Resumen
Dakota Financial, LLC, es una fuente de financiación directa basada en activos que se centra en la financiación de camiones, remolques, equipos de construcción y agricultura, y máquinas herramienta. Los programas nacionales de Dakota Financial están diseñados específicamente para proporcionar soluciones de financiamiento para clientes que tienen bancarrotas previas, gravámenes fiscales, juicios, embargos o pagos atrasados. La organización financia arrendamientos tradicionales, venta con arrendamiento posterior, ventas privadas, nuevas empresas y propietarios/operadores con préstamos desde $10,000 hasta $400,000.
En busca de un sistema de administración de archivos y escaneo eficiente, Dakota Financial recurrió a SkyLite Systems para implementar una solución personalizada basada en Microsoft SharePoint, usando PowerApps y Flow.
Desafío
Para asegurarse de tener la información adecuada para auditar y administrar sus préstamos, Dakota Financial necesita escanear y almacenar entre 20 y 40 documentos para cada préstamo que financia. Los documentos escaneados, que van de una a cincuenta páginas, contienen una gran cantidad de información que requiere una gestión a largo plazo.
Al igual que muchas otras empresas del sector financiero, Dakota confiaba en un costoso sistema de administración de archivos y escaneo patentado para administrar todos los archivos escaneados asociados con sus arrendamientos. El sistema era muy rígido y difícil de personalizar. El presidente de Dakota, Michael Green, sabía que tenía que haber una solución mejor y más rentable. Después de que Dakota migró a Office 365, Michael vio el potencial de SharePoint y supo que podía aprovechar su inversión en Office 365 y reemplazar su costosa solución heredada de administración y escaneo con una solución moderna y rentable basada en la nube construida alrededor de Office 365.
Estrategia
Michael Green sintió que Office 365 podría formar el núcleo de una solución que podría almacenar sus cientos de miles de documentos escaneados. Se puso en contacto con algunas empresas y pronto encontró un socio de confianza de Microsoft Silver, SkyLite Systems, y les pidió ideas y formas de hacer realidad su visión. SkyLite Systems trabajó en estrecha colaboración con Dakota para crear una solución utilizando una aplicación de SharePoint integrada con escáneres y software de Aleris/Kodak. Si bien SkyLite imaginó inicialmente una solución basada únicamente en SharePoint, trabajaron con Dakota y realizaron la transición a una solución personalizada con SharePoint Online, PowerApps y Flow.
<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app
La aplicación utiliza una combinación de PowerApps, Flow, SharePoint y software de escaneo de Alaris/Kodak.
- SharePoint: Dakota usa una combinación de listas de SharePoint y una biblioteca de documentos para almacenar su información de arrendamiento, archivos escaneados y otros archivos relevantes para los arrendamientos que administraron. Debido a que todos los datos se administran dentro de SharePoint, los empleados pueden buscar los documentos relacionados con un préstamo a través del motor de búsqueda dentro de SharePoint. Esto permite la búsqueda de todos los archivos escaneados guardados como un PDF con capacidad de búsqueda y todos los archivos que tienen un conector de datos.
- PowerApps: Skylite creó un formulario de PowerApp incrustado dentro de la lista de arrendamientos de SharePoint. Permite a los usuarios acceder fácilmente a la información sobre un contrato de arrendamiento además de todos los archivos relacionados con un contrato de arrendamiento a través de una galería dentro del formulario integrado.
- Microsoft Flow: la solución usa Flow para configurar carpetas en la biblioteca de documentos y limpiar los datos según sea necesario cada día.
- Utilidad de carga de escaneo de SkyLite Systems: los empleados de Dakota usan esta utilidad de carga para revisar, etiquetar y cargar archivos escaneados en la biblioteca de documentos dentro de la solución.
- Software de escaneo Kodak/Alaris: la solución utiliza el software de escaneo Kodak/Alaris para controlar los escáneres, formatear los archivos escaneados y guardar los archivos escaneados en una ubicación específica para cargarlos en la nueva aplicación.
Nos encanta la nueva aplicación. Es fácil de mantener para nosotros y la transición fue suave y sin inconvenientes. Todavía aprovechamos nuestra suscripción a Office 365 y ahora estamos comenzando a investigar un componente móvil que antes no era posible.
Michael Green (CEO, Dakota Financial)
Resultados
La nueva solución de administración de archivos y escaneo de Dakota Financial (basada en SharePoint, PowerApps y Flow) ofrece una mejora significativa con respecto a su solución propietaria anterior. Sin conocimientos profundos de codificación, el equipo puede modificar fácilmente la solución mediante PowerApps, Flow o SharePoint. Debido a que la solución usa listas de SharePoint, Dakota Financial puede aprovechar las capacidades de SharePoint con más confiabilidad y la capacidad de respaldar fácilmente la información almacenada. Lo mejor de todo es que la organización puede acceder fácilmente a todos los archivos escaneados desde su dispositivo móvil.
El futuro
Dakota continúa creciendo rápidamente y planea trabajar en estrecha colaboración con SkyLite Systems para mejorar la solución. Su aplicación actual tiene más de 35 usuarios y más de 1 millón de páginas escaneadas administradas en la biblioteca de documentos de SharePoint asociada con los arrendamientos. Si bien el rendimiento es rápido y confiable hoy en día, SkyLite y Dakota saben que pueden migrar fácilmente la aplicación a un Servicio de datos comunes (CDS) para que las aplicaciones almacenen y administren datos cuando decidan que es hora de aumentar drásticamente a una escalabilidad casi ilimitada e incluso mayor. rendimiento de CDS. El CEO de Dakota Financial, Michael Green, dice: “Nuestra empresa depende en gran medida de esta aplicación. Duermo mejor por la noche sabiendo que la nueva solución está funcionando muy bien hoy y tengo la opción de aumentar rápidamente el almacenamiento en CDS a medida que continuamos creciendo y brindando servicios a nuestros clientes. Los beneficios adicionales de una opción móvil y el almacenamiento masivo de datos no tienen comparación en la industria y refuerzan nuestro compromiso con Office 365 y Microsoft como plataforma para nuestras necesidades comerciales”.
