La organización conservacionista lleva el trabajo con la información a un nuevo nivel con Office 365 e Information Leadership

Resumen

Forest & Bird es la principal organización de conservación independiente de Nueva Zelanda: protege la vida silvestre y los lugares salvajes, en tierra y en el mar. Durante casi un siglo, han sido la voz de la naturaleza en las comunidades, ciudades, consejos, el gobierno central y los tribunales de Nueva Zelanda. Son una organización benéfica registrada, con un equipo diverso de personal y un gran número de voluntarios.

Junto con Information Leadership, han implementado un portal de colaboración e información de Office 365 rentable llamado 'The Nest'. Esta solución se centra en aumentar la coherencia, la visibilidad y la seguridad del contenido, al tiempo que hace que la información esté disponible en toda Nueva Zelanda dondequiera que trabaje el personal.

Desafío

Como organización benéfica registrada, Forest & Bird prioriza los gastos que benefician directamente el trabajo de conservación. Esto significa que no tienen acceso a un gran presupuesto para proyectos de transformación interna.

Forest & Bird no tenía un enfoque claramente definido para almacenar información, y su personal usaba varias plataformas y unidades diferentes para almacenar documentos. Esta disparidad hizo que los trabajadores tuvieran dificultades para encontrar la información que necesitaban, así como las versiones más actualizadas de los documentos.
Los intentos anteriores de cambiar los sistemas utilizados para el almacenamiento de información se estancaron porque el personal no percibió un impacto positivo inmediato en su trabajo. Este proyecto necesitaba involucrar al personal de Forest & Bird para que aceptaran los beneficios de un enfoque consistente, lo que requería capacitación adicional.

Debido a que el personal de Forest & Bird trabaja desde muchas áreas remotas de Nueva Zelanda, necesitan poder acceder a la información desde cualquier lugar y al mismo tiempo garantizar formas fáciles y seguras de sincronización fuera de línea debido a la falta de cobertura de servicio en ubicaciones remotas.

Estrategia

Forest & Bird trabajó con Information Leadership para crear un enfoque definido para almacenar información y desarrollar un portal de información y colaboración de Office 365 llamado 'The Nest'. Al usar Office 365, la organización aprovecha las licencias con descuento que Microsoft ofrece a las organizaciones benéficas.

Para ganar confianza y aceptación, Forest & Bird implementó 'The Nest' en varias fases con el objetivo de maximizar la participación del personal. El equipo completó los primeros espacios de trabajo digitales para los equipos de recursos humanos, marketing y comunicación. También brindaron capacitación práctica y asistencia al personal de apoyo en la transición de los flujos de trabajo ad-hoc cuando se trata de información.

El equipo diseñó los espacios de trabajo de 'The Nest' para que fueran simples, fáciles de usar y sostenibles, basados en estructuras de información coherentes e intuitivas. Un beneficio clave del sistema de generación de informes de Office 365 es que las tendencias de adopción y colaboración se pueden medir. El resultado es que Forest & Bird puede mejorar y desarrollar aún más estos espacios de trabajo con el tiempo en función de las tendencias de uso y las mejoras comerciales que pueden identificar.

El uso de aplicaciones de lugar de trabajo basadas en Azure permite la clasificación automatizada de metadatos. Esta capacidad significa que, en muchas circunstancias, el personal no necesita ingresar metadatos y, al mismo tiempo, obtiene el beneficio de facilitar la búsqueda y el acceso a la información. Otra aplicación para el lugar de trabajo, Smart Case Files, simplifica la gestión de contenido y brinda al personal administrativo acceso a la funcionalidad de permisos de seguridad granular, sin tener derechos de administrador del sistema. Estas características son particularmente útiles para gestionar los riesgos asociados con una gran base de voluntarios y la amplia gama de iniciativas en curso en Forest & Bird.

Además, el equipo está utilizando las tecnologías de transmisión de Microsoft para hacer que los videos y otros archivos grandes estén disponibles.

Resultados

Los equipos que ya se mudaron a sus nuevos lugares de trabajo 'Nest' están viendo los beneficios y están ayudando con el despliegue a otros equipos. Este personal está comenzando a crear una cultura de poder encontrar lo que necesita en línea: ¡confianza y control, y sin ataduras!

La implementación de 'The Nest' en toda la organización aún está en marcha, lo que permite un programa flexible de actualizaciones y adiciones. En una asociación continua, el Liderazgo de la Información reacciona a las necesidades y disponibilidad de cada equipo.

Además, para aquellas personas que a menudo trabajan en partes de Nueva Zelanda que no tienen acceso a Internet, las capacidades de sincronización y fuera de línea de Office 365 son un cambio de juego. Los miembros remotos del equipo se sienten más seguros de que tienen los archivos más recientes y que sus cambios se sincronizarán cada vez que tengan acceso a Internet.

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