Cliente
DMSolar
Resumen
Con sede en Guadalajara, DMSolar es una empresa de seis años que se ha convertido rápidamente en el distribuidor de tecnología solar más grande de México. Al cambiar a Microsoft Office 365 desde una solución fragmentada que incluía Google Drive, Dropbox y la empresa de telefonía empresarial Alcatel, DMSolar mejoró la seguridad y la colaboración con Microsoft SharePoint Online, eliminó las llamadas perdidas y el tiempo de inactividad con Skype for Business y logró sus objetivos de movilidad gracias a las sinergias entre Skype Empresarial, SharePoint y Microsoft OneDrive. Esta nueva solución tendrá un costo total de propiedad más bajo y se espera que se amortice en dos años.
Desafío
Con gran parte del país bañado por el sol, México es un lugar privilegiado para las instalaciones solares. En 2012, tres amigos, todos recién graduados de la Universidad Panamericana en Guadalajara, formaron DMSolar. Hoy, la empresa es la distribuidora de energía solar más grande del país, con sede en Guadalajara y oficinas en Monterrey y Ciudad de México.
Una base de clientes grande y en constante crecimiento, ahora entre 400 y 500 empresas de instalación solar, ha llevado a DMSolar a expandir sus operaciones casi todos los años. La sede más nueva es seis veces más grande que la ubicación anterior de la empresa. El número de empleados que trabajan en DMSolar también se ha más que duplicado solo en el último año.
Si bien el crecimiento casi siempre es algo bueno, el crecimiento rápido a menudo expone las fallas en el modelo de negocios de una empresa joven. El cofundador y director general, Andrés González, junto con sus socios, a menudo encontraron que la fuerza laboral de la empresa estaba al límite mientras intentaban mantenerse al día, especialmente cuando el hardware existente, como las conexiones telefónicas poco confiables en sus oficinas, los decepcionaba.
Al principio, estos problemas podrían abordarse poco a poco. Las soluciones de telefonía en las instalaciones podrían mitigar el mal sistema telefónico, Dropbox podría albergar el papeleo de la empresa y Google Drive funcionó como una plataforma para colaborar en documentos. Pero una solución improvisada solo funciona cuando su empresa es pequeña y su fuerza laboral tiene el tiempo adicional necesario para navegar por sistemas dispares. A medida que se avecinaba la mudanza a las nuevas ubicaciones de las oficinas, González y su equipo decidieron que era hora de encontrar una solución nueva e integral capaz de crecer con las necesidades comunicativas y de colaboración de la empresa.
Estrategia
Todo bajo un mismo techo
Influenciado por su presencia en el cine y los medios, González primero buscó adoptar productos Cisco en DMSolar. Pero, con la ayuda del socio de TI Wolk LAB, pronto descubrió que Microsoft Office 365 atendería mejor las necesidades de la empresa y representaría un ahorro sustancial en los costos iniciales.
Los consultores de Wolk LAB luego sugirieron Office 365, que vieron como un producto más dinámico capaz de escalar rápidamente para satisfacer las necesidades de la empresa. Aunque era nuevo en el trabajo con Microsoft, González vio el valor de las funciones que ofrece Office 365. “Quería brindar a todos los empleados de DMSolar la capacidad de trabajar desde cualquier lugar, como si todavía estuvieran en la oficina. Sin Microsoft, no conseguimos eso”, reflexiona González.
Office 365 también ofreció una amplia selección de servicios que González podría ver que DMSolar podría aprovechar en el futuro. El interés de González se despertó. “Realicé un análisis de costos antes de adoptar Office 365 y descubrí que la solución se pagaría sola en dos años”, recuerda. Ese fue el final de la deliberación. La adopción de Office 365 estaba programada para febrero de 2018, coincidiendo con la apertura de nuevas oficinas en la Ciudad de México.
Con Office 365, tenemos mejores formas de trabajar, mejor productividad y niveles de estrés reducidos.
Andrés González Reyes Retana (Director General y Cofundador, DMSolar)
Resultados
En cualquier lugar bajo el sol
Un cliente tarda entre una semana y un mes en instalar la tecnología solar que distribuye DMSolar, dependiendo de la escala de la instalación. Durante ese tiempo, es muy importante que los equipos de ingeniería de DMSolar estén disponibles para responder preguntas y solucionar cualquier problema que encuentre el instalador. Dependiendo de las necesidades del cliente, incluso González y los otros directores generales pueden estar disponibles, pero con el crecimiento de su empresa, los socios ahora se encuentran en la carretera con tanta frecuencia como en la oficina.
“Usamos las capacidades de voz integradas en Office 365 varias veces al día”, dice González. “Para una próxima reunión, uno de los socios estará en Panamá para una feria comercial, yo estaré en Guadalajara y nuestro tercer socio estará en la Ciudad de México”. Antes de adoptar Office 365, dos de los tres socios simplemente no habrían estado disponibles para la llamada. Este nivel de servicio al cliente no estaba a la altura de los estándares de González y le causaba presiones frecuentes.
“Con Office 365, tenemos mejores formas de trabajar, mejor productividad y niveles reducidos de estrés”, dice González.
Colaboración ilustrada
Vender instalaciones solares es muy parecido a vender cualquier tecnología, especialmente en lo que a documentación se refiere. “Tenemos una gran cantidad de información sobre cada producto, desde hojas de especificaciones hasta certificados y pólizas de seguro. Todo eso se ha trasladado a SharePoint, lo que nos brinda mayor seguridad y me ahorra mucho tiempo”, dice González.
Trabajando desde una única cuenta de Dropbox, antes González necesitaba actuar como guardián de los documentos confidenciales de la empresa. Los empleados tenían que enviarle un correo electrónico y pedirle una copia del documento que necesitaban, después de lo cual González tendría que confirmar sus necesidades antes de enviar el documento. Era un sistema que la compañía había superado. Con Microsoft SharePoint Online, la empresa ha podido establecer niveles de autorización de seguridad dentro de cada departamento, lo que permite a los empleados con la autorización adecuada acceder a cualquier documento que necesiten, cuando lo necesiten. Todos los empleados tienen acceso a Microsoft OneDrive, lo que les permite almacenar y acceder a archivos de trabajo personales y archivos compartidos desde cualquier dispositivo, lo que hace que el trabajo remoto sea más fácil y rápido.
“No ves el tiempo perdido”, dice González. “Piensas que eres una empresa muy productiva, pero trabajar con Microsoft le ha devuelto a cada empleado de DMSolar 15 minutos de su día”. Para la empresa en su conjunto, eso suma casi 11 horas de productividad adicional cada día.
Una perspectiva brillante
Solo han pasado unos meses desde que DMSolar comenzó a usar Office 365 y la empresa ya ha transformado las operaciones comerciales con Skype for Business y SharePoint. Los sistemas dispares y costosos de Google, Dropbox y Alcatel han sido reemplazados por Office 365. Pero esta empresa en crecimiento no se detiene ahí.
“Lo que queremos es construir una familia en DMSolar”, dice González. “Cada trimestre, cenamos juntos en cada una de nuestras ubicaciones. Todos los meses traemos helado o chocolate caliente, dependiendo del clima”.
Para promover este sentimiento de inclusión familiar, González está buscando tecnologías que mantengan a todos conectados. “Creo que Microsoft Teams mejorará las comunicaciones y desarrollará nuestro sentido de familia”, dice González. “También queremos analizar mejor nuestra información financiera, por lo que estamos investigando Microsoft Power BI. Estos serán grandes pasos para DMSolar y quiero comenzar a usarlos en los próximos seis meses”.
A medida que la empresa crezca, también lo hará el valor que obtenga de Office 365, y Microsoft estará ahí para ellos en cada paso del camino.
