La nueva intranet del Consejo del Distrito de Gisborne mejora la comunicación con Office 365 e Information Leadership

Resumen

El Consejo del Distrito de Gisborne (GDC) es una autoridad del gobierno local con sede en la Isla Norte de Nueva Zelanda. Information Leadership se asoció con GDC para ofrecer una intranet en su plataforma Office 365 existente. Esto los prepara para aprovechar el conjunto de herramientas de Office 365 e incorporar mejoras de tecnología en la nube según sea necesario. El propósito del proyecto era mejorar la comunicación y unir al personal.

Desafío

La antigua plataforma de intranet de GDC estaba hecha a medida, muy personalizada y ya no era compatible. El contenido estaba desactualizado porque solo un pequeño grupo de personal podía completar las actualizaciones debido a la interfaz de administración difícil de usar.

El personal del consejo usó varias tecnologías para comunicarse y no había 'un solo lugar' para reunirlas por completo. Dependían en gran medida de los correos electrónicos para enviar noticias a toda la organización. Además, el Director Ejecutivo y la gerencia no podían comunicar fácilmente las noticias de toda la organización con el personal.

Estrategia

GDC estaba ansioso por aprovechar al máximo su licencia de Office 365: una intranet construida sobre SharePoint era coherente con este enfoque. Tenían confianza en la longevidad de la plataforma de Microsoft y el soporte potencial de múltiples socios, a pesar de estar ubicados lejos de los principales centros de Nueva Zelanda.

El consejo ya estaba haciendo un buen uso de las herramientas de Microsoft, como Skype for Business y Yammer. El equipo del proyecto aprovechó el desarrollo de la intranet como una oportunidad para probar Microsoft Teams para la colaboración interna y externa. Se beneficiaron de funciones como videollamadas, conversaciones, espacios de trabajo de documentos compartidos, OneNote para realizar un seguimiento del contenido de las reuniones y Planner para realizar un seguimiento de las tareas del proyecto.

Los talleres de diseño realizados como parte del inicio del proyecto ayudaron a educar al equipo del proyecto sobre lo que era posible usar la plataforma de SharePoint; y acordar la funcionalidad y arquitectura de la información. Los talleres incluyeron el examen de las necesidades de la audiencia, cómo inventariar contenido existente y nuevo, maquetas de estructura alámbrica y debates sobre la navegación. Las consideraciones clave a lo largo de este proceso fueron proporcionar una gestión de contenido fácil de usar y una funcionalidad que presentara a los usuarios muchas oportunidades para interactuar con el contenido.

Otros resultados posteriores al taller incluyeron el desarrollo de un informe creativo y maquetas de diseño para garantizar que la apariencia de la nueva intranet refleje con precisión la identidad cultural de la organización.

El liderazgo de la información dirigió los talleres de gestión del cambio y la gobernanza para entregar enfoques probados y probados para gestionar el cambio, las comunicaciones y la definición de roles para garantizar el éxito continuo del proyecto después de la puesta en marcha.

Para garantizar la autosuficiencia, se implementó un programa de "capacitación de capacitadores" para garantizar que la responsabilidad de administrar el contenido se descentralizara y la intranet se mantuviera actualizada y relevante para el personal.

Resultados

'Naumai' - sentido 'bienvenidos' en maorí fue elegido como el nombre de la nueva intranet de GDC. Con más de 50% de la población de Gisborne de ascendencia maorí, este nombre refuerza la identidad cultural única de su intranet y su relevancia en la organización.

El Director Ejecutivo publica regularmente blogs para conectarse con el personal y hacerles saber lo que es 'principal'. La intranet es el centro social para el personal donde el personal "grita" elogios a sus colegas y publica fotografías para crear una comunidad a través de "publicar una foto". La construcción de un sentido de comunidad se ve reforzada por las funciones listas para usar en SharePoint que permiten a los usuarios hacer clic en "Me gusta" y "comentar" el contenido que ven, de forma similar a las plataformas de redes sociales populares.

La intranet es utilizada por todas las partes del consejo, en particular Recursos Humanos y Finanzas. El contenido empresarial, que actualmente reside en un sistema electrónico diferente, puede aparecer en un solo lugar para que los usuarios puedan encontrar rápidamente la información que necesitan para hacer su trabajo.

El proceso de mantener el contenido actualizado se descentraliza al personal de cada unidad de negocio. Conocidos como 'Contribuidores de contenido', estos usuarios se benefician del uso de la moderna interfaz de listas de SharePoint para crear gran parte de su contenido (que luego aparece automáticamente en las páginas). Están creando páginas con diseños personalizados que garantizan que el proceso de creación de contenido sea lo más intuitivo y sencillo posible. Esto incluye el uso del panel de edición en el modo de edición de página para proporcionar un proceso de un solo paso para la creación de contenido en la página.

"Los superusuarios gestionan la administración y el back-end, pero no son personal de TI debido a la interfaz de administración relativamente intuitiva".
– Jason Derr, jefe de equipo de soluciones comerciales

Para monitorear el uso Azure 'Application Insights' se usa para medir el tráfico. El personal de comunicación ha establecido KPI para la mejora continua de la adopción por parte del usuario. Si las páginas no están funcionando bien, trabajan con las unidades comerciales para mejorar la experiencia del usuario con ese contenido al proporcionar sugerencias para mejorar y comentarios de los usuarios cuando estén disponibles.

El personal está descubriendo otras herramientas útiles en el paquete de Office 365, como Planner y One Note, y se está generando un impulso a medida que el personal ve cómo las herramientas los ayudan en su trabajo.

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