La empresa Fortune 100 pasa la auditoría y logra el cumplimiento con la solución de administración de registros para SharePoint con Collabware

Resumen

Una empresa Fortune 100 en una industria fuertemente regulada (la "Empresa") tenía el requisito de seguir estrictas políticas de gestión de retención y estaba sujeta a auditorías periódicas. Sin embargo, la empresa carecía de los controles de registros para cumplir con este requisito reglamentario. Implementaron una solución de administración de registros para SharePoint para capturar registros y mostrar procesos de administración de registros defendibles.

Desafío

Con las auditorías pendientes, la empresa necesitaba garantizar el cumplimiento normativo. La Enterprise tenía un programa maduro de gestión de registros. Sin embargo, sin sistemas o procesos de gestión de registros automatizados, la Empresa se dispuso a hacer lo siguiente:

• Establecer el cumplimiento de la gestión de registros en el entorno de SharePoint
• Automatice la destrucción de documentos en función de los requisitos legales
• Reduzca los costos de almacenamiento agregando políticas de retención de documentos con fechas de destrucción a todas las bibliotecas

Estrategia

La empresa optó por ampliar la funcionalidad de su inversión en SharePoint, que estaban usando para la colaboración y comenzando a usar para la gestión de contenido. La empresa decidió implementar la solución Collabware CLM, que automatizaba los procesos de gestión de registros manteniendo el cumplimiento de los documentos. Con el apoyo de Collabware, la solución Collabware CLM de Enterprise se puso en marcha en menos de cinco meses, incluida la capacitación del administrador de registros y las pruebas de aceptación del usuario.

A lo largo del proceso, Collabware brindó capacitación en el sitio, servicios de asesoría remota y un administrador de interacción con el cliente dedicado para apoyar al equipo interno. El representante de la empresa declaró: “La capacitación fue completa y efectiva, y Collabware siempre estuvo ahí para ayudar a navegar las aguas durante la implementación técnica. El equipo de Collabware trabajó junto con nosotros para resolver rápidamente cualquier problema que surgiera y, en general, ¡fue maravilloso trabajar con ellos!”

Resultados

Una parte fuertemente regulada del negocio ahora cumple totalmente con sus reguladores. Debido a la capacidad de la solución para capturar registros legalmente y mostrar procesos de administración de registros defendibles, la empresa pasó una auditoría externa a gran escala reciente, un gran hito y validación de su implementación.

La implementación inicial de Collabware CLM fue la primera de muchas que se implementaron en diferentes divisiones dentro de la empresa. Los empleados se han vuelto mucho más conscientes del Programa de administración de registros y la empresa anticipa una gran disminución en los costos de almacenamiento.