HELLA impulsa la productividad con una moderna solución de colaboración de documentos para SharePoint con Avanade

Resumen

En el entorno empresarial acelerado de hoy en día, tener fácil acceso a los documentos a tiempo y desde múltiples ubicaciones es fundamental para la toma de decisiones. Tiene un efecto tremendo en el aumento de la eficiencia y la eficacia de los empleados, lo que tiene un impacto positivo en los resultados de la empresa. HELLA, un proveedor automotriz internacional, notó que su sistema no permitía el acceso a toda la información que necesitaban. Decidieron simplificar un sistema de gestión de documentos demasiado complejo y de alto riesgo.

Desafío

Como uno de los proveedores automotrices líderes en Europa, con especialidad en iluminación y electrónica, la fuerza de ventas de HELLA opera en 125 ubicaciones en 35 países. Y como todas las fuerzas de ventas, HELLA necesita ser rápida y eficiente. “HELLA opera globalmente con sus clientes, y todos en nuestro equipo de ventas global y unidades comerciales asociadas no solo deben tener acceso a tiempo a los documentos en todas las ubicaciones, sino también trabajar en colaboración en los documentos para garantizar una toma de decisiones más rápida”, dijo Andreas Geiger, director de Global Excelencia en ventas (GSE) en HELLA. Geiger también entendió que las soluciones anteriores de administración de documentos y clientes dificultaban la vida de su equipo de ventas global. La valiosa información de los clientes se distribuía en varios servidores independientes, cada uno con su propia estructura de carpetas y convenciones de nomenclatura. La información también se compartía con frecuencia por correo electrónico y, por lo tanto, era necesario optimizar todo el proceso de administración y uso compartido de documentos. Esta situación también hizo que el seguimiento de la información fuera todo un reto para el personal de ventas, que tenía que cotejar y gestionar cientos de documentos técnicos y legales cada vez que surgía una oportunidad.

Estrategia

Estaba claro que se necesitaba una solución sólida de gestión de documentos, una que pudiera integrarse a la perfección con Salesforce.com, el sistema de ventas principal de HELLA. Debido a que Avanade tenía una gran experiencia tanto con Salesforce.com como con la plataforma SharePoint de Microsoft, HELLA seleccionó a Avanade como su socio estratégico para diseñar y ofrecer una nueva solución basada en la nube. “Teníamos mucha confianza en que Avanade tenía la experiencia para hacer el trabajo. Tuvimos mucha confianza en todo momento”, dijo Nico Götzel, el gerente de proyectos de GSE que trabajó con Avanade para este cambio.

Avanade diseñó un sistema de gestión de documentos integral basado en la nube que integraba su instancia de SharePoint Online con su herramienta de gestión de clientes heredada Salesforce.com. Con él, el equipo de ventas de HELLA ahora puede crear automáticamente un depósito central para documentos cuando comienza una nueva oportunidad, así como colaborar con otros y acceder a información muy necesaria, independientemente de la ubicación geográfica, de manera rápida y sin restricciones. “Hoy en día, todos los datos de los clientes están en un solo espacio, lo que lo hace bastante fácil y accesible para las ventas”, dijo el ejecutivo de HELLA.

Resultados

Al permitir que los miembros del equipo de ventas creen, editen y rastreen fácilmente todos los documentos necesarios para sus oportunidades, el nuevo sistema de administración de documentos mejora la productividad, reduce los dolores de cabeza de TI y brinda transparencia al actuar como una fuente única de información del cliente. La nueva solución “se amortiza sola” solo en ahorro de tiempo, según HELLA.

En particular, el jefe de GSE de HELLA dijo que la solución ya está generando un retorno de la inversión positivo. “Hemos medido las mejoras de ahorro de tiempo y este proyecto ahorrará cientos de miles de euros al año, por lo que se paga solo”, informó Götzel. Otra gran victoria han sido las capacidades modernas y el compromiso que esta nueva solución está brindando a la fuerza laboral digital de HELLA. Los empleados ya no necesitan depender de otros para encontrar información y documentos cruciales del cliente. “Es un gran alivio”, dijo. “Todos están contentos de que ya no tengamos que depender del antiguo sistema. Y todos estamos muy contentos con la solución y la cooperación con Avanade”.

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