Resumen
Esta organización de archivos del gobierno es un archivo y editor oficial de su gobierno. Poseen registros oficiales y son custodios de documentos de importancia nacional. Su función es recopilar y asegurar el futuro del registro gubernamental, tanto digital como físico, para preservarlo para las generaciones venideras y hacerlo lo más accesible y disponible posible para el público.
Hubo una preferencia dentro de la organización para usar licencias de acuerdos empresariales de Microsoft existentes y convertir a licencias de Office 365. La organización también decidió que le gustaría utilizar RecordPoint Records365 para ampliar las capacidades de Office 365 para cumplir con sus requisitos avanzados de gestión de registros.
Desafío
En todo el sector público, las organizaciones buscan mejorar la forma en que colaboran en equipos y en toda la empresa. También cuestionan el valor de las implementaciones de EDRM existentes y exploran nuevas formas de mejorar el control, la productividad y el ahorro de costos.
Se identificaron cuatro requisitos principales para la solución:
- Migración compatible de Objective a SharePoint
- Cumplimiento de la legislación sobre gestión de registros
- Implementación basada en la nube en línea con las mejores prácticas de Government Digital Service (GDS) y la estrategia de TI de la organización
- Experiencia mejorada del usuario final, asegurando la adopción del usuario y la eficiencia de la productividad
Modernización era una consideración esencial para la organización del archivo del gobierno.
También era importante hacer esto a un precio que no superara el costo de mantenimiento de 3 años de su solución EDRMS heredada.
“RecordPoint fue el único proveedor que cumplió con todos nuestros criterios. Es fantástico trabajar con un proveedor que puede ofrecer una migración de elevación y cambio compatible y, después de eso, ahorrarnos 60% al año para una solución EDRMS moderna” -Patrocinador del proyecto
Estrategia
Migración compatible de Objective a SharePoint
La primera etapa de entrega involucró la migración de Objective a SharePoint Online a través de la migración compatible como servicio (CMaaS) entregada por RecordPoint. Debido a que la organización de archivos del gobierno ha hecho un gran trabajo al mantener su plan de archivos existente, la migración a SharePoint hará uso del trabajo existente realizado en su entorno de Objective. Como valor agregado, a medida que la organización madure con el uso de Office 365, Records365 podrá administrar de forma centralizada cargas de trabajo adicionales como Microsoft Teams, Grupos, Exchange y más.
SharePoint brinda a la organización la capacidad de crear sitios estructurados en los que capturar, administrar y mostrar información corporativa. Luego, Records365 administra el contenido sin ser intrusivo para el usuario final y aplicando el control de registros en segundo plano.
Cumplimiento de la legislación sobre gestión de registros
Records365 es la solución perfecta de la organización de archivos del gobierno para su deseo de cumplir rigurosamente con la legislación de gestión de registros. Diseñado para cumplir con los estándares europeos, ISO15489, ISO16175 y más, Records365 ofrece la plataforma ideal para que las organizaciones del sector público aborden sus desafíos de modernización y extinción heredada en una sola plataforma. La implementación de Records365 permite que la organización sea compatible y rentable.
Implementación basada en la nube en línea con las mejores prácticas de GDS y la estrategia de TI de la organización
El motor de reglas y las funciones de automatización de Records365 son fundamentales para las estrategias de cumplimiento y TI de la organización de archivos del gobierno. Este motor de reglas comprende el contexto del registro desde el origen y luego compara los datos con las políticas de cumplimiento para automatizar la clasificación de registros.
Los controles de administración de registros detallados se muestran a través de un conjunto de paneles de administración de registros visuales y las capacidades de búsqueda avanzada garantizan el cumplimiento de las políticas de administración de registros y los resultados comerciales deseados.
Experiencia de usuario final mejorada, lo que garantiza la adopción por parte del usuario y ahorros en la productividad
La moderna interfaz de usuario de Records365 facilita el uso y la adopción por parte del personal de la organización. Records365 amplía las capacidades nativas de SharePoint, con funciones que controlan y automatizan sin problemas el ciclo de vida de la gestión de registros.
Este proceso de automatización facilita que los usuarios finales sean más eficientes, capacitando al personal de la organización de archivos del gobierno para ser más colaborativo y productivo al tiempo que garantiza la precisión e integridad de sus datos.
Estamos entusiasmados de emprender este viaje de transformación y modernización digital habilitado por Office 365 y Records365.
Patrocinador de proyecto (, )
Resultados
Ahorros proyectados de hasta 60% anuales para una solución EDRMS moderna.
- La mejor solución de migración compatible a SharePoint
- Producto fácil de usar que mejora la productividad y permite a los usuarios finales usar y adoptar
- El motor de reglas dinámicas que comprende el contexto de los registros hace que el contenido sea compatible y automatiza la clasificación de registros
RecordPoint se enorgullece de ofrecer una solución para la organización de archivos del gobierno que les permitirá migrar a un lugar de trabajo moderno, reemplazar los sistemas heredados existentes y desbloquear la capacidad de la nube. Con el enfoque fácil, moderno y confiable de RecordPoint para la gestión de información y registros, la oferta alojada en la nube de RecordPoint y el servicio de migración compatible acelerarán el viaje de la organización a la nube.
