DLF reduce los costos de licencias con Office 365 y Proventeq

Resumen

DLF es el desarrollador de bienes raíces comerciales más grande de la India y se especializa en el desarrollo de propiedades comerciales, minoristas y residenciales en todo el país. DLF continúa experimentando un crecimiento excepcional en un mercado en expansión altamente competitivo.

DLF decidió migrar de una instancia de IBM FileNet P8 a SharePoint Online para lograr una gestión granular de su contenido e información, proporcionar al personal y a las partes interesadas externas la flexibilidad de una solución de servicios de contenido centralizada y reducir el costo total de propiedad de su infraestructura.

Desafío

Con más de 2,4 millones de elementos de contenido almacenados en una instancia obsoleta de IBM FileNet P8, el personal de DLF estaba replicando los esfuerzos para almacenar y administrar documentos y medios enriquecidos en plataformas locales desconectadas, incluidos varios almacenes de objetos y carpetas con contenido que no se archivó correctamente. O relacionado.

Con personal repartido entre departamentos corporativos y filiales, DLF necesitaba una plataforma de servicios de contenido que proporcionara distribución, gestión y colaboración flexibles.

Estrategia

Para mejorar la gestión de contenido en toda la organización, DLF decidió aprovechar su inversión existente en Office 365 y migrar de IBM FileNet P8 a SharePoint Online. Eligieron el software Migration Accelerator de Proventeq para descubrir, analizar, mejorar, clasificar y migrar su cartera de contenido, todo mientras minimizaban el tiempo de inactividad comercial durante el proceso de migración.

Para ayudar a DLF a avanzar con una plataforma flexible de servicios de contenido centralizados, Proventeq desarrolló una solución de soporte y migración estratégica de seis pasos basada en los desafíos específicos que enfrenta DLF y la experiencia de Proventeq en la migración de contenido de IBM FileNet P8 a SharePoint.

1. Descubrimiento y análisis. Proventeq utilizó los informes de análisis de detección y previos a la migración de Migration Accelerator para ayudar a identificar los siguientes problemas potenciales de migración:
   • Documentos compuestos y documentos de contenido múltiple dentro de FileNet
   • Caracteres no válidos en nombres de carpetas y archivos que no están permitidos en SharePoint
   • Nombres de elementos duplicados, nombres de elementos largos y nombres de elementos sin extensiones
   • Diferentes tipos de Mime entre versiones de documentos, por ejemplo, .docx y .pdf
   • Documentos sin archivar y demasiados elementos secundarios en el contenedor o la carpeta
   • Tipos de archivo no válidos y archivos desprotegidos.
2. Optimización de la arquitectura de la información. Proventeq organizó un taller para obtener una comprensión completa de la estructura organizativa de DLF para tomar decisiones sobre la estructura de la arquitectura y el modelo de seguridad. Después del taller, el equipo hizo lo siguiente:
   • Propuso una estructura de información objetivo para que coincida con la estructura y función organizativa de DLF
   • Se crearon grupos de SharePoint basados en diferentes entidades de usuarios de DLF para proteger el contenido de esta nueva estructura de información de destino, lo que permite que los permisos se apliquen a nivel granular.
   • Configuró e implementó una herramienta de aprovisionamiento automatizada para una implementación más rápida y precisa
3. Diseño y configuración de migraciones. La función de clasificación de contenido personalizado y asignación de estructura de destino de Migration Accelerator abordó el requisito de clasificar el contenido con precisión y migrar documentos relacionados juntos a colecciones de sitios y bibliotecas de documentos en SharePoint Online, lo que resultó en una migración más rápida.
4. Migración piloto. Para demostrar cómo funcionaría la migración de producción y para probar los datos existentes en producción, el equipo llevó a cabo un ejercicio piloto de migración mapeando el contenido de uno de los almacenes de objetos de IBM FileNet y aplicando las reglas de metadatos, clasificación y estructura de información de destino necesarias y luego migrando a colecciones de sitios, bibliotecas de documentos y carpetas específicas en SharePoint Online.
5. Migración incremental en vivo. Después de la exitosa migración piloto, el equipo utilizó las funciones de inmigración incremental de Migration Accelerator para organizar el proceso de migración de producción. También realizaron las siguientes acciones:
   • Con las extensiones de PowerShell, el equipo configuró reglas de migración adicionales para consolidar y clasificar el gran volumen de tipos de contenido de origen.
   • El equipo transformó los valores de metadatos para cumplir con las restricciones de SharePoint basadas en reglas de metadatos para manejar URL y caracteres no válidos.
   • Las reglas integradas de Migration Accelerator manejaron nombres de elementos duplicados y desajustes de tipo MIME.
   • El equipo generó informes personalizados para garantizar que habían migrado con éxito las carteras de contenido completas de los respectivos departamentos corporativos, empresas subsidiarias y funciones de PRISM.
6. Soporte post migración. Para garantizar que los usuarios pudieran encontrar el contenido recientemente restringido y migrado en la plataforma de SharePoint, Proventeq proporcionó 90 días de soporte posterior a la migración.

Resultados

Al utilizar la inversión existente de la plataforma Office 365 de Microsoft, DLF experimentó una reducción 35% en los costos de licencias y eliminó la necesidad de actualizar FileNet P8 al desmantelar el sistema IBM.

La adopción de una migración piloto y la implementación de un proceso de migración de producción incremental ayudó a DLF a evitar problemas técnicos costosos y lentos y aseguró que se pudiera acceder al contenido en toda la organización tanto durante el proyecto como después de la migración. Después de esto con un período extendido de soporte de adopción, Proventeq facilitó la transición a SharePoint, ayudó a identificar y remediar cualquier problema de administración de información centrado en el usuario y aseguró que se lograran todos los objetivos iniciales de DLF y los objetivos a largo plazo al adoptar SharePoint.

Si bien el control general sobre los permisos granulares complejos había resultado problemático en FileNet P8, la adopción de la protección de información Azure de Microsoft permite que DLF cumpla con el objetivo clave de lograr un control granular de los permisos de visualización, lectura e impresión en contenido compartido externamente. SharePoint Online y el acelerador de migración de Proventeq le han dado a DLF la capacidad de aplicar seguridad AIP al contenido; lo que permite a la organización enfrentar los desafíos de seguridad de administrar grandes volúmenes de contenido entre usuarios internos y externos.

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