams y la intranet inteligente basada en SharePoint, Shedden se aseguró de que el personal pudiera:

• Colabora en tiempo real.
• Acceda a material de referencia común.
• Almacene artefactos del proyecto, como videos e imágenes.
• Democratiza las noticias y la información para que las vea todo el equipo.

“La intranet es increíblemente liviana pero amplia. Es un paraguas sobre todo”, dice Hackett. Los usuarios tienen una página de inicio oficial, un sitio central, con cinco o seis sitios de comunicación asociados con contenido importante, como documentos de cumplimiento de salud y seguridad y de la Organización Internacional de Normalización (ISO), una biblioteca extremadamente importante para el desarrollo de DCO y 2.500 documentos más.

También es ágil. A medida que finalizan varias partes del proyecto (por ejemplo, DCO) y se inician nuevas fases (como la construcción), se archivan los centros asociados y sus sitios de comunicación, y se crean nuevos centros. Los sitios archivados se pueden buscar para que no se pierda ningún conocimiento institucional.

Al mismo tiempo, LTC requiere que todos los miembros del equipo trabajen en Teams para garantizar la colaboración, el control de versiones de documentos, los recursos, la mensajería y la transmisión de video, y a los miembros del equipo les encanta. En lugar de pedirles a los trabajadores que busquen y accedan a las páginas correctas de la intranet de LTC desde un navegador web, Hackett y Shedden también decidieron exponer la intranet inteligente a través de Teams, lo que convirtió a Teams en una verdadera ventanilla única. En Teams, Shedden puede presentar las páginas correctas a los grupos correctos de trabajadores: todo lo que necesitan está en un solo lugar.

Shedden también utiliza tarjetas adaptables para brindar una experiencia rica en medios, con una interfaz de usuario específica para el canal en el que se encuentra el miembro del personal. La organización de la intranet de LTC, poco convencional y dinámica, cambia según la fase en la que se encuentra el proyecto. Su propósito es sencillo:

• Es un lugar al que acuden los nuevos miembros del personal para familiarizarse con el proyecto.
• Es un depósito central de información.
• Conecta a los miembros del personal con los sitios de Teams de los que forman parte.

Como dice Shedden, “La gente solo necesita saber cómo hacer su trabajo. Esa es la mayor parte de nuestra intranet basada en SharePoint”.

Una cultura democrática toma el control

El enfoque integral de la intranet inteligente de LTC es importante porque los nuevos trabajadores deben comenzar a trabajar sin capacitación formal. Shedden no tiene el tiempo, el presupuesto o el personal para capacitar al nuevo personal, pero con la intranet inteligente y los equipos, puede elevar la alfabetización digital de toda la fuerza laboral de LTC al mismo punto de partida y luego construir a partir de ahí. “Una vez que la cultura adopta Teams (video chat, colaboración), la cultura del equipo se hace cargo y las personas se capacitan de manera efectiva. Simplemente enseñamos a los recién llegados los conceptos básicos de las herramientas”.

“Una vez que la cultura adopta Teams (video chat, colaboración), la cultura del equipo se hace cargo y las personas se capacitan de manera efectiva. Simplemente enseñamos a los recién llegados los conceptos básicos de las herramientas”.

La combinación LTC intranet-Teams es notablemente democrática y eficiente. Cualquier miembro de cualquier equipo puede publicar noticias en las páginas específicas de su equipo. Un equipo de comunicaciones internas leyó el contenido para determinar qué se debe promocionar a lo largo del ciclo de noticias en el centro principal de noticias de LTC. Shedden dice: "Nadie es dueño de las noticias del proyecto".

Del mismo modo, los trabajadores no necesitan descargar documentos en sus máquinas locales para trabajar en ellos. En su lugar, pueden trabajar juntos en documentos en tiempo real, realizar un seguimiento de los cambios en la vista web de Teams y aprovechar el acceso de usuario invitado. Con Teams, todos trabajan en la misma versión: no hay problemas de control de versiones.

Obtener más de Microsoft 365

El equipo de TI de LTC está formado por solo cinco personas, por lo que la automatización es necesaria. Para ayudar, Shedden y Hackett están aprovechando al máximo la plataforma Microsoft Power. Por ejemplo, están utilizando Power Automate (anteriormente Microsoft Flow) como el sistema de incorporación de LTC, lo que brinda a los nuevos miembros del personal acceso único a cuestionarios, verificación de políticas de drogas y más. A través de Power Apps, el equipo también puede brindar asistencia en el escritorio; un bot de soporte de TI; y un bot de glosario, que mantiene la terminología uniforme en todo el proyecto.

Microsoft 365 permite que el equipo de Shedden se concentre en el contenido y los procesos, no en la creación de tecnología. Hackett dice: "A medida que Microsoft lanza nuevas capacidades, son inmediatamente 'lightswitchable', lo que significa que LTC siempre está usando la última versión". Shedden lo resume de esta manera: “Al hacer que las funciones sean contextuales para el negocio y el miembro del personal, al hacerlas accesibles, se acostumbran. Si se ignora una herramienta, no nos ayuda”.

Shedden se preocupa por aprovechar al máximo la inversión en Microsoft 365 de LTC: “Somos un equipo pequeño que respalda un proyecto enorme que debe tener éxito. Miles de millones de libras están sobre la mesa para la finalización exitosa de este proyecto. Si no intentamos cosas, si no hacemos las cosas de nuevas maneras, no tendremos éxito. Se trata mucho de intentar, fallar rápido y seguir adelante. Estamos aquí para ayudar a todos los demás a tener éxito”.

Digital primero, solo digital

La adopción de la intranet LTC y Teams rara vez cae por debajo de 98%, un logro extraordinario. Shedden dice: “La adaptabilidad de la organización al cambio es tremenda.

Y el liderazgo de Highways England se ha dado cuenta. Se acaba de encender la bombilla de que es un proyecto completamente digital, vanguardista en su planteamiento. El esquema LTC está cambiando la forma de pensar del equipo central de Highways England. Se ha convertido en un catalizador para el cambio. “Hemos establecido el punto de referencia en la concesión de licencias E5

para todos en todos los ámbitos”, dice Shedden, “con Microsoft Dynamics CRM para la gestión de partes interesadas, herramientas Microsoft 365 para comunicación y colaboración, Azure para infraestructura y bases de datos, Azure y Power BI para análisis de datos e informes, y ahora Power Apps para soluciones de productividad más pequeñas. .” La infraestructura que Shedden y Addin365 han implementado bien podría ser el modelo operativo de destino que Highways England empleará en esquemas futuros.

“En 3 años, el equipo de TI de LTC ha pasado de ser una organización de TI oculta y deshonesta a ser un líder en tecnología”, dice Shedden. “Es una hazaña impresionante, y Microsoft 365 es una gran parte de eso”.