Cliente
Ritmo de descenso
Ephesoft
Ephesoft proporciona una solución de captura inteligente para las tecnologías de Microsoft. Ephesoft Transact incorpora documentos de correo electrónico, sistemas de contenido heredados, escáneres y más. Su inteligencia de clasificación y extracción de datos asigna datos de documentos a SharePoint, y Flow puede usar servicios web de inteligencia para interpretar y usar datos de documentos en flujos de trabajo.
Aprende másResumen
DH Pace es una empresa nacional que ha brindado productos y servicios relacionados con puertas, andenes y puertas a propietarios de viviendas y negocios desde 1926. Tienen más de 2200 empleados en 45 ubicaciones con una flota de más de 1200 vehículos y están disponibles para ayudar los clientes instalan, mantienen y reparan todo tipo de sistemas de control de puertas, muelles y acceso. DH Pace buscó a Zia Consulting y Ephesoft para ayudarlos a optimizar su proceso de cuentas por pagar y utilizar mejor su plataforma de SharePoint existente.
Desafío
Cada mes, DH Pace procesó miles de facturas de cientos de proveedores, cada uno con diferentes formatos. Esto requirió una laboriosa entrada de datos por parte de los empleados de DH Pace. Además, estaban clasificando e indexando documentos manualmente, lo que era propenso a errores humanos. Necesitaban una forma de optimizar sus procesos, mejorar la calidad, mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la eficiencia.
Estrategia
Como cliente de Zia Consulting, un socio de nivel platino de Ephesoft, DH Pace recibió ayuda con la automatización para crear un proceso de cuentas por pagar más eficiente. Después de una reunión de descubrimiento, Zia Consulting recomendó implementar la plataforma Ephesoft Smart Capture® para automatizar el procesamiento de facturas. El sistema inteligente de captura de documentos de Ephesoft funciona con tecnología de aprendizaje automático supervisado que ingiere, clasifica, extrae, valida y exporta metadatos. DH Pace integró Ephesoft con su plataforma Microsoft SharePoint existente para el procesamiento directo, pasando los datos directamente a su sistema de gestión de contenido.
“SharePoint nos ha ayudado a acelerar los procesos de flujo de trabajo interno de varias maneras, incluida la gestión de documentos, la aprobación de contratos y el mantenimiento de edificios/sistemas. Con SharePoint como nuestro sistema de administración de contenido, podemos asignar fácilmente tareas individuales a los usuarios, diseñar niveles de aprobación en torno a los tipos de documentos e informar fácilmente sobre los detalles de cada uno. SharePoint ha ayudado a que nuestra organización sea más eficiente”, afirmó Robbie Carlson, analista comercial de DH Pace.
Con SharePoint como nuestro sistema de administración de contenido, podemos asignar fácilmente tareas individuales a los usuarios, diseñar niveles de aprobación en torno a los tipos de documentos e informar fácilmente sobre los detalles de cada uno. SharePoint ha ayudado a que nuestra organización sea más eficiente.
Robbie Carlson (Analista de negocios, DH Pace)
Resultados
La solución total redujo los errores y aceleró el tiempo de procesamiento. Zia Consulting se encuentra actualmente en el proceso de automatización de dos departamentos adicionales dentro de las cuentas por pagar. Estas nuevas clases de lotes procesarán 1000 facturas adicionales por mes. Zia tardará solo 11 semanas en implementar el proyecto.
Kevin Dunn, subdirector de mejora de procesos, comentó: "Ephesoft y Zia brindaron una solución que incluía todo a un precio único y nos brindó la flexibilidad que necesitábamos... sin preocuparnos por los costos adicionales".
Lea el estudio de caso completo