HelpAge International trabaja con Intelology y Microsoft 365 para construir una base de datos de red para agilizar los procesos críticos del negocio

Resumen

HelpAge International es una organización no gubernamental (ONG) internacional que ayuda a las personas mayores a reclamar sus derechos, desafiar la discriminación y superar la pobreza, para que puedan llevar una vida digna, segura, activa y saludable. HelpAge trabaja para y con las personas mayores presionando a los gobiernos para que logren cambios en las políticas, emprendiendo programas de investigación y a través del alcance comunitario.

La organización se enfoca en temas mundiales con un enfoque específico en los ancianos. Estos temas incluyen cosas como la reducción del riesgo de desastres, el cambio climático, los derechos, la salud, la protección social, el VIH y el sida, y en las respuestas de emergencia a desastres como el tifón Haiyan (noviembre de 2013) y el terremoto de 2015 que sacudió y destruyó gran parte de Nepal.

Como parte de su viaje de transformación digital, HelpAge International trabajó con Intelogy para reemplazar los sistemas heredados (como las bases de datos de Access y las hojas de Excel) con aplicaciones modernas para optimizar varios procesos comerciales críticos.

Desafío

La organización comenzó a reestructurarse en 2017 para descentralizar la gestión y delegar la toma de decisiones, con el objetivo de empoderar a las oficinas regionales. Las estructuras de TI necesitaban reflejar esta descentralización y, al mismo tiempo, proporcionar los beneficios de costo y la visión general de un único entorno holístico y colaborativo.

El correo ya se había transferido a Office 365, lo que significaba que las licencias de Office 365 ya estaban vigentes y otras tecnologías como SharePoint, PowerApps y Flow estaban al alcance de la mano.

Con una transformación digital a gran escala, puede ser difícil saber por dónde empezar. Con Intelology y sus licencias existentes de Office 365, HelpAge sabía que obtendrían un enfoque estratégico integral para sus proyectos. Al trabajar en estrecha colaboración con las partes interesadas y el personal clave, Intelology ideó un enfoque que daría una ganancia rápida a los propietarios del proyecto, mostraría valor rápidamente y proporcionaría un modelo probado para reemplazar los sistemas heredados con formas modernas de trabajar mediante el uso de PowerApps y Flow.

HelpAge International tiene una red de más de 100 afiliados y otros 200 socios en más de 70 países. Su dispersión global y los dolores de cabeza causados por la TI centralizada fueron los principales impulsores para buscar la transformación digital.

HelpAge utilizó grandes bases de datos de Access y una serie de hojas de Excel para administrar los datos de su red. Las hojas de cálculo principales se almacenaban en una ubicación central, pero debido a problemas de latencia y acceso global, los usuarios regionales tendían a mantener su propia versión de la verdad. Esto condujo a problemas de simultaneidad de datos, documentos compartidos con múltiples fuentes potenciales de registro, vías para una transferencia de datos potencialmente insegura y una gestión ineficiente de los documentos. Tampoco había una descripción general de los datos, ninguna capacidad para identificar tendencias y ninguna forma de manipular los datos para el análisis estadístico.

Intelogy tiene una amplia experiencia en la creación de aplicaciones comerciales de bajo código impulsadas por procesos, y PowerApps y Flow fueron la solución perfecta para crear una base de datos de red personalizada para HelpAge.

Estrategia

Con PowerApps y Flow, Intelology creó una aplicación con una arquitectura que se centra en la escalabilidad a largo plazo. Intelology comenzó con algo pequeño, con solo una base de datos de membresía, donde el personal de HelpAge podía rastrear a los miembros potenciales, miembros desafiliados y miembros actuales. También podrían administrar todo lo que esperaría en un CRM básico, como información de contacto y detalles de interacción.

Se eligió SharePoint en Office 365 como plataforma de almacenamiento, que proporciona un back-end potente y seguro que está disponible globalmente y tiene puntos de fácil integración con PowerApps y Flow. SharePoint también proporciona funcionalidad de generación de informes y se integra completamente con Power BI.

Esta versión inicial de la aplicación tiene una interfaz fácil de usar donde los usuarios pueden administrar y ver fácilmente información e informes. Intelogy logró excelentes resultados al ejecutar sprints con HelpAge, con controles frecuentes para obtener comentarios sobre la nueva funcionalidad, y PowerApps hizo que la creación rápida de prototipos fuera mucho más simple, eliminando la necesidad de esquemas y largas aprobaciones.

Resultados

La versión 1 de la aplicación fue un éxito rotundo y HelpAge regresó rápidamente con una lista de nuevas incorporaciones para que las integre Intelology. Agregar nuevas funciones fue extremadamente simple debido a la arquitectura y flexibilidad de PowerApps.

Intelogy creó un nuevo módulo, con una nueva lista de SharePoint donde los datos adicionales se alojarán y conectarán en PowerApps. Esto permite a HelpAge rastrear información adicional, como datos de encuestas.

Agregar más funciones en el futuro será igual de fácil, flexible y brindará la capacidad de crecer con el negocio.

PowerApps, junto con SharePoint y Flow, es una solución potente que permite a Intelology crear rápidamente prototipos de funcionalidad, con un enfoque modular y escalable. Al trabajar en estrecha colaboración con HelpAge, Intelology pudo crear iterativamente una aplicación con comentarios rápidos y sprints cortos, lo que garantiza una aplicación que usan a diario y les encanta.