La ciudad de Bellevue maximiza la gestión de registros con SharePoint y Gimmal

Resumen

La ciudad de Bellevue (WA) estaba experimentando un crecimiento de información descontrolado en toda su organización. Como resultado, su entorno de cumplimiento estaba bajo una presión indebida. TI estaba lidiando con múltiples soluciones de contenido y repositorios que ya estaban en su lugar. La cantidad de sistemas desagregados aumentó los costos de TI de la ciudad en administración y mantenimiento de infraestructura, y el riesgo de no poder encontrar contenido y su posible mala gestión eran preocupaciones crecientes.

Desafío

Con el aumento de los requisitos de gestión de registros, la Ciudad necesitaba ayuda para establecer una solución tecnológica que cumpliera con sus requisitos de gestión de la información. También necesitaban garantizar la escalabilidad durante los próximos cinco a diez años. Para superar estos obstáculos, la ciudad necesitaba asistencia para crear una infraestructura de gobierno para todos sus documentos, contenido y registros para satisfacer las necesidades cambiantes, garantizar el cumplimiento, reducir la carga de trabajo de TI y reducir los costos crecientes.

Estrategia

La ciudad utilizó Gimmal Records Management en combinación con los servicios de implementación de Gimmal para construir sobre una base de SharePoint para crear una solución de gestión de registros compatible con el Departamento de Defensa (DoD) 5015.2 con todas las funciones. La solución proporciona creación y administración centralizadas de políticas de retención de registros para el contenido almacenado en los Centros de registros de SharePoint. La Ciudad también implementó Gimmal Content Governance para SharePoint para un gobierno y control proactivos. Con los servicios de Gimmal, la ciudad pudo disfrutar de un buen ritmo de implementación y adopción del nuevo sistema.

Gimmal se centró en ayudar a la ciudad a usar SharePoint como la solución estándar para la colaboración y la gestión de registros en cumplimiento. Gimmal Records Management fue el producto utilizado para garantizar la gestión segura de la información más crítica y valiosa de la organización. Al redirigir el alto costo de soporte y mantenimiento del sistema Oracle Stellent existente a la implementación de la gestión de registros en SharePoint, Gimmal ayudó a la ciudad a reducir sus costos y brindó una solución mejor alineada con sus necesidades de gestión de contenido y registros. La solución mejoró instantáneamente el acceso y la gobernabilidad a través de la gestión centralizada de registros en el SharePoint de la ciudad.

Aunque la ciudad no era nueva en SharePoint, nunca había usado la aplicación de manera estructurada para el contenido y la colaboración. Por lo tanto, la transferencia de conocimientos demostró ser fundamental para el éxito de la solución. Como socio con certificación Gold de Microsoft con gran experiencia en SharePoint, Gimmal se aseguró de que la ciudad entendiera todos los conceptos clave, la nomenclatura y las consideraciones de diseño que componían la solución.

Resultados

“Gimmal pudo reducir el riesgo organizativo de la Ciudad a través de la administración centralizada de registros y administración, todo a un costo menor que el pago de mantenimiento del sistema heredado de Bellevue”, dice Kyle Stannert, Administrador Municipal Adjunto de la Ciudad de Bellevue. La Ciudad se ha beneficiado de un aumento en la productividad general, ya que los empleados hacen la transición de los sistemas heredados y experimentan la libertad de la molestia de usar múltiples sistemas. Todas las fuentes de datos dentro de la ciudad pronto estarán conectadas, creando un sistema único de gestión de políticas unificadas. El sistema de administración de registros certificado basado en SharePoint sirve como un reemplazo exitoso y de menor costo para los sistemas heredados de la Ciudad. El sistema también permite que los empleados de la ciudad experimenten búsquedas y acceso mejorados a través de los tipos de contenido administrado de SharePoint y los campos de metadatos requeridos para el contenido creado y guardado en un entorno administrado.

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