La Universidad Brigham Young moderniza el enfoque de gestión de registros con SharePoint y Gimmal

Resumen

Una universidad privada de investigación en Provo, Utah, la Universidad Brigham Young es propiedad y está operada por la Iglesia de Jesucristo de los Santos de los Últimos Días y tiene la población estudiantil en el campus más grande de cualquier universidad religiosa en los Estados Unidos. Howard Loos, administrador de registros e información de BYU, buscaba una forma mejor de administrar los registros históricos y diarios de la universidad. Con un programa de gestión de registros modernizado y mejores herramientas para la gestión de la información implementadas por Gimmal, BYU mejoró el cumplimiento de la gestión de registros en toda la organización.

Desafío

BYU había acumulado millones de registros que no podían administrarse de manera práctica o eficaz. Un enfoque ineficiente "basado en papel" para administrar registros requería una clasificación manual por parte de los usuarios. Esto resultó en altos costos relacionados con la búsqueda, administración y almacenamiento de cantidades crecientes de registros no administrados. Al trabajar con el liderazgo de la universidad, Loos y su equipo decidieron rápidamente que necesitaban una solución de software de terceros para administrar la retención y transferencia de registros de SharePoint.

Estrategia

El equipo de Loos investigó otras opciones de terceros y seleccionó Gimmal Records Management porque satisfacía sus necesidades y era el sistema más fácil de administrar para su pequeño equipo con poca ayuda de TI.

BYU tenía una necesidad bien definida y un deseo de flexibilidad que ampliaría la capacidad existente de SharePoint. Loos declaró: "Necesitábamos una herramienta que pudiera desarrollar un plan de archivos y luego asignar el plan de archivos con las reglas a varios sitios". Además, identificó los elementos críticos que necesitaban de una solución: la capacidad de transferir registros históricos al sistema de preservación digital, administrar registros en el lugar y optimizar el proceso de aprobación para destruir registros. Así que recurrió a Gimmal, quien le proporcionó la solución de software perfecta para sus necesidades.

Gimmal Records Management proporciona una solución fácil de administrar para un pequeño equipo en todos sus sitios de SharePoint. La solución de Gimmal se implementó rápidamente para controlar el contenido de SharePoint y administrar la retención con reglas automatizadas.

Resultados

Con Gimmal Records Management, SharePoint es un moderno sistema de gestión de registros. La implementación fue un proceso simple, ya que BYU ya implementó SharePoint en 62 de sus 400 departamentos en 2016. BYU puede controlar de manera centralizada sus políticas para todos los sitios y ubicaciones desde una ubicación, administrar registros en el lugar, evitar el costo de mover registros a otro sistema , optimizar la aprobación para la destrucción de registros, hacer cumplir las retenciones legales y transferir registros históricos a su sistema de preservación digital.

BYU continuará implementando la solución en sus departamentos restantes y se beneficiará de un sistema de administración de registros más avanzado pero práctico. Están especialmente contentos con la capacidad de aplicar retenciones legales, disponer de registros de manera justificable y mitigar los riesgos y costos de retener información obsoleta. Loos afirmó: “El software es tan flexible que, a medida que la gestión de registros evoluciona hacia el gobierno de la información, la herramienta es lo suficientemente adaptable para manejarlo”.