Las escuelas del condado de Fulton usan SharePoint y Power BI para administrar y rastrear mejor las asociaciones con empresas locales, con la ayuda de BPA Solutions

Resumen

Escuelas del condado de Fulton (FCS) es el cuarto sistema escolar más grande de Georgia con más de 14,000– y empleados a tiempo parcial, incluidos más de 7500 maestros y otro personal certificado, abarcando 106 escuela, administrativo, y edificios de apoyo. 

Buscando una manera de rastrear de manera eficiente las asociaciones y actividades entre múltiples entidades, SFC recurrió a BPA Solutions. Con BPA CRM y la flexibilidad de BPA No-Code Solution Builder, soluciones basadas en SharePoint, FCS pudo construir un poderoso sistema para administrarmi relaciones, donaciones, programas, y eventos Usando Energía BI, ahora pueden identificar qué escuelas necesitar ayuda establecerEn g alianzas con empresas locales.  

Desafío

To realizar un seguimiento de las asociaciones y actividades entre local negocios, aprendizaje comunidades, y escuelas, Las escuelas del condado de Fulton confiaron en un excel grande libro de trabajo. Este lo hizo difícil para el personal de FCS para encontrar rápidamente qué escuelas faltaba asociaciones y qué organización asociadas asistió variar inclusots o programas. 

Un pequeño equipo de 5 personas en el Departamento de Comunicación de FCS manejado tEl libro de trabajo, conocido como tél sobresale Relación de pareja Rastreador. Para cada grupo de partes interesadass, el equipo mantuvo un Excel separado tab (escuelas, socios comunitarios, base de datos de fe, etc.). Para las asociaciones, el equipo mantuvo un columna noble "Socios.”  

También agregaron Excel tabdominales para cada nuevo evento o programa. El equipo copió y pegó información sobre plos socios asistentes al evento en la nueva pestaña. El proceso manual de copiar y pegar información de una pestaña a otra hizo pagsarmando informes lento e ineficiente.  

General, tel proceso le faltaba la funcionalidad SFC necesario. complicando aún más las cosas, otros departamentos podríanNuevo Testamento acceder fácilmente a la información porque un pequeño equipo en el Departamento de Comunicaciones propiedad y mantuvo el rastreador.

Estrategia

Habiéndome mudado ya a Oficina 365 y ser experto con SharePoint 2013, SFC decidió a reemplazar their Sobresalir socior rmirelación Rastreador con una solución basada en SharePoint Online.  

BPA-CRM dio SFC un gran punto de partida para rastrear Interesado detalles y sus relacionados CContactos El BPA Soluciones y FCS a continuación, el equipo desarrolló un lugar para realizar un seguimiento de las actividades y asignar Ccontactos con Ccampañas (mirespiraderos/pagsprogramas). 

El equipo de Soluciones BPA y los desarrolladores de FCS dedicaron la mayor parte del tiempo de desarrollo a diseñar las relaciones de muchos a muchos entre las escuelas y los socios. Con la arquitectura inicial creada con listas y vistas de SharePoint, el equipo amplió la Interfaz BPA CRM y sus páginas de detalles listas para usar utilizando el generador de soluciones sin código de BPA para permitir que los usuarios vean el afiliaciones entre escuelas y socios. Ahora wgallina viendo un Página de detalles de la escuela, un usuario puede haga clic en a nombre del socio y se redirigido a la página de detalles del socio demostración qué escuelas apoyan y en que eventos y programas ellos han participó. Desde esta página, un usuario pueden seleccione un evento o programa y inmediatamente ver quyo participaron los socios. 

Con la adición de Poder BI, los usuarios pueden ahora abra un mapa del condado de Fulton y vea qué escuelas tienen asociaciones con diferente color burbujas de ubicación geográfica en función de su número de asociaciones.  

Los usuarios también pueden revisar el Panel de donaciones para ver las donaciones recibidas, así como las que están en proceso. Además, pueden comprobar el Ccampaña Dtablero para ver el número de eventos realizados y el número de asistentes a cada evento. 

El equipo está trabajando actualmente en un Otorgar Envío Solicitud, utilizando Nintex Workflow y Nintex Forms. Una vez a otorgar es fundado, se agregará a BPA CRM y aparecerá en las Escuelas agregando un nuevo pestaña "Subsidios.” Una nueva entrada del Menú permitirá usuarios para encontrar rápidamente Subsidios y administrar sus fechas de vencimiento y dar seguimiento a los cronogramas de pago. El equipo también construirá un Panel de subvenciones con poder BI para ilustrar la industrias que otorgan subvenciones, financiamiento durante la vida de la subvención, y 5 años proyecciones de financiación de subvenciones. 

Resultados

Con BPA CRM y poder BI, las escuelas del condado de Fulton han podido aprovechar su infraestructura de SharePoint existente para crear una Comunidad Sistema de Gestión de Relaciones que satisface las necesidades de las escuelas, la Relación con la Comunidad tequipo, los socios y, en última instancia, los estudiantes que dependen de la socios comunitarios para apoyar su aprendizaje.  

La naturaleza flexible del producto BPA permite la personalización requerida para satisfacer las necesidades únicas del distrito. El proceso ahora es más eficiente y requiere menos mano de obra porque el sistema automáticamente administrares relaciones, donaciones, programas, y eventos. Proporcionando los usuarios clave acceden al sistema en un modo de autoservicio, SFC personal ahora más tiempo esperar a que el pequeño equipo del Departamento de Comunicaciones de FCS extraiga informes manualmente y comunique los resultados. El sistema basado en la nube elimina la redundancia, permite a los usuarios que no están en el Comunicaciones Ddepartamento para tener visibilidad de las relaciones y permite un acceso más amplio a los contactos de los socios. Los paneles brindan información sobre el panorama general de las relaciones con la comunidad y promueven una mejor colaboración y comunicación.  

FCS espera una mayor expansión de BPA CRM y Microsoft 365, y están considerando varios casos de uso nuevos.