Empresa global de servicios forestales innova su programa de capacitación mediante el uso de imágenes de 360 grados en espacios de SharePoint para preservar el conocimiento institucional e inspirar a la próxima generación de fabricantes de papel

Lo que cree que sabe sobre Georgia-Pacific depende de cómo encuentre sus productos, y hay muchas maneras de hacerlo. Si usted es propietario de una casa y desea construir una plataforma nueva, verá un gran "GP" estampado en los materiales de madera mientras navega por el pasillo de madera de una tienda de mejoras para el hogar. Los restaurantes cuentan con dispensadores de toallas de papel de Georgia-Pacific montados en las paredes de sus baños. El pasillo de papel en su supermercado local está lleno de algunas de las marcas más reconocidas de Georgia-Pacific, que incluyen papel higiénico Angel Soft®, toallas de papel Brawny® y platos y vasos Dixie®. Como dice Bruce Skillin del equipo de aprendizaje inmersivo del Grupo de fabricación continua (CMG) de Georgia-Pacific: “Somos muchas cosas diferentes para diferentes personas. Más o menos, si puedes hacerlo desde un árbol, lo tenemos o lo hacemos”.

Fundada en 1927 en Augusta, Georgia, y ahora con sede en Atlanta, Georgia-Pacific emplea a 30 000 personas en más de 180 ubicaciones en todo el mundo. Al igual que muchas empresas con una larga historia y muchos procesos patentados, Georgia-Pacific quería preservar el conocimiento institucional y proporcionar una base sólida para la próxima generación de fabricantes de papel. Los objetivos de Georgia-Pacific de preservar el conocimiento y capacitar a nuevos fabricantes de papel se volvieron aún más desafiantes ante una pandemia global que hizo que los viajes y la comunicación en persona fueran casi imposibles. Fue entonces cuando la empresa recurrió al grupo Advance Concepts® con sede en Wisconsin y al equipo de Innovación tecnológica de productos de consumo para abordar el desafío, que finalmente condujo al descubrimiento de los espacios de Microsoft SharePoint.

Kurt Adams, vicepresidente de Investigación y Desarrollo, resume la necesidad y los objetivos de la empresa de esta manera: “Una de las responsabilidades importantes de la organización de I+D de Georgia-Pacific es lo que llamamos continuidad del conocimiento, es decir, la asimilación, el archivo y la difusión de conocimientos que consideramos importantes para mantener nuestra ventaja competitiva y capacitar a las futuras generaciones de fabricantes de papel. Si no aseguramos la continuidad del conocimiento, sucederá una de dos cosas: (1) perderemos ese conocimiento o (2) el conocimiento se socializará en toda la industria y todos estarán haciendo lo mismo. De cualquier manera, perdemos nuestra ventaja competitiva. La capacidad de preservar el conocimiento y transmitirlo a las siguientes generaciones de fabricantes de papel es importante para mantener nuestra posición competitiva a largo plazo. Es por eso que una herramienta como los espacios de SharePoint no solo es agradable, sino que es esencial para el éxito de nuestro negocio en el futuro”.

Fabricación de papel 101

El proceso húmedo convencional (CWP) es el método tradicional de fabricación de papel a partir de fibra de madera. Las máquinas involucradas en la fabricación de papel son realmente enormes, a veces el equivalente a un edificio de tres pisos y un campo de fútbol. Además, Georgia-Pacific ha patentado nuevos procesos y tecnologías para otros métodos de fabricación de papel. Para proteger su propiedad intelectual, la empresa controla cuidadosamente el acceso a sus plantas, con acceso otorgado solo a aquellos empleados que trabajan en ellas.

Por lo general, los nuevos fabricantes de papel viajarían a las instalaciones de papel de Georgia-Pacific para aprender estos procesos y ser asesorados por expertos en la materia (SME) en cada instalación. Sin embargo, las restricciones relacionadas con la pandemia aceleraron el pensamiento de las partes interesadas de la empresa sobre formas nuevas, escalables y potencialmente menos costosas (tecnología como realidad aumentada (AR) y entornos inmersivos) para capacitar a los fabricantes de papel y desarrolladores de productos de Georgia-Pacific en el futuro que no requieren necesariamente el acceso a las plantas o ver la maquinaria en acción.
Como señala Brigette K. Smith de Advance Concepts®, “CWP no ha cambiado mucho desde su creación, por lo que no podemos ofrecer contenido 'nuevo'. Lo que podemos hacer es entregar contenido antiguo de una manera nueva y emocionante”. Una vez que Georgia-Pacific contrató a Georgia-Pacific para resolver el desafío, ella y su equipo se dispusieron a capturar el conocimiento institucional de los fabricantes de papel experimentados, "capturar la continuidad del conocimiento", como lo llama Smith, y crear un vocabulario de términos específicos de la industria, como secador Yankee y hornificación, para ayudar a la próxima generación de fabricantes de papel a ponerse en marcha.

Preservar toda una vida de conocimiento, en 360 grados

La dinámica de la fuerza laboral ha estado cambiando durante muchos años. La mayoría de las personas ya no se quedan en el mismo trabajo durante 40 años. Además, la generación más joven de empleados ha crecido con la tecnología y quiere ser móvil. Smith y el equipo de Advance Concepts® tuvieron que idear un programa educativo y una plataforma que pudiera satisfacer las necesidades y los deseos de esta fuerza laboral más joven en la forma en que quieren aprender. El resultado fue Quest.

Smith describe Quest de esta manera: “Se nos ocurrió el nombre porque estamos en una búsqueda para ser aprendices de por vida. Nuestro viaje no es estático; es inmersivo. No estamos solos, y hay muchas PYMES dentro de Georgia-Pacific para ayudarnos en nuestro camino”.
Quest comenzó como una serie de videos rápidos (muchos creados profesionalmente) y presentaciones de Microsoft PowerPoint. Smith y el equipo de Advance Concepts® encuestaron a grupos piloto de usuarios objetivo para tener una idea de las modalidades de aprendizaje que más les interesaban. Determinaron que, aunque las diapositivas y los videos seguirían siendo una parte integral de Quest, se necesitaba algo más para involucrar a estos estudiantes más jóvenes. El equipo comenzó a investigar AR y realidad virtual (VR) y herramientas para incorporar su uso en Quest. “En nuestra investigación, leemos sobre AR y VR y cuánto más rápido aprenden las personas cuando pueden experimentarlo virtualmente en comparación con solo una plataforma de diapositivas tradicional”, dice Smith.

Smith recurrió a Skillin en busca de ayuda. Había estado experimentando con la fotografía de 360 grados en proyectos de tecnología inmersiva en Georgia-Pacific. Smith y su equipo se dedicaron al "desarrollo de habilidades y contaron esta gran historia", dice Skillin, "y tenían varias formas de hacer un video y presentaciones de PowerPoint, pero el concepto de hacerlo con fotografías de 360 grados o recorridos virtuales que albergan El contenido de 360 grados no era algo que hubieran considerado antes de encontrarme”.

Acceso seguro a la formación futurista

El trabajo de Skillin se centró en AR/VR y realidad mixta, y sabía que las imágenes y los videos de 360 grados encajaban muy bien en esos espacios, como lo demuestra su uso en bienes raíces. El equipo de Smith tenía contenido listo para usar y estaba experimentando con diferentes herramientas de AR/VR, pero ninguna de ellas brindaba la seguridad y las protecciones de propiedad intelectual que Smith y Skillin buscaban.

Georgia-Pacific ya tenía una gran adopción de Microsoft 365, por lo que Skillin sugirió espacios de SharePoint. SharePoint está diseñado para la empresa, con funciones como la seguridad basada en funciones. Con los espacios de SharePoint, el equipo de Smith pudo combinar imágenes de 360 grados con seguridad empresarial para crear escenarios de aprendizaje que fueran efectivos mientras protegían la propiedad intelectual confidencial.

Skillin explica: "Una de las grandes cosas que los espacios de SharePoint resolvieron para nosotros en la empresa fue que ayudó a proteger nuestra propiedad intelectual al usar los mismos nombres de usuario y contraseñas que todos usaban". A través de las funciones de seguridad de la herramienta, el equipo de TI de Georgia-Pacific sabía quién se estaba autenticando en Quest y a qué estaba autorizado a acceder.

Una experiencia de aprendizaje multimedia inmersiva

Mientras Smith y su equipo probaban otras plataformas para Quest, se encontraron con dos problemas: (1) la incapacidad de incrustar y vincular contenido existente y (2) el requisito de implementar software en los dispositivos de los usuarios.

Ninguna de las herramientas que probaron permitió a los diseñadores y desarrolladores de contenido colocar un video o una plataforma de diapositivas o vincular a una fuente externa. Por el contrario, los espacios de SharePoint permitieron al equipo combinar la tecnología AR/VR y las imágenes de 360 grados sin problemas, sin necesidad de crear plataformas separadas para esos elementos. Por ejemplo, un componente esencial en la fabricación de papel CWP es el secador Yankee, una pieza de maquinaria que puede tener 33 pies de largo, 18 pies de diámetro y pesar más de 130 toneladas. Este rollo gigante elimina la mayor parte del agua del papel durante su fabricación. Con gafas de realidad virtual, los usuarios pueden sumergirse en la experiencia del entorno de esta máquina masiva, hacer clic en varios elementos para obtener más información y escuchar la narración de las pymes. Como dice Skillin, “Estás justo al lado de la máquina como si estuvieras caminando a lo largo de ella. Puedes buscar, hacer clic en las cosas. Los espacios de SharePoint los colocan en el entorno y les brindan un mayor nivel de comodidad que mirar contenido plano. Esa máquina es tan grande que es difícil entenderla a menos que la veas en persona. Los espacios de SharePoint brindan a los estudiantes esa experiencia”.

Si los usuarios no pueden o no quieren usar las gafas, aún obtienen la información que necesitan. Smith dice: “Los usuarios no tienen que tener las gafas. No obtendrán la misma experiencia porque la experiencia virtual es única, pero al final, esa fue una gran parte de la razón por la que nos gustaron los espacios de SharePoint: puede experimentarlo desde su computadora. No tienes que tener las gafas”. Todos los usuarios de Quest acuden al mismo espacio, pero cada uno tiene la flexibilidad de experimentar los módulos de aprendizaje de la manera que mejor se adapte a sus necesidades, en la seguridad de su propio entorno y a su propio ritmo.

Otra ventaja de los espacios de SharePoint es que no requería implementar software en los dispositivos de los usuarios. “Algunas de las otras herramientas que estábamos probando”, dice Skillin, “requerían que descargáramos un lector o una aplicación en nuestras máquinas. Con los espacios de SharePoint, no tuvimos que hacer nada de eso. Ni siquiera tuvimos que lanzar una actualización de software”.

Facilidad de uso desde una interfaz familiar

Los desarrolladores y administradores de contenido de Georgia-Pacific conocen bien SharePoint, lo que facilitó la escalabilidad a los espacios de SharePoint. “Si se siente cómodo con SharePoint, si sabe cómo crear diapositivas de PowerPoint, se sentirá cómodo creando un espacio”, dice Skillin. De hecho, dice Smith, la facilidad de uso fue una de las cosas que realmente atrajo a ella y a su equipo a los espacios de SharePoint: "Es una de las principales razones por las que, en el último momento, hicimos el cambio de una de las plataformas de prueba a Espacios de SharePoint. Estábamos programados para lanzar a fines de junio, y principios de junio fue cuando hicimos el cambio. Pudimos hacerlo porque nos sentíamos cómodos con SharePoint”.
Esta familiaridad está ayudando a Smith y su equipo a hacer la transición de Quest a desarrolladores y administradores de contenido. Pueden hacer actualizaciones rápidamente después de una o dos horas de introducción a Quest. “Pueden ponerse en marcha y realizar cambios que nos habría llevado días o semanas entrenarlos en otro software. Esa fue una gran victoria”, dice Smith.

La fácil navegación que ofrece Quest también se muestra en la experiencia del usuario final. Los comentarios que el equipo de Quest ha recibido de personas que han completado los módulos de Quest incluyen:

• "¡Realmente estoy aprendiendo cosas!"
• “¡Esto es tan fácil de navegar!”
• “Todo nuestro equipo realmente necesita pasar por Quest”.
• "Esto hubiera sido genial cuando comencé en Georgia-Pacific, no voy a mentir".
• “En una escala del 1 al 5, siendo 5 la forma más útil de aprender, este es un 5½”.

Eric Lepp, gerente de crepado y revestimiento y desarrollador de contenido en el equipo de Quest, confirma las vibraciones positivas desde la perspectiva de un desarrollador: “Creo que la capacidad de actualizar el contenido a través de la función de edición y volver a publicarlo es realmente sencillo. La capacidad de estar basado en video, basado en documentos, creo que una vez que haya cargado el archivo y luego construya el sitio a través de algunas de las funciones de diseño, las funciones de edición integradas, es excepcional”.

Una plataforma de aprendizaje preferida basada en espacios de SharePoint

Los espacios de SharePoint facilitan la administración, el ensamblaje, la publicación y la visualización de imágenes de 360 grados y otros tipos de contenido para un amplio espectro de usuarios. “Simplemente nos permitió crear nuestro contenido de una manera que sentimos que podíamos entregarlo mejor a la mayor cantidad de personas”, dice Smith. El formato que presenta Quest: aprendizaje basado en imágenes fijas; una experiencia virtual inmersiva de 360 grados; e incluso entrevistas de podcast con empleados de mucho tiempo y pymes, le dieron a Georgia-Pacific una forma de garantizar la continuidad del conocimiento institucional, poner al día rápidamente a los nuevos fabricantes de papel e inculcar una terminología común relacionada con el proceso en toda la organización.
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“Esperamos que Quest se convierta en la plataforma preferida para entregar contenido a los empleados nuevos y actuales. Queremos que sea un lugar donde las personas vengan a aprender y crecer, donde vayan porque disfrutan de la plataforma y la variedad de formas en que pueden aprender. Los espacios de SharePoint son el vehículo que nos está ayudando a crear una forma emocionante e inmersiva de entregar contenido”, dice Smith.

Kurt Adams está de acuerdo: “La forma en que aprende la próxima generación de empleados que traeremos a Georgia-Pacific es completamente diferente a la de las generaciones anteriores. Estar inmerso en el entorno de aprendizaje, ya sea VR o AR; videos cortos; el contenido que ha sido analizado en piezas comprensibles y del tamaño de un bocado es la forma en que esta generación aprende. Por lo tanto, si queremos ser competitivos y crear un ambiente de trabajo atractivo y en el que la gente quiera no solo unirse sino quedarse, esta es la forma en que tendremos que abordar nuestra capacitación y desarrollo”.

Los espacios de SharePoint ofrecieron a Georgia-Pacific y Advance Concepts® una poderosa combinación de preparación empresarial; facilidad de uso para desarrolladores de contenido y consumidores; y una forma sencilla de publicar y ensamblar imágenes fijas, fotografías de 360 grados, presentaciones de PowerPoint e incluso podcasts en una experiencia inmersiva. Skillin, Smith y el equipo de Quest solo han arañado la superficie de lo que su plataforma de aprendizaje puede ofrecer a los empleados de Georgia-Pacific. Si esta experiencia inicial y el éxito de Quest hasta la fecha son una indicación, de hecho, están viendo un futuro brillante.