La iglesia comunitaria agiliza las operaciones administrativas con Office 365, SharePoint y KnowledgeLake

Resumen

CenterPointe Church (CPC) es una iglesia sin denominación que ha servido a la comunidad de Collinsville, Illinois durante más de una década. La iglesia necesitaba una mejor manera de mantener su enfoque en su misión, en lugar de sus operaciones administrativas. Gran parte de sus procesos de gestión de documentos se basaban en papel y las brechas en el sistema se hicieron más notorias a medida que la iglesia crecía. Finalmente, la iglesia invirtió en Office 365 para el almacenamiento y la colaboración de documentos básicos. Para llevar más lejos su inversión en Office 365, CenterPointe Church se puso en contacto con KnowledgeLake para aprovechar al máximo las capacidades de administración de documentos de Office 365 y SharePoint.

Desafío

Fundada en 2001, CPC ha sufrido varios cambios, incluida una fusión con otra iglesia y múltiples cambios de nombre. A lo largo de su crecimiento, CPC ha utilizado la tecnología para continuar impulsando su ministerio, especialmente para atraer nuevos miembros más jóvenes. Sin embargo, esa pasión por la tecnología no siempre se trasladaba a las operaciones administrativas. Esto resultó en un sistema obsoleto basado en papel para administrar los documentos de CPC. Incluso después de emplear un nuevo paquete de contabilidad y un software de administración de iglesias, todavía había una brecha significativa que no se llenaba para sus necesidades de procesamiento de cuentas por pagar y administración de documentos. Con el tiempo, CPC acumuló montones de archivos en papel que datan de casi 15 años. El papel no solo ocupaba un espacio muy necesario, sino que impedía que el personal encontrara los documentos en cualquier momento. Dado que las cuentas por pagar también se manejaban fuera del sitio, la necesidad de un mejor sistema era clara.

Estrategia

Para cumplir con su objetivo de actualizar las operaciones administrativas, CPC invirtió en Microsoft Office 365, lo que permitió a la iglesia almacenar documentos y facilitar la colaboración entre los miembros del personal en SharePoint Online. Aunque Office 365 cubría la mayoría de sus necesidades, la iglesia todavía deseaba una mejor solución para sus flujos de trabajo de gestión de documentos y cuentas por pagar.

Para llenar los vacíos en el proceso de gestión de documentos de CPC, KnowledgeLake implementó su solución comprobada. KnowledgeLake introdujo por primera vez la capacidad de escanear y etiquetar todos los documentos en papel que llegan a la iglesia. La siguiente habilidad fue cargar y etiquetar documentos electrónicos, que luego la iglesia usa para identificar facturas pendientes y documentos que necesitan retención a largo plazo.

Resultados

Al implementar las soluciones de administración de contenido de KnowledgeLake con su inversión ya existente en Office 365, CPC ha podido crear un flujo de trabajo confiable de administración de documentos y cuentas por pagar, mejorando sus operaciones administrativas. “La calidad de nuestro archivo de documentos ya no está a merced de diferentes estrategias de archivo que cambian cada vez que alguien más asume las responsabilidades de archivo”, dijo Ballard. “Solía ser prácticamente imposible encontrar documentos históricos. Con esta solución implementada, la metodología no depende de un voluntario específico. La tecnología guía el proceso”. A través de la solución ECM de KnowledgeLake, los documentos se capturan, etiquetan y almacenan rápidamente y con facilidad. Este proceso simplificado es fácil de aprender, fácil de enseñar y es una tarea de baja presión para los voluntarios de CPC que escanean contenido. Ahora que CPC tiene flujos de trabajo digitales, el contador de la iglesia no necesita viajar para recuperar documentos en papel. El personal de la oficina puede escanear documentos semanalmente, lo que permite que el contable identifique los documentos que deben procesarse con KnowledgeLake. Esto no solo le ahorra tiempo a CPC, sino que también ahorra costos de combustible para el personal de la oficina.

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