Bühler Group centraliza el acceso y la distribución de contenidos con Microsoft 365 y MondayCoffee

Resumen

Bühler es líder del mercado mundial en el suministro de plantas de producción de harina, líneas de producción de pasta y chocolate, instalaciones de fabricación de alimentos para animales y sistemas de fundición a presión de aluminio. Como organización global con 13 000 empleados que operan en 140 países, Bühler necesitaba una plataforma única para la información, la comunicación y la colaboración entre los empleados y las partes interesadas externas.

El software en la nube de MondayCoffee, que combina de manera inteligente las principales tecnologías de Microsoft en una plataforma estandarizada y fácil de usar, permitió a la organización acceder, compartir y distribuir toda la información y el conocimiento relevantes en cualquier lugar y en cualquier momento. Los equipos globales pueden trabajar de manera más eficiente y mejorar la colaboración con clientes, socios y proveedores.

Bühler pudo crear un entorno de trabajo preparado para el futuro para una organización digitalmente eficiente.

Desafío

Cuando el proyecto comenzó en 2015, Bühler tenía múltiples plataformas y herramientas (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) para almacenar y compartir contenido, para colaborar, comunicarse y trabajar dentro de equipos locales y globales como así como junto con clientes, socios o proveedores. Esto estaba creando ineficiencias, impidiendo la gestión del conocimiento y afectando la productividad individual y organizacional. De hecho, los empleados no tenían un único punto de entrada para acceder a la información de la empresa de forma rápida y en todos los dispositivos; compartir contenido con terceros de forma segura, eficiente y fácil de usar; o use salas virtuales para una colaboración efectiva dentro de equipos globales.

Bühler tuvo que reemplazar la antigua intranet y quería consolidar el panorama actual de herramientas de gestión de contenido, comunicación y colaboración en una única plataforma lista para usar, basada en Microsoft 365, para un entorno de trabajo y una experiencia de usuario integrados. Bühler ya era usuario de Microsoft 365, pero aún no había aprovechado la oportunidad de aprovecharlo al máximo y combinar todas las tecnologías y aplicaciones en una sola plataforma, de una manera conveniente y basada en escenarios de trabajo.

Con la nueva solución, el cliente quería utilizar todo el potencial de las tecnologías Microsoft 365 y crear una única fuente de información para toda su organización. Para Bühler era esencial que sus equipos fuera de Europa también tuvieran un acceso fácil y rápido a la información y que los equipos globales que trabajaban en proyectos globales tuvieran la infraestructura necesaria para colaborar juntos.

Estrategia

Bühler Group eligió una solución lista para usar, basada en Microsoft 365, que combinaba comunicación, administración de documentos y colaboración en una sola plataforma. El nuevo entorno de trabajo digital tenía que funcionar como un único punto de entrada para que toda la organización accediera a la información de la empresa, incluidas otras herramientas y sistemas, y en el que trabajar de forma eficaz como un equipo global. El desempeño de la solución en términos de velocidad, seguridad y eficiencia en el mantenimiento y operación de la plataforma fue clave.

Bühler eligió la solución en la nube de MondayCoffee porque utiliza todo el potencial de las tecnologías de Microsoft Office 365 y ofrece una plataforma de mejores prácticas y fácil de usar para combinar la gestión de la información, la gestión de contenido, la comunicación y la colaboración.

El equipo implementó el proyecto en dos fases. En la fase uno, Bühler estableció una plataforma de información global con un sitio de inicio unificado para consumir información específica de la empresa, interactuar con el CEO en un blog de toda la empresa y acceder a sitios de conocimiento que contienen documentos de normas de la empresa, datos de productos y más. El equipo creó interfaces con otros sistemas de datos (p. ej., SAP ERP, Hybris PCM) para garantizar la transferencia y el etiquetado automatizados de datos entre los sistemas existentes y la nueva plataforma de información global y, por lo tanto, brindar a los usuarios acceso rápido a la información de la organización. Hoy, por ejemplo, con solo unos pocos clics, los empleados pueden consultar las normas correctas con la ayuda de una búsqueda de texto completo con extensos refinadores de más de 25,000 normas.

En la fase dos, Bühler está ampliando el uso de la plataforma hacia la colaboración. Usando diseños y funcionalidades estandarizados y de mejores prácticas, los equipos podrán crear sitios de colaboración con solo un clic y comenzar a colaborar en espacios de trabajo virtuales predefinidos. El equipo está evaluando las interfaces con otras tecnologías (por ejemplo, SAP) para mejorar aún más la eficiencia y la productividad individual y organizacional.

El propio Departamento de TI y Procesos ya está utilizando los sitios del proyecto. En un sitio de proyecto, pueden agregar miembros, almacenar toda la información del proyecto, interactuar entre ellos (a través de chats, blogs o llamadas de Skype Empresarial), compartir un bloc de notas común y agregar un administrador de tareas o un calendario. Para cada sitio de proyecto, el departamento de ITP también agregó información de estado, que se consolida en tiempo real en un tablero de la oficina central de proyectos para tener siempre una visión general de todos los proyectos. Tener plantillas de espacios de trabajo virtuales y predefinidos disponibles para proyectos, grupos de trabajo, departamentos, regiones y ubicaciones, y productos y servicios hacen que la solución MondayCoffee no solo sea la única fuente de información, sino también un lugar ideal para colaborar dentro de la organización.

La implementación del entorno de trabajo digital de MondayCoffee se realizó principalmente utilizando el sistema en vivo. Dado que la solución de MondayCoffee está lista para usar, después de un breve análisis y una fase conceptual, el nuevo sistema 'todavía vacío' estaba activo y podía llenarse de contenido junto con el equipo del proyecto. Este método permite a los usuarios familiarizarse con el sistema desde el principio y detectar problemas antes de ponerlo en marcha. Un equipo central de representantes de MondayCoffee y Bühler ha estado trabajando de cerca en el proyecto desde el principio, reuniéndose semanalmente para impulsar el proyecto y ayudar a los usuarios piloto y propietarios del sitio. Los miembros del equipo central continúan siendo un punto de referencia para la organización en el despliegue posterior de sitios de colaboración, incluido Microsoft Teams.

Resultados

Infraestructura:

• Cambie de múltiples plataformas a Microsoft 365 que cubre comunicación, administración de documentos y colaboración
• Cambie de una infraestructura local a la poderosa nube de Microsoft que permite una distribución más rápida de datos en todo el mundo

Usuario:

• Una única plataforma para que todos los empleados de todo el mundo colaboren y accedan fácilmente a los datos de la empresa en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo

Compañía:

• Aumento de la eficiencia y la productividad gracias a una plataforma única; una potente función de búsqueda (etiquetado); interfaces inteligentes; una presentación estándar y uniforme de la información y salas de colaboración virtuales predefinidas

La consolidación del almacenamiento de información y la presentación del contenido de múltiples sistemas retirados (algunos en las instalaciones) en una sola plataforma conduce a una mejor accesibilidad y menores esfuerzos de mantenimiento, así como a una reducción de posibles redundancias de datos.

Los portales de búsqueda avanzada garantizan el acceso inmediato y sin esfuerzo a la información necesaria, lo que conduce a un aumento de la eficiencia y resultados de mayor calidad.

Funcionalidad de búsqueda y acceso directo a contenidos desde sistemas dedicados como d.3, hybris y Simplex facilitan y simplifican muchos procesos de trabajo.

La presentación estructurada y uniforme de toda la información específica de la ubicación simplifica la planificación de viajes y la interacción con colegas responsables.

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