Intelogy ayuda a Devro a transformar las operaciones financieras con SharePoint y Power Automate

Resumen

Con presencia global, Devro es uno de los principales proveedores mundiales de tripas de colágeno utilizadas en la producción de una amplia variedad de salchichas y otros productos cárnicos. Devro emplea a más de 2000 personas, con habilidades y conocimientos que van desde ingeniería química y eléctrica hasta tecnología de alimentos, ciencia de la carne y salud ambiental.

A finales de 2018, Devro inició un proceso de transición de varias de sus funciones financieras distribuidas globalmente a un modelo de centro de servicios compartidos. Para facilitar parte de este programa, se seleccionó a Intelogy para respaldar la transición técnica del procesamiento de cuentas por pagar (AP) y la gestión de documentos del equipo de Devro Finance.

Con el uso extensivo de Power Automate para enrutar diferentes tipos de contenido financiero a través del proceso de revisión y aprobación, la solución de SharePoint proporcionada por Intelogy integra escáneres habilitados para el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en todo el mundo, al tiempo que minimiza la clasificación manual. La nueva solución ha cambiado radicalmente la forma en que opera el equipo, lo que permite un procesamiento y archivado de cuentas por cobrar consistente, confiable y centralizado.

Desafío

Con sitios de fabricación en ubicaciones que incluyen el Reino Unido, los EE. UU., los Países Bajos, China, la República Checa y Australia, las operaciones financieras se distribuyeron en todo el mundo, operando sus procesos en centros regionales separados. En 2018, Devro tomó la decisión estratégica de pasar a un nuevo modelo operativo objetivo para las operaciones financieras que implican el establecimiento de servicios compartidos.

Dado que los documentos financieros se reciben localmente en formato electrónico y en papel, era esencial encontrar un método para continuar recibiendo documentos financieros en el país y consolidar el almacenamiento y la gestión de todos los documentos relacionados con las finanzas en un repositorio central con disponibilidad global. Además, ciertos documentos financieros, como facturas y notas de crédito, requerían un esfuerzo manual considerable para enrutar, aprobar y procesar, lo que generaba problemas típicos de rendimiento y eficiencia del proceso.

Con un compromiso con el almacenamiento electrónico a largo plazo para las necesidades de cumplimiento, una prioridad clave fue definir una solución adecuada de archivo y recuperación que se integraría con los sistemas financieros existentes.

Además, Devro IT deseaba asegurarse de que cualquier solución implementada fuera consistente con su estrategia de transformación digital para adoptar, cuando fuera apropiado, una arquitectura de solución basada en la nube con preferencia para ampliar aún más su uso de Microsoft 365 y, en particular, SharePoint.

Estrategia

La primera prioridad del proyecto era validar que los sitios de Devro en todo el mundo pudieran acceder a SharePoint de manera confiable y eficaz, y se identificaron y aplicaron los cambios necesarios en su infraestructura de red existente para mejorar y garantizar la conectividad. Intelogy, en estrecha colaboración con Devro IT, ejecutó una serie de pruebas de rendimiento de red, siguiendo las prácticas recomendadas de Microsoft, desde instalaciones remotas de Devro para analizar y validar la conectividad de red a Microsoft Global Network, con pruebas específicas realizadas en SharePoint y cargas de trabajo OneDrive.

Otro requisito clave fue determinar una solución adecuada para facilitar la digitalización de documentos en papel recibidos localmente y el tránsito posterior a SharePoint. Intelogy realizó una revisión de las opciones comerciales disponibles y recomendó una solución basada en Fujitsu que permitía escanear documentos por lotes con OCR, cargarlos en bibliotecas de documentos de SharePoint predefinidas con etiquetado automático de documentos al recibirlos. Este proceso se diseñó junto con una solución proporcionada por Harmon.ie que facilitó la carga de documentos electrónicos recibidos por correo electrónico, asegurando que todos los documentos financieros se enviaran a SharePoint antes de que se llevaran a cabo otras actividades.

Una vez que se recibió en SharePoint, se diseñó e implementó un proceso usando Power Automate para permitir que los miembros del equipo de finanzas etiquetaran documentos con metadatos adicionales y luego enviaran las facturas de manera segura para que las aprobara el personal de Devro y el procesamiento posterior de los datos de cuentas por pagar en el sistema financiero existente.

En última instancia, se requiere que todos los documentos financieros se conserven de una manera altamente estructurada, segura y gobernada con soporte para una fácil recuperación cuando sea necesario. Intelogy, por lo tanto, implementó una arquitectura de información integral diseñada con el crecimiento a largo plazo en mente aprovechando las sólidas capacidades de filtrado, indexación de búsqueda y almacenamiento de documentos de SharePoint.

Resultados

Frente a un marco de tiempo desafiante, las partes interesadas del proyecto Intelology y Devro diseñaron, desarrollaron e implementaron una solución a través de una estrecha colaboración. Como resultado, Devro pudo cumplir con éxito su objetivo estratégico de hacer la transición de las operaciones financieras a un modelo de centro de servicios compartidos respaldado por un proceso digital integral impulsado por Microsoft 365.