Organización juvenil digitaliza registros antes del cambio de oficina

Resumen

Boys Hope Girls Hope (BHGH) es una organización internacional centrada en cultivar el empoderamiento de los jóvenes a través de la educación y el apoyo holístico. Con operaciones en 16 ciudades de los Estados Unidos y América Latina, BHGH utiliza una programación estructurada adaptada a las necesidades de cada comunidad, un currículo único y asociaciones con escuelas y universidades locales. Miles de becarios participan en los programas de BHGH en los Estados Unidos y América Latina.

La solución de Fujitsu ayuda a Boys Hope Girls Hope a digitalizar miles de documentos en papel para minimizar los requisitos de espacio físico y mejorar la facilidad de uso y búsqueda. Ellos también compartieron su planificación y consideraciones para Project Cortex, para minimizar aún más la indexación y la gestión de metadatos para eliminar aún más a los humanos del proceso de etiquetado y clasificación. El objetivo real es proporcionar más tiempo dedicado a crear oportunidades y educación a través de la universidad, para desarrollar futuras "historias de esperanza para graduados".

Desafío

Thomas Casey, vicepresidente de operaciones, identificó la necesidad de la organización de administrar sus documentos de respaldo y artefactos comerciales. BHGH tiene tres programas principales que crean importantes artefactos comerciales basados en papel. Estos incluyen documentos académicos, papeleo operativo, datos de programas, además de los documentos habituales requeridos en la mayoría de las empresas, como formularios de recursos humanos, registros de impuestos y nóminas, y archivos comerciales.

El Programa Residencial: En cada hogar de BHGH, de seis a doce estudiantes son atendidos por Consejeros Residenciales profesionales las 24 horas del día. Los eruditos comparten tareas, hacen la tarea juntos, asisten a servicios religiosos, comen y crecen juntos. La cantidad de documentos de respaldo por estudiante es asombrosa. Ahora multiplique eso por múltiples 2-3 residencias por ciudad y 14 ciudades en los Estados Unidos solamente.

 

El Programa de la Academia: Al igual que los becarios residenciales, los becarios de la Academia están inscritos en programas de preparación para la universidad en las mejores escuelas del área o reciben un plan de estudios de preparación para la universidad en su distrito escolar actual; los académicos se emparejan con tutores que los ayudan a alcanzar su potencial académico y mentores que comparten su experiencia de vida; están inscritos en actividades extracurriculares diseñadas para ayudarlos a descubrirse a sí mismos y al mundo que los rodea; y se involucran en proyectos de servicio comunitario que les enseñan el valor de vivir una vida comprometida con el servicio a los demás.

• Programa universitario: para los estudiantes residenciales y no residenciales de BHGH, una educación universitaria no es un sueño, es una expectativa. Este programa es un programa interactivo de varios años con actividades específicas que han demostrado preparar a los estudiantes para las demandas de la vida en el campus y la vida independiente.

En 2012, Microsoft donó más de $1M en software para permitir la automatización de los sistemas BHGH. Como parte del viaje de transformación digital, en 2020, BHGH vuelve a aprovechar la plataforma de Microsoft para automatizar sus desafíos comerciales de gestión de documentos.

“Existe una necesidad real de salvaguardar estos documentos y administrar el ciclo de vida de los documentos. El programa de BHGH se basa en el apoyo holístico de nuestros becarios. Tener los documentos correctos disponibles durante el viaje de Scholars con nuestros programas es fundamental. Pensamos: '¿Por qué no digitalizamos estos documentos, para que las personas adecuadas tengan los datos correctos en el momento correcto, en un método seguro y sin papel?'

Estrategia

BHGH quería comenzar con sus documentos heredados. Como parte de su proyecto de reubicación física de la sede central de la red, BHGH deseaba digitalizar sus archivos anteriores. En el negocio durante más de 40 años, la cantidad de información en papel era enorme.

BHGH encontró un socio dispuesto en Fujitsu, que suministró escáneres de documentos listos para la nube para ayudar a la organización sin fines de lucro a lanzar su iniciativa de documentos digitales, con el objetivo de escanear, indexar y almacenar documentos de respaldo en múltiples ubicaciones según el tipo de documento, incluido Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint ofrece una ubicación en línea segura para escanear, administrar y almacenar copias de documentos importantes y artefactos comerciales.

El proyecto Documentos digitales se lanzó a principios de 2020 con un proyecto piloto en la oficina de St. Louis, Missouri. Se planean proyectos adicionales para los 14 programas residenciales en los Estados Unidos.

Como parte de la iniciativa, el personal y los voluntarios de BHGH utilizarán los escáneres Fujitsu fi-7300NX en carros móviles, sin computadoras, para escanear documentos a SharePoint. El Fujitsu fi -7300NX se puede implementar sin una computadora, conectado directamente al servidor NX Manager de Fujitsu alojado en las instalaciones o en Microsoft Azure. Esto reduce significativamente la carga de TI para mantener y proteger las computadoras dedicadas exclusivamente a las estaciones de escaneo.

BHGH puede escanear una vez y Fujitsu NX Manager puede enviar imágenes digitales de cada documento hasta 3 ubicaciones únicas y como múltiples tipos de archivos (como archivos PDF e imágenes JPEG). Los documentos pueden iniciar flujos de trabajo utilizando Microsoft UiFlow o almacenarse de forma segura en SharePoint o OneDrive. El acceso a los documentos también puede estar disponible mediante Microsoft Teams.

Dado que la seguridad es siempre la máxima prioridad, los escáneres Fujitsu fi-7300NX no almacenan ninguna de las imágenes escaneadas. La solución no requiere una estación de escaneo (PC o escritorio) ya que los documentos se escanean directamente al servidor NX Manager, que se alojará en Microsoft Azure.

 

Resultados

El esfuerzo de BHGH Digital Document es una solución aparentemente simple que rápidamente brindó beneficios a los académicos y los equipos de soporte.

Las organizaciones sin fines de lucro no están exentas de la automatización empresarial. Como administradores de las contribuciones de los donantes, deben hacer que obtengan un buen rendimiento de su inversión de tiempo y talento. Las agencias de servicios sociales pueden obtener beneficios de la digitalización de documentos porque agiliza el acceso y centraliza la ubicación de los documentos que son vitales para nuestra misión.

La confiabilidad y facilidad de uso de los escáneres Fujitsu combinados con Microsoft Cloud brindan a BHGH y a otras organizaciones infinitas formas de optimizar sus operaciones.