El gobierno municipal usa una intranet inteligente basada en SharePoint para mantener a las personas trabajando durante una pandemia

Situada en el extremo sur de la isla de Vancouver se encuentra Victoria, la capital de la Columbia Británica y una joya en la costa del Pacífico de Canadá. Millones de personas visitan la extraordinaria combinación de vistas al mar, arquitectura patrimonial y clima templado de la ciudad cada año. Sirviendo a la población residente de la ciudad de 94,000, el gobierno municipal de la ciudad de Victoria consta de 1,000 empleados que van desde profesionales de TI y bomberos hasta especialistas en comunicaciones y guardabosques urbanos.

Para compartir información entre sus empleados, en 2014 el gobierno de la ciudad implementó una intranet basada en WordPress. Desde el momento en que se puso en marcha el sitio, el grupo de TI de la Ciudad de Victoria supo que sería un

Solo medida provisional: el objetivo era un sitio creado en Microsoft SharePoint. A diferencia del sitio estático de WordPress, el grupo quería una intranet que:

• Fomentar el compromiso con los empleados.
• Permita que los administradores de la intranet de la ciudad envíen notificaciones y recordatorios.
• Proporcione control de acceso sobre el contenido que ven los empleados de la ciudad.
• Servir como depósito de documentos de la ciudad.

“WordPress llenó un vacío en el tiempo, pero sabíamos que íbamos a algo más poderoso en el futuro”, dice Mike Palmer, CIO de la ciudad de Victoria. Ese futuro era la iniciativa Modern Workplace del gobierno, que se lanzó en 2017. La intranet de la ciudad de Victoria estaba a punto de sufrir un cambio monumental.

Construyendo una intranet dinámica basada en SharePoint

Palmer se comprometió con la consultora Regroove Solutions, con sede en Victoria, para ayudar con la implementación de Modern Workplace. El equipo comenzó a planificar la migración de la intranet a SharePoint, pero en ese momento no había forma de migrar el contenido existente a páginas modernas mediante programación. Luego, un cambio en las prioridades de la ciudad detuvo el desarrollo de la intranet. Cuando el proyecto comenzó de nuevo, todo había cambiado. “La primera vez, publicamos páginas dentro de SharePoint pero configuradas en clásico”, dice Matt Longpre, diseñador y desarrollador de Regroove. “Cuando el proyecto comenzó de nuevo, pudimos usar una interfaz de programación de aplicaciones (API) para llevar el contenido a páginas modernas. Ese descanso nos sirvió bastante.

La intranet de la ciudad de Victoria consta de cinco sitios centrales:

• Eje de la ciudad. La página de destino de la intranet
• Centro de Recursos. La mayor parte del contenido de la intranet anterior, incluidos los formularios gubernamentales
• Últimas noticias. Noticias del gobierno de la ciudad, editadas por los administradores del sitio.
• Centro Social. Noticias e información que cualquier empleado puede publicar y que los administradores pueden sindicar al City Hub
• Prestigio. Un centro donde cualquier empleado puede publicar los logros y logros de sus colegas.

En el momento en que Regroove estaba desarrollando la intranet inteligente de la ciudad de Victoria, Microsoft aún no había introducido el megamenú. En su lugar, Regroove usó una extensión de SharePoint Framework para personalizar aplicaciones y crear una barra de navegación global. La barra se compone de listas de SharePoint que los administradores del sitio pueden editar para administrar los elementos en los menús desplegables. Luego, el código en el personalizador usa la API de SharePoint para extraer las listas. Dice Longpre: "Dondequiera que estén los usuarios, cada vez que abren una página de SharePoint, tienen una barra de navegación global para todo el inquilino con los colores y el tema de la ciudad de Victoria".

La facilidad de uso de SharePoint crea un campeón de la intranet

Con el marco establecido, la propiedad de la nueva intranet inteligente pasó a la asesora de mejora continua Heather Follis. Follis no tenía experiencia en TI ni habilidades de codificación, era una persona de comunicaciones, pero con el apoyo de Palmer y la gente de Regroove, pronto tuvo las habilidades que necesitaba no solo para ejecutar la intranet sino también para diseñar y publicar nuevas páginas. . Sean Wallbridge, Chief Troublemaker de Regroove Solutions, dice: "Una gran parte de nuestro rol con la intranet fue asesorar para que los grupos de TI y comunicaciones pudieran hacerse cargo".

Follis dice que el aspecto y la organización de la intranet actual de la ciudad de Victoria son en gran medida el resultado de prueba y error. Experimentó con elementos web, colocando bloques de contenido, decidiendo si le gustaban y luego reorganizando las cosas para que fueran más atractivas. Follis ya tenía mucha experiencia en el uso de SharePoint como depósito de documentos de la ciudad, lo que ayudó, pero la facilidad con la que podía rediseñar la arquitectura del sitio y crear nuevos elementos web significaba que podía darle a la intranet un nuevo comienzo. Longpre dice: “El Creador de páginas en SharePoint es solo un sueño. Cuando le mostramos a Heather lo fácil que es administrar el diseño del contenido, se sintió muy complacida de saber cómo funcionaba”. Follis describe su experiencia de esta manera:

“Se hizo evidente en marzo, cuando una gran parte de nuestra fuerza laboral de repente estaba trabajando desde casa con muy poco aviso. En lugar de tener que depender de un contratista externo para ayudarnos a crear una nueva sección del sitio y volver a imaginar una página de inicio, eso fue algo que pude hacer en un día. Creé un ícono muy visible en la página de inicio que las personas podían seleccionar para ver una sección dinámica y en evolución de la intranet específica para la información que necesitaban para la continuidad del negocio y trabajar desde casa”.

Longpre se hace eco de esta facilidad de publicar contenido en una intranet inteligente basada en SharePoint. “Creo que la experiencia de edición de las páginas modernas fue realmente reveladora para la gente”, dice. “En la antigua intranet, tenías que escribir tu contenido en un editor, previsualizarlo, regresar y hacer cambios, y así sucesivamente hasta que finalmente lo publicaste. En SharePoint, está editando el contenido en línea, confirmando el cambio y lo ve, incluidos los enlaces externos, la biblioteca de documentos, los videos, la lista de elementos web”. Agrega: “Además, las páginas son muy receptivas. Tener las columnas colapsadas para acomodar pantallas más pequeñas fue un éxito”.

Dinamismo y una sola biblioteca de documentos: dos grandes victorias

El dinamismo que agrega SharePoint a la intranet de la ciudad de Victoria es una gran ventaja, y exactamente lo que Follis había estado buscando. La falta de interacción con la intranet siempre había sido un problema. “Ahora”, dice Follis, “SharePoint nos brinda el dinamismo que antes nos faltaba. Podemos agregar galerías de imágenes, feeds de Twitter. No son solo palabras en una página”.

Además, la intranet inteligente brinda a Follis y a los editores de la intranet la capacidad de:

• Asegúrese de que los empleados vuelvan a la intranet para obtener noticias, formularios e información sobre lo que sucede en la organización.
• Envía notificaciones y recordatorios.
• Asegure el control de acceso sobre formularios y contenido.
• Use el inicio de sesión único para ayudar con la orientación del contenido, asegurándose de que las personas que necesitan ver el contenido lo hagan y las que no, no lo hagan.
• Proporcione una única fuente de información en forma de biblioteca de documentos de la ciudad: los cambios realizados en documentos y formularios en la biblioteca de SharePoint se propagan en toda la organización, con control de versiones.

Esta capacidad de sincronizar la biblioteca de documentos con la intranet fue otra ventaja. “Incrustar un elemento web de biblioteca de documentos en una página, con archivos PDF y todos los demás tipos de documentos, simplemente no era posible en la intranet anterior”, dice Longpre. Palmer y su equipo todavía están en proceso de migrar todo a SharePoint desde las unidades de red de la organización y otras fuentes de datos, pero COVID-19 ha acelerado la necesidad de completar ese trabajo. Sin embargo, los empleados de la ciudad de Victoria han adoptado el trabajo desde casa, lo que ha facilitado un poco la migración.

Teams y SharePoint son clave para el éxito del trabajo desde casa

La iniciativa Modern Workplace ha facilitado el traslado de las cargas de trabajo de los servidores del centro de datos a la nube. Este paso al software como servicio ha sido particularmente beneficioso para la biblioteca de documentos del gobierno de la ciudad, una gran parte de la iniciativa. En lugar de tener que rastrear cada instancia de un documento, verificar la versión y realizar los mismos cambios potencialmente varias veces, los propietarios de los documentos editan sus archivos en una ubicación central y SharePoint se encarga del control de versiones. “Usted agrega contenido al lugar apropiado en la biblioteca de documentos y aparece automáticamente en cualquier página que tenga el elemento web de la biblioteca de documentos. Esa es una gran victoria”, dice Wallbridge.

Teams es igualmente importante, que había sido fundamental para la iniciativa de Palmer incluso antes de que el COVID-19 cambiara la forma en que trabajaban los empleados de la ciudad de Victoria. Wallbridge señala un ejemplo brillante. Uno de los primeros proyectos de Regroove con el grupo de TI fue la creación del centro de operaciones de emergencia (EOC) de Victoria. “Creamos una plantilla y personalizaciones en Teams para que cada vez que ocurra una emergencia en toda la ciudad, puedan activar un equipo EOC en 10 minutos y responder”, dice Wallbridge. Esta experiencia resultó invaluable cuando llegó la pandemia de coronavirus. Añade Palmer:

“El Departamento de Compromiso de la Ciudad de Victoria utiliza SharePoint para almacenar y realizar un seguimiento de la documentación en segundo plano durante la crisis. El grupo de TI usa plantillas en Teams para poner en marcha un EOC en minutos. Una vez que el EOC está en funcionamiento, usamos Teams para administrar la respuesta de la ciudad y coordinar la comunicación entre los servicios de emergencia, los servicios centrales de toda la ciudad, las agencias gubernamentales provinciales y las organizaciones de voluntarios”.

Microsoft 365 ayuda a la fuerza de trabajo moderna a evolucionar

Para Palmer y Follis, adoptar el lugar de trabajo moderno significa un sinfín de posibilidades. “Para mí”, dice Follis, “me encanta el potencial que nos brinda SharePoint: el potencial de poseer nuestro contenido, el potencial de no tener que recurrir a un proveedor cada vez que queremos cambiar el aspecto de una página. Solo hemos tocado la punta del iceberg en términos de lo que podemos integrar en nuestro centro en cuanto a funciones y herramientas”.

El gobierno municipal debe ser adaptable para satisfacer las necesidades de los residentes y responder a los cambios a nivel provincial y nacional. Como una solución basada en la nube, Microsoft 365 también cambia constantemente, con Microsoft lanzando nuevas funciones y herramientas todo el tiempo. Palmer dice: "Pasar a una plataforma inteligente como SharePoint que no necesitamos seguir actualizando, una que está constantemente actualizada, con Microsoft agregando funciones todo el tiempo, ¡es fantástico!" Wallbridge se hace eco de la declaración de Palmer: “En los viejos tiempos de las intranets, las implementaba y luego las reemplazaba cada cuatro años porque la tecnología había cambiado. Con SharePoint, obtiene una mejora continua a lo largo del tiempo”.

Una intranet inteligente es solo el comienzo

Los equipos y la intranet basada en SharePoint son esenciales para el funcionamiento continuo de la ciudad de Victoria durante la pandemia del coronavirus. “Con COVID-19 impulsando el trabajo desde casa, el uso de Teams creció más del 400 por ciento, dice Palmer. La intranet ha sido la fuente central de información y recursos de trabajo desde el hogar de COVID-19, y las tasas de adopción de los empleados reflejan la importancia del sitio. “Estamos viendo análisis que nunca antes habíamos tenido”, dice Palmer.

Los colegas de Follis han adoptado la facilidad de publicación de contenido que ofrece SharePoint. Dice Follis: "Cuando entreno a los miembros de mi equipo para publicar contenido en nuestra intranet, lo primero que les digo es: 'Se sorprenderán de lo fácil que es'".

La transición de la ciudad de Victoria a un lugar de trabajo moderno continúa. “Ahora que estamos en esta plataforma estratégica, podemos integrar completamente nuestros sistemas back-end a través de Power Automate y la riqueza de Microsoft 365. Me gusta mantener las cosas simples, así que tan pronto como pueda eliminar una solución puntual de un tercero y duplicar nuestra plataforma central, eso es una gran victoria”, dice Palmer.