Resumen
Para cualquier negocio que venda equipos o materiales para grandes proyectos globales, ganar ventas depende de capturar completamente las necesidades y especificaciones complejas de los clientes, incluidas las docenas o cientos de conversaciones de descubrimiento que conducen a la propuesta de venta inicial y hasta el acuerdo de compra final. Los errores en la comprensión de las necesidades específicas de un comprador pueden costar toda la venta.
Para un proveedor global de soluciones de equipos para las industrias de petróleo, gas, petroquímica, energía y procesos, competir y ganar nuevos negocios exigía un esfuerzo de ventas hábil y receptivo para diagnosticar con precisión las necesidades de los clientes y trabajar como un equipo integrado para proponer complejas ventas de equipos importantes y refinar los argumentos hasta llegar a acuerdos finales.
Durante el ciclo de vida de cada relación con el comprador, los requisitos de compra se capturan a través de muchas conversaciones por correo electrónico, a veces con diferentes partes interesadas del cliente y por diferentes empleados del fabricante. Históricamente, el equipo de ventas capturaba correos electrónicos sobre las necesidades cambiantes de los clientes y los compromisos que hacía el equipo de ventas en las carpetas públicas de Outlook. Todos los representantes de ventas de la división de energía podían acceder a las carpetas compartidas para buscar información. Pero con Microsoft limitando el soporte de carpetas públicas en infraestructuras más antiguas como la suya, el proveedor global de equipos reconoció la necesidad de aprovechar las capacidades de servicios de contenido más progresivas de Microsoft para guardar y compartir correos electrónicos con su equipo de ventas.
Con Microsoft SharePoint instalado en las instalaciones y con más de 6000 usuarios interactuando con el sistema cada mes, la empresa quería utilizar esta infraestructura central como columna vertebral para su gestión del conocimiento. Al mismo tiempo, la empresa reconoció el comportamiento de su equipo de ventas, que tenía la costumbre arraigada de capturar el conocimiento del proyecto desde Microsoft Outlook. Aunque el equipo de ventas reconoció que su enfoque existente para guardar correos electrónicos y archivos adjuntos en carpetas públicas compartidas no proporcionaba la velocidad de búsqueda o la precisión para ayudarlos de manera efectiva a crear y refinar ofertas tan rápido como querían, el equipo fue fiel a su antiguo hábito. de guardar correos electrónicos en carpetas públicas de Outlook. La empresa necesitaba encontrar un nuevo método de gestión de correo electrónico que ofreciera la misma comodidad de guardar y compartir desde Outlook con una nueva eficacia de búsqueda y en una sólida infraestructura de gestión del conocimiento.
Desafío
Si bien el proveedor global de equipos tenía instalado SharePoint antes de implementar Colligo para la administración de correo electrónico, su equipo de ventas no lo usaba y prefería guardar los correos electrónicos y los archivos adjuntos en carpetas públicas compartidas en Outlook. El equipo de ventas consideró que guardar los correos electrónicos en SharePoint consumía mucho tiempo y era un inconveniente cuando su trabajo diario se centraba en administrar los correos electrónicos en Outlook.
La empresa se había fijado el objetivo de utilizar mejor SharePoint para almacenar conocimientos para la colaboración entre equipos y entre divisiones. El equipo de TI se enfrentó al desafío de encontrar una manera de hacer que el uso de SharePoint fuera más conveniente para el equipo de ventas y superar los desafíos actuales:
Correos electrónicos no etiquetados, difíciles de encontrar buscando en carpetas públicas. Con cientos de conversaciones de ventas capturadas como correos electrónicos en carpetas públicas durante meses o años, la búsqueda de Outlook tuvo problemas para descubrir información crítica sin metadatos en su lugar. A lo largo de un ciclo de ventas, los representantes de ventas pueden pasar horas extrayendo conocimientos críticos del proyecto, con el riesgo de que se pasen por alto detalles valiosos de las ofertas de ventas.
Las carpetas públicas se hicieron grandes y difíciles de administrar. No solo era difícil buscar en carpetas públicas en constante crecimiento, sino que el esfuerzo de TI necesario para admitir carpetas públicas extremadamente grandes era exigente y costoso.
Las capacidades de SharePoint no se utilizaban por completo. Con SharePoint en uso principalmente por el equipo de Operaciones, el fabricante global de equipos reconoció que no estaba aprovechando de manera efectiva las capacidades de SharePoint para capturar y clasificar contenido de manera eficiente para la colaboración.
“Cada miembro del equipo de ventas recibe toneladas de correos electrónicos de prospectos de ventas y cada representante es el dueño de la relación con sus contactos. Hablando con los usuarios de ventas, necesitaban una forma de compartir fácilmente correos electrónicos entre ellos en un grupo de ventas para garantizar que todos estuvieran al tanto de lo que se discutía, se comprometía y se prometía. El equipo estaba acostumbrado a la facilidad de arrastrar y soltar para guardar correos electrónicos en una carpeta pública. Querían aferrarse a ese enfoque y encontrar una forma de capturar el conocimiento en SharePoint”.
— Analista de negocios de TI
Estrategia
La empresa necesitaba que el equipo de ventas aprovechara las capacidades de SharePoint para recopilar contenido y facilitar la búsqueda y el intercambio, al tiempo que garantizaba la seguridad, la escalabilidad y un camino hacia el cumplimiento de la información.
El equipo de ventas quería seguir trabajando como lo hacía en Outlook. El equipo de TI necesitaba encontrar una manera de unir los dos mundos y comenzó a evaluar las soluciones de administración de correo electrónico para SharePoint.
Para respaldar la implementación de Colligo, el equipo de TI de la empresa trabajó con miembros del equipo de ventas para configurar bibliotecas y una estructura lógica simple para clasificar los correos electrónicos guardados. Colligo facilita la aplicación de clasificaciones y la adición de metadatos desde Outlook.
Captura de correo electrónico familiar. Al integrar el acceso a carpetas de SharePoint directamente en Outlook usando Colligo Email Manager, el equipo de ventas pudo continuar trabajando como lo hacía, arrastrando y soltando correos electrónicos y directamente a SharePoint desde sus bandejas de entrada de Outlook. Con solo un par de clics, los representantes de ventas pueden guardar propuestas de sitios, información de precios y borradores de contratos en la biblioteca correspondiente en SharePoint, con Colligo almacenando automáticamente campos clave como asunto, remitente y fecha como metadatos.
Capacidades más rápidas de búsqueda y uso compartido. Cualquier miembro del equipo de ventas ahora puede buscar, encontrar y compartir rápidamente enlaces seguros a información de ventas esencial, ya que los correos electrónicos y los archivos adjuntos se capturan y etiquetan con metadatos útiles. El descubrimiento seguro y más rápido de la información de ventas ayuda al equipo de ventas a presentar las propuestas de ventas más competitivas y relevantes para el cliente, en el menor tiempo posible.
Gestión del conocimiento escalable y segura. Ahora que el conocimiento del equipo de ventas se captura y clasifica en SharePoint, el proveedor global de equipos ahora tiene varios departamentos que se benefician de la información más fácil de encontrar en SharePoint. A medida que cambian sus usuarios, la empresa está capturando más contenido en SharePoint, obteniendo más beneficios de la plataforma de gestión del conocimiento escalable y segura.
“Colligo le dio a nuestra empresa y a nuestro equipo de ventas lo que cada uno quería: arrastrar y soltar, facilidad para guardar correos electrónicos y una mejor utilización de SharePoint. Ahora los representantes de ventas simplemente guardan en SharePoint desde sus bandejas de entrada y agregan metadatos para una búsqueda más rápida. El funcionamiento de Colligo es familiar para nuestro equipo de ventas, por lo que no necesitaron capacitación y el uso de SharePoint ha aumentado”.
— Arquitecto de soluciones de TI
Resultados
El equipo de ventas de la empresa ya utiliza Colligo desde hace dos años, lo que agiliza la captura de correos electrónicos, archivos adjuntos y documentos en SharePoint. Proporcionar la gestión de correo electrónico de Outlook de arrastrar y soltar integrada en SharePoint proporciona al equipo de ventas el acceso a la información y la velocidad que necesitan para competir mejor en el mercado de equipos competitivo a nivel mundial, al tiempo que coloca a la empresa en una base de gestión del conocimiento moderna, segura y escalable.
La conciencia de venta compartida asegura las victorias de los clientes. La velocidad de búsqueda mejorada y los mejores resultados de búsqueda brindan al equipo de ventas un acceso completo y oportuno a la información sobre las propuestas de sitios en evolución, los contratos y los precios necesarios para ganar y mantener relaciones ganadoras con los clientes.
La funcionalidad familiar permite una adopción rápida. El equipo de ventas del proveedor de equipos quería lo que la mayoría de los usuarios quieren: un acceso mejor y más rápido a la información sin cambiar la forma en que ya trabajan. Colligo Email Manager proporcionó la funcionalidad familiar para compartir de arrastrar y soltar en Outlook, pero proporcionó integración con SharePoint. No se requirió ningún cambio de comportamiento o entrenamiento.
La expansión de SharePoint demuestra la gestión progresiva del conocimiento. La empresa comenzó a trabajar con Colligo con la ambición de evolucionar su gestión del conocimiento hacia un enfoque más progresivo y escalable. Con la adopción de SharePoint extendiéndose más allá de su equipo de operaciones hacia su departamento de ventas, la organización ha establecido un impulso hacia la gestión progresiva del conocimiento.
“Colligo nos ayudó a satisfacer las necesidades tanto de las personas que capturan correos electrónicos como de las personas con quienes se comparten esos correos electrónicos. El equipo de ventas ahora sabe cómo guardar y categorizar correos electrónicos a un alto nivel y etiquetar de manera efectiva con metadatos. Este es un enfoque moderno y escalable para la gestión del conocimiento, mucho mejor que los viejos hábitos de capas y carpetas de capas. Y para las personas que acceden a esos correos electrónicos compartidos, ahora es fácil encontrar lo que buscan con una búsqueda que puede basarse en metadatos para obtener resultados de búsqueda rápidos y relevantes”.
— Arquitecto de soluciones de TI
