Empresa energética holandesa líder mejora el acceso a espacios de trabajo colaborativos y aumenta la productividad con una aplicación fácil de usar

Publicado el 2 de octubre de 2018

Resumen

Más que un edificio de sede corporativa, Eneco World refleja una filosofía sobre unir a las personas para colaborar e innovar. Para mejorar la productividad y la eficiencia, el proveedor de energía holandés Eneco recurrió a Macaw, un Microsoft Gold Partner de confianza, en busca de ayuda para desarrollar una aplicación que proporcionaría una manera fácil para que casi 3000 empleados encontraran el espacio que necesitaban para reunirse y trabajar juntos. Eneco superó ese desafío con los servicios basados en la nube de Microsoft Office 365, utilizando PowerApps, Flow y Power BI para desarrollar la aplicación RoomFinder que ahora conecta personas e ideas.

Eneco proporciona energía a 2,2 millones de hogares y empresas en los Países Bajos. Para mantener las luces encendidas en los hogares y oficinas de las personas, la organización debe funcionar de manera eficiente. Sin embargo, hasta hace poco, los 3.000 empleados que trabajan en la sede de Eneco en Rotterdam competían constantemente por salas de reuniones y espacios de trabajo privados.

“Somos una de las empresas de energía más grandes de la región”, dice Tom van der Burg, Gerente de Gestión de Documentos y Lugar de Trabajo de Eneco. “Crecer en recursos renovables, suministro de energía y servicios innovadores es lo más importante que hacemos. Asesoramos a las personas sobre cómo pueden reducir sus facturas de energía de una manera ecológica y renovable, por lo que asegurarnos de que nuestros equipos tengan lo que necesitan para seguir siendo innovadores y darles el espacio que necesitan para colaborar es esencial para nuestro negocio y nuestros clientes. .”

Una filosofía de trabajo

Eneco, en parte propiedad del estado, se está moviendo gradualmente hacia la privatización, lo que ha creado la necesidad de un espacio de trabajo más moderno. El edificio de la sede se diseñó en 2012 para brindar a los empleados un entorno dinámico y sostenible. Reunió a trabajadores de seis ubicaciones, reduciendo los viajes entre oficinas y la huella de carbono de la empresa. El plano de planta abierto brinda a los empleados un espacio flexible para maximizar la creatividad y fomentar el pensamiento innovador y la colaboración.

“Llamamos al edificio Eneco World”, dice Tom van der Burg, Gerente, Workplace and Document Management, en Eneco. “Hay otras ubicaciones de Eneco, pero estamos principalmente en un edificio juntos, un gran espacio de trabajo abierto”. Cuando Eneco se mudó al nuevo edificio, también se mudó a la nube al implementar Microsoft Office 365. “Después de mudarnos, ya no queríamos tener archivos en papel o documentos físicos”, continúa van der Burg. “Fue entonces cuando nos mudamos a Office 365 y SharePoint Online para optimizar los flujos de trabajo y consolidar archivos”.

Desafío

Aunque los empleados de Eneco se beneficiaron de tener a todos en la misma oficina, pronto se hizo difícil encontrar salas de conferencias disponibles y espacios de trabajo tranquilos. Los empleados de Eneco utilizaban la función de reserva de salas predeterminada en Microsoft Exchange para reservar las salas de reuniones oficiales en el edificio de la sede, pero también había aproximadamente 200 salas más pequeñas a las que los empleados necesitaban acceder diariamente. Estos incluyen salas de concentración para que uno o dos empleados las usen para trabajar tranquilamente o colaborar, reuniones pequeñas y salas de scrum para equipos de proyectos.

Hasta hace poco, los empleados buscaban en los 14 pisos para encontrar salas de reuniones abiertas y ponían sus nombres en hojas de papel para reservarlas. “Es un edificio grande”, dice Ferry Bouwman, líder técnico de Office 365 en Eneco. “Si estoy en el segundo piso, no sé si hay una habitación disponible en el piso trece, por ejemplo”. Otro desafío fue que solo las habitaciones en los tres pisos, que la empresa llama Eneco Village, podían reservarse para reuniones con colegas fuera de Eneco. Se reservaron salas en otros pisos para reuniones internas, pero no se pudieron reservar.

“En 2017, un departamento realizó un Día del Desafío para fomentar la competencia para crear una aplicación que pudiera brindar una solución, pero se convirtió en una propuesta costosa”, dice van der Burg. “Entonces, se dirigieron a nosotros y nos dijeron: 'Tienes PowerApps. Tal vez puedas hacer que algo funcione'”.

Estrategia

La solución fue el resultado de una colaboración de Microsoft Partner Macaw, el Centro de competencia de Office 365 de Eneco y los usuarios finales. Macaw usó Microsoft PowerApps en Office 365 para diseñar una aplicación personalizada para Eneco y Microsoft Power BI para admitir informes y análisis de datos predictivos.

“Comenzamos trazando los requisitos de Eneco en una pizarra”, dice Erik Bouman, consultor de soluciones para Office 365 en Macaw. “Al acceder a los datos sobre las salas disponibles, creamos funciones que proporcionarían a los organizadores de reuniones una lista de salas y franjas horarias. Era importante que la aplicación fuera lo más fácil de usar posible. PowerApps hizo que el proceso de desarrollo fuera rápido y sencillo”.

El equipo usó Microsoft Flow para automatizar el proceso de reserva. “Si reserva una habitación dentro de la aplicación, la cita se guarda en la lista de SharePoint, pero el proceso ocurre en Flow”, dice van der Burg. Según el cambio en la lista, se activa Flow para enviar recordatorios y notificaciones a los empleados. Si el recordatorio no se confirma, Flow se encarga de eliminar la reserva. “Así es como nos aseguramos de que las habitaciones se estén utilizando”, continúa. “Además de eso, se crea un panel de información de Power BI para poder monitorear de cerca el uso de la aplicación, así como el uso real de las salas”.

El equipo tardó unas cinco semanas en desarrollar e implementar la aplicación, y eso incluyó agregar el diseño personalizado de Eneco. Después del lanzamiento de la aplicación, van der Burg publicó un anuncio en la intranet basada en SharePoint de la empresa y en Yammer. “Después de la primera semana, la gente se dio cuenta de que ya no tenían que poner notas de papel en las puertas”, dice.

En el pasado, teníamos que recorrer todo el edificio para verificar si había una habitación disponible. Ahora, podemos usar nuestros dispositivos móviles para reservar una habitación incluso antes de llegar a la oficina.

Tom van der Burg (Gerente, Lugar de trabajo y Gestión de documentos, Eneco)

Resultados

La comodidad es uno de los mayores beneficios para los empleados que utilizan la aplicación RoomFinder. “Ahora, cuando estoy en casa a las 7:00 de la mañana, puedo verificar si hay una habitación disponible para más tarde en el día y reservarla en mi dispositivo móvil”, dice van der Burg.

El botón de comentarios era una función esencial en la primera versión de la aplicación. “Hubo muchos comentarios positivos”, dice van der Burg. “Muchos de nuestros colegas dijeron: 'Esto es genial. He estado esperando esto durante mucho tiempo. Y otros hicieron sugerencias para mejorar”. Para la segunda versión, hubo reacciones aún más positivas.

Con PowerApps, el equipo logró ahorros considerables en los costos de desarrollo. Según van der Burg, el costo de desarrollar la aplicación con Macaw fue un tercio de lo que habría costado construirla con la plataforma OutSystems que Eneco había usado en el pasado para desarrollar aplicaciones para clientes finales. “El mayor costo habría estado involucrado en todo el mantenimiento necesario para seguir desarrollando la aplicación”, dice van der Burg. “Ahí es donde PowerApps fue un gran beneficio. Y pudimos usar Power BI y los beneficios de seguridad que vienen con la licencia de Office 365 E5”.

Además del tiempo ahorrado al programar reuniones a través de la aplicación RoomFinder, Eneco redujo los costos generales de las reuniones. “En el pasado, sabíamos que había espacio para reuniones disponible, pero nuestros empleados no lo podían ver. Entonces, programaron muchas reuniones externas”, dice van der Burg. “Íbamos a otra empresa oa un hotel y pagábamos para reservar una habitación. Ahora, todos pueden usar la aplicación para encontrar espacio disponible dentro de nuestro propio edificio”.

Hay un mayor sentimiento de comunidad en toda la organización. “Creo que Eneco World es más abierto gracias a la aplicación”, dice van der Burg. “Ahora que estamos reservando habitaciones en otros pisos, provoca que las personas dejen su piso y vean a otros colegas. Realmente está aumentando la colaboración, que es parte de la misión de Eneco”.

La aplicación también está inspirando nuevas ideas. “Antes, nadie sabía qué era PowerApps”, dice Ferry Bouwman. “Después de lanzar RoomFinder, la gente está pensando en otras posibilidades. Están pensando que, si esto funciona, puede haber otros problemas que también podamos resolver con PowerApps”.

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