Resumen
Como parte de su viaje de transformación digital, una empresa de tecnología global que desarrolla y suministra una amplia cartera de sistemas y productos aerotransportados, terrestres y navales para aplicaciones de defensa, seguridad nacional y aviación comercial trabajó con Intelogy para identificar sus requisitos de colaboración y comunicación a través de la implementación de Microsoft 365 de forma muy segura.
Intelogy diseñó e implementó una intranet, un sistema de gestión comercial, un grupo de sitios de equipos organizacionales, un portal de gestión de ofertas y proyectos y una estructura básica de gestión de documentos que era reutilizable mientras cumplía con los requisitos de clasificación de información del sector de defensa.
Desafío
A medida que la organización trabaja en proyectos gubernamentales y de defensa altamente seguros, la necesidad de adherirse a un gobierno estricto y una configuración de seguridad rigurosa era de suma importancia.
Además, la propiedad de varias organizaciones subsidiarias, todas operando en diferentes entornos de TI con diferentes niveles de acceso a los productos y servicios Microsoft 365, creó un desafío en torno a la protección de la información y el gobierno, ya que se requería que algunos usuarios de las subsidiarias tuvieran el mismo nivel de acceso que el personal interno. .
Finalmente, la solución de colaboración de Bids and Projects tuvo que implementarse de tal manera que la colaboración externa solo fuera posible con personas previamente aprobadas con autorización de seguridad. La aprobación de la documentación antes del lanzamiento a clientes externos fue un requisito clave en el diseño de la solución.
Estrategia
SharePoint fue elegido como la plataforma central para la solución, ya que proporciona un back-end seguro al que se puede acceder globalmente a través de múltiples dispositivos y cumple con los estrictos requisitos del cliente para garantizar que los datos se mantengan seguros y encriptados en todo momento. Además, la capacidad de restringir el intercambio de datos externamente solo a usuarios externos autenticados brindó la seguridad de que la información no se compartiría con usuarios que no deberían tener acceso. Para la solución Bids and Projects, se requería una fuerte personalización de permisos para garantizar que solo ciertos usuarios pudieran acceder a contenido específico dentro del sitio, y que se invitara a usuarios externos a colaborar ad-hoc solo en áreas centrales.
Power Automate se utilizó para proporcionar un proceso de aprobación estructurado mediante el cual la documentación se trasladaría a una biblioteca de documentos compartida externamente solo una vez que el archivo haya sido completamente revisado y aprobado por un equipo interno senior.
Para ayudar con la auditoría y una mayor garantía de que los datos no se comparten con usuarios que no tienen autorización de seguridad, la configuración de la política de prevención de pérdida de datos (DLP) se configuró para ejecutarse en función de las etiquetas de metadatos personalizadas aplicadas a cada documento en todos los sitios. Luego, se puso a disposición una opción de anulación solo para los miembros internos de la organización. Esto aseguró aún más que ningún dato fuera visible o accesible para partes externas a menos que la anulación se aplicara a un archivo.
Finalmente, Intelology creó un formulario fácil de usar en Aplicaciones de energía que permitió a los usuarios internos solicitar la creación de nuevos sitios de ofertas y proyectos.
Resultados
Luego de múltiples talleres de capacitación para garantizar una alta tasa de adopción por parte de los usuarios, el lanzamiento de esta solución fue un éxito.
La capacidad de colaborar con sus organizaciones subsidiarias sin enviar documentación por correo electrónico ha resultado en un proceso pragmático de administración de documentación de "una versión de la verdad". Además, la capacidad de trabajar en coautoría en documentos ha resultado en un tiempo de respuesta más rápido en las entregas de proyectos a clientes externos.
La implementación de la automatización de procesos ha agregado valor al negocio y ayudó a utilizar el tiempo dedicado a preparar la documentación para enviarla a clientes externos. Esta mayor eficiencia en la forma de trabajar y los procesos comerciales definidos han madurado aún más a la organización para permitir el enfoque en otras áreas centrales.
Por último, la capacidad de afirmar con confianza que la organización ahora es totalmente compatible con el sistema operativo ayudará a la hora de presentar ofertas para trabajos futuros.
