Resumen
Después de que una empresa de juegos líder en Australia se fusionara con otra organización, necesitaban integrar rápidamente equipos, información y sistemas. La financiación y un nuevo enfoque les permitieron sumergirse de lleno en Microsoft 365 comenzando con la intranet, la gestión de documentos y la colaboración en equipo.
Originalmente con la intención de construir una intranet de SharePoint clásica, la compañía de juegos trabajó con Circle T para pasar a SharePoint moderno debido a sus atributos más ágiles y enfocados en el futuro, al tiempo que resuelve las deficiencias actuales.
Este reproductor es uno de los pocos en Australia que usa la versión moderna de SharePoint para una intranet extensa.
Desafío
Operando en apuestas, medios y loterías, la empresa de juegos se enfrentó a un desafío multifacético al fusionar dos intranets: una en SharePoint Classic y la otra en una interfaz de Mango Apps con espacios de trabajo de SharePoint detrás. Los usuarios tenían acceso a una intranet u otra, y ninguna de las plataformas estaba disponible a través de dispositivos móviles, un problema más frecuente para muchos empleados en movimiento.
La intranet existente de 'aplicaciones de Mango' era bastante social, con una comunicación bidireccional más parte de la cultura que la plataforma de SharePoint existente. Reunir a todos como un solo equipo significaba mantener e incluso mejorar el potencial de estas fuertes cualidades de compromiso. La empresa quería garantizar una transición fluida a la nueva intranet, al mismo tiempo que creaba más oportunidades para que los miembros del equipo se conectaran y participaran en una empresa más grande y diversa.
La nueva solución debía ser una ventanilla única para todos los empleados, independientemente de su función. Necesitaba algo de personalización para que los empleados pudieran mantener vínculos con los sistemas heredados, al mismo tiempo que proporcionaba una unidad general. Mobile first y la preparación para el futuro también fueron consideraciones cruciales para permitir un entorno y una fuerza laboral que cambia rápidamente.
Otro desafío al que se enfrentó la organización fue integrar tantos sistemas y procesos como fuera posible después de la fusión. Microsoft 365 hace esto naturalmente, pero la nueva intranet necesitaba crear espacio para que ciertas aplicaciones entregaran todo su potencial.
Estrategia
La empresa de juegos trabajó con Circle T para evaluar sus opciones e implementar una nueva solución de intranet. El equipo habló sobre SharePoint Classic y Modern y trazó los beneficios de cada solución. En última instancia, la empresa decidió "Modernizarse" como una inversión en el futuro, respaldando los claros beneficios actuales, como la prioridad móvil y los elementos web sencillos y listos para usar, al tiempo que apuesta por futuras funciones y mejoras.
Circle T alentó una solución que minimizaba la personalización, recurriendo a ella solo cuando había una necesidad funcional y cuando no podía resolverse con las opciones listas para usar en el corto o mediano plazo.
Ejemplos de esto incluyen un mensaje de bienvenida individual, con el encabezado Circle T que incluye un megamenú.
El equipo diseñó y construyó la intranet utilizando componentes de 'intranet en una caja' de Circle T Kasama preconstruidos, pero con soporte enfocado para componentes específicos basados en necesidades, como el diseño para garantizar cierta continuidad para los usuarios existentes y optimizar la integración con Microsoft 365 y la búsqueda. .
Circle T lideró la pieza de arquitectura de la información, incluida la gestión de documentos, con documentos ubicados de acuerdo con su tipo, confidencialidad y preparados para el futuro para permitir permisos, flujos, cumplimiento y necesidades de auditoría relevantes en diferentes tipos de documentos, pero presentándolos al usuario final desde un única interfaz a la que estaban acostumbrados. El filtrado extensivo ayudó a los usuarios a identificar una única fuente de verdad para los documentos clave de todo el grupo, al mismo tiempo que podían buscar en todo el entorno.
Una apariencia limpia y contemporánea fue crucial para reflejar tanto una nueva marca como un negocio en toda la empresa. Por lo tanto, el equipo modificó los elementos web de Circle T para adaptarse a los requisitos generales.
Resultados
El cliente pudo lanzar con éxito una plataforma unificada y contemporánea disponible en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Las varias semanas de prueba resolvieron las correcciones menores y los empleados fueron recibidos en el lanzamiento no solo con su nombre y el resumen de los documentos de Office 365, sino también con enlaces rápidos a sus sistemas y herramientas más utilizados. El día del lanzamiento, el sitio fue visitado más veces que empleados en la empresa, lo que muestra un fuerte tráfico repetido y buenas señales para el futuro.
